Hva er leverandørfaktura i Tripletex?
Leverandørfaktura er siden der du fører fakturaene du får fra leverandørene dine. Den erstatter enkel og detaljert føring, og samler leverandør, kontering og betaling på én side.
Har du Basis eller Mikro, er leverandørfakturaen slått på. Har du Smart eller Komplett, slår du den på med «Aktiver» i banneret i bilagsmottaket. Ser du ikke dette banneret, er ikke løsningen tilgjengelig for din konto enda.
Har du Pro, registrerer du leverandørfakturaen slik.
Du åpner leverandørfakturaen fra bilagsmottaket. Mens fakturaen ligger der, lagres endringene dine automatisk. Les mer om bilagsmottaket her.
Har du ikke fakturaen i bilagsmottaket, kan du registrere den selv fra Bilag > Nytt bilag > Leverandørfaktura. Siden er da tom, og du fyller ut alt selv. En faktura du starter her, lagres ikke før du trykker på «Bokfør» eller «Send til "Ikke bokførte bilag"».
Slik fyller du ut leverandørfakturaen
Velg leverandøren fakturaen er fra i feltet «Leverandør». Finnes ikke leverandøren, klikker du på «Ny leverandør» i nedtrekkslisten.
Når leverandøren er valgt, åpner du leverandørkortet med «Leverandørdetaljer» i feltet. Med «Fakturahistorikk» ser du fakturaene du har fått fra leverandøren tidligere.
Har du ført fakturaer fra leverandøren før, fyller Tripletex inn konteringen fra forrige faktura. Det skjer så lenge du ikke har endret noe på fakturaen ennå.
Fyll inn fakturanummer, fakturadato, forfallsdato og beløp. Du kan også legge til en beskrivelse og en kommentar. Feltene med stjerne må fylles inn.
Kommer fakturaen som EHF, hentes fakturanummeret fra fila, og feltet kan ikke endres.
Er fakturaen allerede registrert, ser du en melding under fakturanummeret med lenke til bilaget. Er en EHF-faktura likevel ikke et duplikat, klikker du på «Legg til suffiks» i meldingen. Da får fakturanummeret et tillegg, og du kan føre fakturaen.
Er fakturaen i en annen valuta enn norske kroner, velger du valutaen til venstre for beløpet. Tripletex regner om beløpet til norske kroner med kursen fra Norges Bank for fakturadatoen. Les mer om hvilken kurs Tripletex bruker her.
Under «Beløp» ser du kursen og beløpet i NOK.
Vil du bruke en annen kurs eller et annet NOK-beløp, gjør du slik:
- Klikk på NOK-beløpet under «Beløp».
- Fyll inn en ny kurs i «Valutakurs», eller et nytt beløp i NOK i «Beløp». Tripletex regner ut det andre feltet for deg.
- Klikk på «Endre».
Under «Valutakurs» ser du kursen fra Norges Bank. Står det en annen kurs i feltet, kan du klikke på «Bruk den» for å bruke kursen fra Norges Bank i stedet.
Her fører du kostnadskonto, mva-kode og beløp for innkjøpet, og eventuelt avdeling og prosjekt. Seksjonen har to faner, «Kostnader» og «Ordrelinjer». Begge viser den samme fakturaen, bare på to detaljnivåer.
Har du Basis eller Mikro, ser du bare «Kostnader», uten faner og uten antall og enhetspris. Fakturaen samles da i én kostnad per mva-kode, og du kan skrive en egen beskrivelse for hver kostnad.
Har du Basis eller Mikro og åpner en eldre faktura med flere linjer, kan du få en melding om å slå dem sammen. Klikk på lenken i meldingen, for eksempel «Slå sammen til 3 kostnadslinjer», og bekreft med «Slå sammen». Linjer med samme konto og mva-kode slås da sammen, og fanen «Ordrelinjer» forsvinner. Endringen lagres neste gang fakturaen lagres.
Fanen «Kostnader»
«Kostnader» viser fakturaen samlet. Ordrelinjer med samme kostnadskonto, mva-kode og dimensjoner slås sammen til én kostnad med summen av beløpene. Usikker på kontoen? Les mer om hvilken kostnadskonto du skal føre på her.
Endrer du kostnadskonto, mva-kode, avdeling eller prosjekt på en kostnad, gjelder endringen alle ordrelinjene i den. Det er nyttig når hele fakturaen skal føres likt.
Fanen «Ordrelinjer»
«Ordrelinjer» viser hver linje på leverandørens faktura. Linjene kommer fra EHF-fila, eller fra PDF-en når Tripletex har tolket den. Her fører du kostnadskonto, mva-kode, beløp og dimensjoner per linje, for eksempel når fakturaen skal fordeles på flere avdelinger eller prosjekter.
Vil du endre flere linjer samtidig, huker du av for dem og klikker på «Rediger». Når du går tilbake til «Kostnader», er linjene med like verdier slått sammen på nytt.
Har fakturaen ingen ordrelinjer fra leverandøren, for eksempel når du fører den manuelt, er «Ordrelinjer» grå. Da fører du alt i «Kostnader».
