Hva er direkte postering?
Med direkte postering fører du et avansert bilag rett i bankavstemmingen, der banktransaksjonen allerede ligger. Bilaget bokføres og matches mot banktransaksjonen i én og samme handling.
Du slipper å bytte modul, lete opp transaksjonen på nytt eller sette opp regler for transaksjoner som bare kommer én gang. Beløpet, datoen og teksten fra banken ligger foran deg mens du fører, og Tripletex fyller inn datoen og beskrivelsen på bilaget for deg.
Slik slår du på direkte postering
Før du starter, sørg for at:
- Selskapet bruker automatisk bankavstemming med Bankintegrasjon eller Autopay. Les mer om hvordan du aktiverer automatisk bankavstemming her.
- Du har tilgang til bankavstemmingen og til å registrere avansert bilag.
Har ikke selskapet ditt direkte postering ennå, ser du banneret «Bokfør bilag i bankavstemmingen» i den automatiske bankavstemmingen. Klikk på «Aktiver direkte postering» i banneret. Funksjonen slås på for hele selskapet med en gang, og du trenger ikke laste inn siden på nytt.
Du kan også be Assistenten om å slå på direkte postering, for eksempel hvis du har lukket banneret.
Ser du banneret uten knappen, er direkte postering allerede slått på, eller så mangler du tilgangene over. Vil dere slå funksjonen av igjen, kontakter du Tripletex Support.
Slik fører du et bilag direkte i bankavstemmingen
- Gå til Bank > Bankavstemming i hovedmenyen, og åpne perioden du skal avstemme.
- Huk av for én eller flere transaksjoner i kolonnen «Kontoutskrift fra bank».
- Klikk på «Registrer avansert bilag» over kolonnen. Utkastet «Nytt avansert bilag» åpnes til venstre, med transaksjonene du valgte til høyre.
- Velg regnskapskonto eller reskontro i feltet «Regnskapskonto».
- Klikk på «Bokfør og match». Bilaget bokføres og matches mot transaksjonene.
Huker du av for flere transaksjoner, samles de i ett bilag med én linje per transaksjon. Hver linje får datoen og beløpet fra sin transaksjon, og alle føres mot kontoen du velger. Vil du endre hvilke transaksjoner som er med, sletter du utkastet og huker av på nytt.
Dette kan du også gjøre i utkastet
I feltet «Regnskapskonto» søker du i alt du kan føre mot: regnskapskontoer, kunder, leverandører og ansatte. Bruk filtrene «Konto», «Kunde», «Leverandør» og «Ansatt» for å snevre inn søket, og velg raden du vil føre mot. Velger du noe nytt, erstatter det det forrige valget.
Mva følger standardinnstillingen på kontoen du velger. Vil du bruke en annen mva-kode, klikker du på «Legg til flere detaljer».
Fører du på avdeling, velger du den i feltet «Avdeling». Krever kontoen en avdeling, må du velge en før du bokfører. Har kontoen en fast avdeling, er feltet allerede fylt ut.
Fører du mot en kunde, en leverandør eller en ansatt, kan du lukke åpne poster i samme handling.
Finner Tripletex én åpen post med samme beløp som banktransaksjonen, åpnes listen over åpne poster automatisk med posten ferdig huket av. Ellers klikker du på «Åpne poster» nederst i utkastet. Lenken vises når det finnes åpne poster å velge mellom. Huk av for postene som hører til betalingen, og klikk på «Fortsett».
Postene du huker av, må til sammen utgjøre beløpet på banktransaksjonen. Et restbeløp på under 10 kroner slettes automatisk som ubetydelig saldo.
Er de åpne postene i utenlandsk valuta og bankkontoen i norske kroner, bokføres kursdifferansen automatisk som agio eller disagio. Det gjelder når du fører én banktransaksjon og alle postene er i samme valuta. Les mer om agio og disagio ved betaling her.
Klikk på «Last opp vedlegg» nederst i utkastet. Velg filer fra maskinen din under «Dine filer», eller hent dem fra «Bilagsmottak», og klikk på «Legg til».
Du kan legge ved flere filer i PDF, PNG, JPEG eller TIFF, på opptil 100 MB hver. Fjerner du et vedlegg, velger du om det skal flyttes til bilagsmottaket eller fjernes helt.
Fortsett senere eller slett utkastet
Utkastet lagres automatisk mens du jobber, og transaksjonene i det er reservert. Du kan trygt gå ut av siden og fortsette senere. Kollegene dine som har tilgang til bankavstemmingen, ser også utkastet.
Et utkast du har endret, ligger klart i 30 dager etter siste endring. Et utkast du ikke har endret, ligger i 7 dager. Deretter slettes det, og eventuelle vedlegg flyttes til bilagsmottaket.
Vil du slette utkastet selv, klikker du på krysset ved siden av «Bokfør og match». Har utkastet vedlegg, velger du om de skal flyttes til bilagsmottaket eller fjernes.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor ser jeg ikke «Registrer avansert bilag»?
Knappen vises bare når alt dette stemmer:
- Direkte postering er slått på for selskapet.
- Du har tilgang til å registrere avansert bilag.
- Du har bare huket av for transaksjoner i «Kontoutskrift fra bank», ikke for poster i «Bokført i Tripletex».
Er vinduet smalt, kan knappen ligge i menyen over kolonnen.
Hva skjer hvis jeg fjerner matchen etterpå?
Fjerner du matchen i bankavstemmingen, forsvinner bare koblingen mellom bilaget og banktransaksjonen. Bilaget, posteringene og eventuelle lukkede poster blir stående i regnskapet, og Tripletex foreslår ikke den samme matchen automatisk igjen. Vil du reversere bokføringen, gjør du det på selve bilaget.
Kan jeg registrere en leverandørfaktura med direkte postering?
Foreløpig fører du et avansert bilag med direkte postering. En leverandørfaktura registrerer du fra bilagsmottaket som før. Les mer om leverandørfaktura her.
Tips!
Vil du se hva som gjenstår å avstemme før du begynner, kan du spørre Assistenten. Skriv for eksempel «Hvilke banktransaksjoner på driftskontoen er ikke avstemt for oktober?».
Visste du at banken kan jobbe for deg?
Med en bankintegrasjon foreslår Tripletex bokføringen automatisk, og lærer hvordan du vil ha det. Bare godkjenn, Tripletex gjør resten.
Les mer om bankintegrasjon