Abonnementsfakturering er en nyttig tjeneste for firmaer som produserer varer eller tjenester som skal faktureres fortløpende per måned, kvartal eller år.
Det går fint an å prøve seg litt frem før man bruker abonnementsfakturering for første gang. Man kan opprette et abonnement, godkjenne det, se hvordan fakturaen ser ut på forhåndsvisningen og så avgodkjenne abonnementet igjen. Vi skal se litt nærmere på det etterhvert.
Innstillinger
I fakturainnstillingene finner man standard oppsett for abonnement. Denne innstillingen vil automatisk kopieres inn i ny abonnementsordre. Innstillingene kan tilpasses per abonnement, i selve ordren.
I innstillingen vist nedenfor er det aktivert for automatisk fakturering. Dvs at faktura automatisk vil gå ut fra systemet i henhold til det intervall man har satt opp i abonnnementsordren.
Om man ønsker kan man sette opp et ønsket tidspunkt når faktura skal sendes kunden.
Fra Kunde>Innstillinger kan man sette på fast forfallsdato for abonnementsordre.
Den faste forfallsdatoen vil da settes som standard på alle utgående faktura, men kan overskrives på hver ordre. Hvis man setter “31” som fast dato, så vil forfallsdato automatisk settes til den siste dagen i måneden. I ordredetaljer vil nå forfallsdato automatisk være den aktuelle datoen i måneden, uavhengig av fakturadato. NB. Er fofallsdato den 1. og fakturadato den 1. - vil forfallsdato være den 1. måneden etter.
Abonnementsordre
I utgangspunktet fyller man inne ordredetaljer som en vanlig ordre. Men selv om man har aktivert for abonnementsordre i fakturainnstillingene, så må man markere for at den aktuelle ordren skal være et abonnement.
Når man krysser av i feltet for “Abonnement”, så kan man sette opp detaljene for hvilket intervall abonnementet skal faktureres.
Det man legger inn i skjemaet vil ha sammenheng med det man legger inn i ordrelinjen.
Abonnementets varighet - Antall måneder/år: Abonnementets varighet styres av start- og sluttdato.
Fakturering - Antall perioder på faktura: Her kan man velge hvor mange måneder det skal faktureres for om gangen. Dette er ikke hvor lenge abonnementet skal vare (se eksempel nederst i dokumentet.). Antall perioder kan godt være høyere eller lavere enn abonnementets varighet. Varighet kan f.eks. være ett år, men man kan velge å fakturere for seks måneder av gangen.
Fakturering på forskudd/etterskudd: Her angir man når abonnementslinjen(e) dvs ordrelinjen, er klare for fakturering. Tidspunktet for når en abonnementslinje kan faktureres er relatert til startdatoen for abonnementslinjen.
Automatisk fakturering: Det anbefales å ha på automatisk fakturering.Man slipper da å godkjenne abonnementsordren for hver gang. Når du har på dette alternativet vil systemet automatisk godkjenne ordren og sende ut faktura i henhold til det oppsett du har valgt for ordren. Er ikke det valget tilgjengelig i ordren, må du inn i fakturainnstillingene og oppdatere, deretter vil den bli tilgjengelig i ordren (husk å markere også i ordren).
Ordrelinjer
Produkt: Her legger du inn hva du skal fakturere det være seg husleie, medlemskap, produkt. Det vil da være det produktet som blir fakturert på hver periode. Man kan ha flere ordrelinjer med ulike produkter. Hvilke produkter som kommer med på faktura avhenger av startdato på abonnementet.
Ved aktivering av automatisk fakturering har man mulighet til å ha abonnementsordre med flere ordrelinjer og ulik startdato. Det vil da si at det kan faktureres i ulike intervaller på en spesifikk ordre.
Man kan også inkludere en ordrelinje som ikke er markert som abonnement, da vil den ordrelinjen kun bli fakturert èn gang (dvs den kommer med når første faktura opprettes. Eksempel på det kan være et depositum for et leieforhold.
Antall: Antall x enhetspris. Det enkleste er å legge inn et antall på 1, og så styre antall perioder det skal faktureres for i feltet “Fakturering”.
Enhetspris: pris f.eks per medlemskap. Det kan også være pris for et helt år som legges inn her (12.000,-), men det skal likevel ikke faktureres for mer enn 3 måneder ad gangen. Startdato på abonnementet er 1. februar.
Oppsettet på ordren vil da se slik ut;
Selve fakturaen vil se slik ut;
Abonnement: For at ordrelinjen skal kunne faktureres etter oppsatt intervall, må man markere det per ordrelinje.
Start/sluttdato: Startdatoen indikerer starten av abonnementsforholdet og er også den som er grunnlaget for når ordren skal faktureres (Fakturering på forskudd/etterskudd). Sluttdato settes inn når abonnementsperioden er over. Systemet vil da slutte å fakturere når en sluttdato er lagt inn og man kan avslutte ordren. NB. En sluttdato kan godt settes til en dato midt i faktureringsperioden, det vil systemet ta hensyn til.
