Hva er en samlefaktura/generalnota?
En samlefaktura er en faktura som inneholder flere fakturaer.
En generalnota er at det sendes fakturaer i en periode, som oftest en måned, som samles til en samleutbetaling ved månedens slutt.
Samlefakturaer fra grossister (autofakt) finner du under «Bilag > Bilagsmottak».
Her går vi gjennom to steg for hvordan du registrerer betaling og lukker poster på faktura fra grossist i bilagsmottaket. Velg fremgangsmåten vil lese mer om under.
Bruk dette alternativet dersom du ønsker å først registrere betaling og lukke poster først etter at samlefaktura fra grossist er mottatt.
1. Hva gjør jeg når jeg mottar en autofakt?
- Gå til «Bilag > Bilagsmottak» i hovedmenyen.
- Velg «Enkel føring» og før fakturaen slik som du ønsker.
- Bla ned til seksjonen «Betaling» og velg betalingsform «Ikke betalt (betaling kan registreres senere)».
- Klikk deretter på «Opprett».
På denne måten registrerer du produkter på riktig prosjekt uten å betale fakturaen.
2. Hva gjør jeg når jeg mottar en samlefaktura og skal betale?
- Gå til Regnskap > Reskontro og velg «Leverandører» i hovedmenyen.
- Velg riktig periode.
- Velg grossisten det gjelder under feltet «Leverandør» øverst på siden for å se alle åpne poster på denne leverandøren.
- Klikk på bilagsnummeret i blått til venstre for å se bilaget.
- Bla ned til seksjonen «Betaling».
- Endre betalingsform til korrekt betalingsform, og endre beløpet her til beløpet som står på samlefakturaen fra grossisten.
- Betal fakturaen enten med bankintegrasjon eller manuelt i nettbanken, avhengig av betalingsformen du har valgt.
Les mer om hvordan du betaler en leverandørfaktura med Autopay her.
Ikke bokfør samlefakturaen på nytt – da får du en dobbeltføring.
3. Legge til samlefakturaen som vedlegg på leverandørfaktura
Etter at du har betalt kan du laste opp samlefaktura fra grossisten som et vedlegg på bilaget.
- Følg instruksen her for hvordan du finner frem til bilaget.
- Klikk på fanen «Vedlegg».
- Se på seksjonen «Legg til sider via filopplasting».
- Dra og slipp filen i den blå dialogboksen eller klikk på knappen «Last opp» for å laste opp samlefakturaen.
4. Lukking av poster
- Gå til Regnskap > Reskontro og velg «Leverandør» i hovedmenyen.
- Velg riktig grossist og periode.
- Huk av for alle autofaktene.
- Klikk på «Lukk poster» øverst til høyre.
Postene lukkes mot hverandre i regnskapet på datoen fakturaen ble betalt.
1. Opprett en regnskapskonto for grossisten
- Gå til Regnskap > Kontoplan.
- Klikk på «Ny konto» øverst til høyre for å opprette ny regnskapskonto.
Regnskapskontoen skal brukes som balansekonto.
Se eksempelbilde under for hvordan regnskapskontoen kan se ut.
2. Opprett en ny betalingsform for grossisten
- Gå til «Regnskap > Innstillinger» og velg fanen «Betalingstyper».
- Se på seksjonen «Utbetaling».
- Klikk på «Ny rad» for å opprette en ny betalingsform.
- Gi betalingsformen navnet på grossisten.
- Velg regnskapskontoen du nylig opprettet under feltet «Regnskapskonto».
- Huk på «Vis ved føring av bilag».
- Klikk deretter på «Lagre».
3. Hva gjør jeg når jeg mottar autofakt?
Fakturaer du mottar gjennom måneden skal ikke betales før samlefakturaen kommer inn.
Autofakt du mottar i løpet av måneden bilagsføres løpende for å kostnadsføre varekjøpene.
Dette gjøres slik:
- Gå til «Bilag > Bilagsmottak».
- Klikk på «Enkel føring» på autofakten.
- Se på seksjonen «Kostnader» og registrer mot vanlig kostnadskonto.
- Bla ned til seksjonen «Betaling».
- Velg betalingsformen du nylig opprettet i feltet «Betalingsform».
- Klikk deretter på «Lagre».
4. Avstemme balansekonto
Du bør avstemme balansekontoen på betalingsformen du opprettet regelmessig. Dette er for å kontrollere at du har mottatt alle fakturaer fra grossisten. Summen av kostnadsførte fakturaer må stemme med summen på samlefakturaen.
5. Hva gjør jeg når jeg mottar og skal betale en samlefaktura?
- Gå til «Bilag > Bilagsmottak».
- Velg «Enkel føring» på samlefakturaen du har mottatt.
- Se på seksjonen «Kostnader» og registrer balansekontoen du oppretter for denne grossisten.
- Bla ned til seksjonen «Betaling» og velg ønsket betalingsform.
- Betal fakturaen enten med bankintegrasjon eller manuelt i nettbanken, avhengig av betalingsformen du har valgt.
Les mer om hvordan du betaler en leverandørfaktura med Autopay her.
Leverandørreskontroen til grossisten ser da slik ut:
6. Lukking av poster
- Gå til «Regnskap > Hovedbok» i hovedmenyen.
- Velg riktig periode og filtrer på riktig regnskapskonto.
- Huk på fakturaene fra grossisten.
- Klikk på «Lukk poster» øverst til høyre for å lukke postene mot hverandre.