Når du endrer beløp eller rader i «Kostnader»
Endrer du et beløp, legger til en ny rad, eller fordeler eller sletter en kostnad i «Kostnader», kobles kostnadene fra ordrelinjene. Kostnadene blir da fakturaens linjer, og du fører videre i «Kostnader». Vil du beholde ordrelinjene fra leverandøren, gjør du disse endringene i «Ordrelinjer» i stedet.
Kom fakturaen med ordrelinjer, viser «Ordrelinjer» nå leverandørens opprinnelige linjer, men bare til visning. Vil du tilbake til dem, klikker du på lenken i meldingen øverst i fanen og bekrefter. Endringene du har gjort i «Kostnader», blir da borte.
Her registrerer du hvordan og når fakturaen skal betales. Med «Registrer betaling» slått på velger du betalingstype og betalingsdato, og kontrollerer beløpet. Betalingsdatoen følger forfallsdatoen til du endrer den selv.
Velger du en betalingstype som går via bankintegrasjonen, fyller du også inn kontonummer og KID-nummer eller melding. Betaler du til utlandet, fyller du i tillegg inn opplysninger om mottakeren og banken.
Skal du betale senere, slår du av «Registrer betaling». Fakturaen blir da liggende som en åpen post i leverandørreskontroen.
Har leverandøren åpne kreditnotaer, trekker du dem fra fakturabeløpet med «Trekk fra kreditnota». Les mer om å trekke fra en kreditnota her.
Er det allerede registrert en betaling på fakturaen, ser du betalingene og hva som er utestående. Vil du legge til en betaling til, klikker du på «Registrer betaling».
Når du er ferdig, velger du en av knappene nederst på siden:
- «Bokfør» bokfører fakturaen. Har du registrert en betaling via bankintegrasjonen, godkjenner du den under Bank > Betalinger.
- «Send til "Ikke bokførte bilag"» lagrer fakturaen uten å bokføre den, slik at du eller regnskapsføreren kan bokføre den senere. Les mer om ikke bokførte bilag her.
Har du huket av for «Gå rett til godkjenning av betaling etter bokføring» i betalingsseksjonen, heter knappen «Bokfør og betal». Da går du rett videre til å godkjenne betalingen når fakturaen er bokført.
Du kan også endre en bokført leverandørfaktura og lagre endringene med «Lagre», så lenge perioden ikke er lukket og bilaget ikke er reversert.
I menyen ved siden av knappene finner du flere valg, blant annet:
- «Last opp vedlegg» for å legge flere dokumenter på bilaget. Har du startet fakturaen fra Bilag > Nytt bilag > Leverandørfaktura, vises valget først når fakturaen er sendt til «Ikke bokførte bilag».
- «Endringslogg» for å se hvem som har endret fakturaen, og når
- «Vis kommentar fra leverandør» når leverandøren har lagt ved en kommentar
- «Reverser» når du skal korrigere en bokført faktura. Les mer om å reversere bilag her.
Har du innspill til siden, klikker du på «Gi tilbakemelding» nederst på siden.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor ser jeg ikke den nye leverandørfakturaen?
Leverandørfakturaen er ikke tilgjengelig når selskapet bruker bilagsautomatisering eller den gamle løsningen for attestering. Da fører du fakturaene med enkel eller detaljert føring som før. Bruker dere attestering, kan du lese om den nye attesteringsløsningen her.
Bilag som lå i bilagsmottaket før leverandørfakturaen ble slått på, åpnes fortsatt med den gamle føringen. Bilag du laster opp etterpå, åpnes som leverandørfaktura.
Hvordan legger jeg ved fakturaen når jeg fører den fra «Nytt bilag»?
Leverandørfakturaen har ingen «Vedlegg»-fane. Fører du fakturaen fra Bilag > Nytt bilag > Leverandørfaktura, legger du ved dokumentet slik:
- Fyll ut fakturaen og trykk på «Send til "Ikke bokførte bilag"».
- Åpne fakturaen fra Bilag > Ikke bokførte bilag.
- Klikk på de tre prikkene (⋮) nederst ved knappene, og velg «Last opp vedlegg».
- Hent vedlegget fra din egen datamaskin eller fra bilagsmottaket.
Har du fakturaen som fil, kan det være enklere å laste den opp i bilagsmottaket først og føre den derfra. Da følger dokumentet med fakturaen fra starten.
Hvorfor får jeg ikke fylt inn antall eller mengde på en kostnad?
Består kostnaden av flere ordrelinjer, er feltene for antall og mengde låst i «Kostnader». Da fyller du dem inn per linje i «Ordrelinjer».
Vil du heller føre én samlet mengde, legger du til en ny rad i «Kostnader». Da kobles kostnadene fra ordrelinjene, og feltene åpner seg. Slett den nye raden etterpå hvis du ikke trenger den.
Tips!
Du kan også be Assistenten bokføre leverandørfakturaen for deg. Skriv for eksempel «Bokfør leverandørfakturaen fra Leverandør 1 som ligger i bilagsmottaket».