Fakturering
Når man har satt opp abonnementsordren kan det være greit å ta en titt på en forhåndsvisning av faktura så man er sikker på oppsettet er korrekt.
For å se en forhåndsvisning kan man godkjenne abonnementet fremover i tid. Dvs. skal abonnementet starte 1. februar 20xx (men man fortsatt er i januar), startdato til faktura er satt til forskudd null, så kan man godkjenne abonnementet fremover i tid. Det kan man gjøre uansett. Man godkjenner med den dato man forventer at faktura skal genereres. Husk at selv om du godkjenner abonnementet nå, har satt på automatisk fakturering, så vil ikke abonnementet bli fakturert. Systemet vil holde den godkjente faktura tilbake inntil dato for intervallet man har satt opp.
Man avgodkjenner abonnementet om det er behov for endringer, evt ønsker å la systemet godkjenne abonnementet for fakturering når faktureringsperioden starter.
Husk at dersom man ikke har aktivert for automatisk fakturering må man selv godkjenne ordren og velge fakturering for hver faktureringsperiode.
Status på ordrelinje: En fakturert periode vil se slik ut i selve ordren;
Hvordan ser man hva som er en abonnementsordre?
I ordreoversikten vil man se abonnementsordrene illustrert med en hake i venstre kolonne. Bruk gjerne flere valgs for å sortere ytterligere.
Eksempel på abonnementsordre/faktura
Utleie av hybel: kr 5000 per måned. Utleieforholdet har oppstart 1.februar 20xx.
Det skal faktureres for 3 måneder ad gangen, 14 dagers forskudd (dvs 14 dager før den 1.), med 15 dagers forfall. I vårt tilfelle vil det si at faktura går ut 14. dager før den 1 hver tredje måned. Forfallet vil være den 16. i måneden. NB. forfall beregnes antall dager etter fakturadato.
I tillegg skal vi ha med depositum for 2 måneder. Settes opp uten å markere for abonnement da det kun skal faktureres en gang.
Markerer for abonnement og automatisk fakturering.
Oppsettet vil da se slik ut;
Er du usikker på om oppsettet blir korrekt ved fakturering, kan du som nevnt over godkjenne abonnementet fremover i tid - her vil det da være frem til 01.02.xx
Forhåndsvisning av faktura vil da se slik ut (ved å velge korrekt fakturadato i godkjenningen vil det vise riktig forfallsdato og ordrelinjer).
Du kan se på fakturaen, og gå inn og gjøre endringer på abonnementet hvis det er ting du vil endre.
Lagres endringene, så vil de nye endringene sees på fakturaen.
Selv om du har godkjent abonnementet fremover i tid og ikke avgodkjenner, vil ikke faktura bli opprettet og sendt ut før den skal.
Kreditering av abonnementsordre
Kreditering av abonnementsfaktura er i prinsippet som en ordinær kreditering av faktura. Men her må man være litt påpasselig med hvordan man velger å kreditere.
Leveregel vil nok være å kreditere en pågående abonnementsordre ved å opprette en uavhengig kreditnota (altså ikke kreditere faktura fra fakturaoversikten). Er det en avsluttet ordre (forutsatt at sluttdato er lagt inn i på ordrelinjen), kan man kreditere den opprinnelige fakturaen.
Les gjerne mer om kreditering av abonnementsordre.
Periodisering av inntekt for abonnementer
Det er mulig å periodisere inntekten av abonnementslinjene. Dette er en egen modul som kan skrus på via "Regnskap>Innstillinger" og fanen "Regnskapsregler".
Har man f.eks satt opp fakturering med 3 perioder av gangen (måneder), så kan det være aktuelt å fordele inntektene for abonnementet på de tre periodene. Har man ikke aktivert periodisering som over, vil inntekten i sin helhet bli godskrevet regnskapet på fakturadato. Velger man å aktivere periodisering av abonnement får du inntektene fordelt på de aktuelle månedene.
Når denne modulen skrus på, så vil abonnementslinjene bli ført mot standard konto for periodisering.
Dette er i utgangspunktet konto 2965, hvis denne kontoen er ledig. Standardkonto for periodisering og alle motkontoene kan endres via konteringsreglene på samme side.
Oppdatering av abonnementsordre
Fra ordreoversikten har man flere mulighet for håndtering av abonnementsordre. Via handlingsknappen helt til høyre er det en liste over alternativer.
Marker man en eller flere ordre helt til venstre og velger et alternativ fra listen, vil man få opp en dialogboks med alternativer.
Se gjerne følgende artikkel Fryse eller stoppe abonnement.
Oppdatering av priser på ordrelinjer
For endring av priser på ordrelinjer, eksempelvis indeksregulering så må man først oppdatere på selve produktet i produktdetaljer. Deretter kan man gå til ordreoversikten, søke opp det aktuelle produktet. Da får man frem alle ordre som innehar det aktuelle produktet. Marker utenfor ordrene og velg “Oppdater priser”.
Prisjusteringen vil da gjelde fra dags dato.
