Hopp til hovedinnholdet

Hvordan avslutter jeg forsikring og pensjon når en ansatt slutter?

  • Oppdatert

Har du en ansatt som slutter, og forsikringen og pensjonen skal sies opp? Da holder det ikke å sette en sluttdato på arbeidsforholdet. Faste tillegg og trekk har nemlig sin egen sluttdato, og de blir med på lønnskjøringen helt til du endrer den.

Faste tillegg og trekk stopper ikke automatisk når du setter sluttdato på arbeidsforholdet. Du må sette en sluttdato på hvert enkelt tillegg og trekk.

 

Slik avslutter du forsikring og pensjon på en ansatt som slutter

  1. Sett sluttdato og sluttårsak på arbeidsforholdet. Les mer om hvordan du registrerer at en ansatt har sluttet her.
  2. Sett sluttdato på de faste tilleggene/trekkene for forsikring og pensjon. Se fremgangsmåtene under.
  3. Kontroller den siste lønnskjøringen og sjekk at forsikringen og pensjonstrekket er med for den siste måneden de gjelder. 
  4. Send a-meldingen i samme periode som sluttdatoen er satt. Les mer om hvordan du sender a-melding her.

Sluttdatoen på trekket setter du til den siste datoen forsikringen eller pensjonen faktisk gjelder. Det er ofte den siste dagen i måneden, og ikke nødvendigvis den samme datoen som den ansatte slutter. Sjekk avtalen med forsikrings- og pensjonsleverandøren din. 

 

Velg fremgangsmåten du ønsker å lese mer om

Sett sluttdato på én ansatt

  1. Gå til Lønn > Ansatte i hovedmenyen.
  2. Klikk eller søk på den ansatte det gjelder, og velg fanen «Arbeidsforhold».
  3. Bla ned til seksjonen «Faste tillegg/trekk».
  4. Finn radene for forsikring og pensjon, og legg inn datoen i kolonnen «Sluttdato».
  5. Klikk på «Lagre».

Etter sluttdatoen avsluttes trekket automatisk, og det blir ikke med på lønnskjøringer etter denne datoen.

Les mer om faste tillegg og trekk her.

Sett sluttdato på flere ansatte samtidig

Skal forsikringen eller pensjonen sies opp for flere ansatte? Da bruker du faste tillegg/trekk-oversikten.

  1. Gå til Lønn > Ansatte i hovedmenyen, og velg visningen for tillegg/trekk.
  2. Åpne lønnsarten for forsikringen eller pensjonen.
  3. Marker de ansatte du skal sette sluttdato på.
  4. Klikk på «Sett sluttdato», og legg inn datoen i feltet «Sluttdato».
  5. Klikk på «Lagre».

Denne siden krever at du har lønnsmodulen. Den rulles ut gradvis, så den er kanskje ikke tilgjengelig for deg helt ennå.

Les mer om faste tillegg/trekk-oversikten her.

 

Dette er lurt å sjekke i tillegg

Skattepliktig fordel for forsikring

Forsikring som er en skattepliktig fordel, ligger på en lønnsart med motkonto. Den påvirker skattetrekket, men ikke beløpet som utbetales til den ansatte. Standard lønnsart for helseforsikring er 3016, med regnskapskonto 5280 og motkonto 5290.

Når du setter en sluttdato på trekket, blir fordelen rapportert til og med den siste måneden den gjelder. Sørg for at den siste måneden med forsikring er med på en lønnskjøring før du avslutter trekket.

Les mer om hvordan du registrerer helseforsikring på lønnskjøringen her.

Les mer om skattepliktig beløp for personforsikring her.

Den ansattes egenandel til pensjon

Trekker du den ansatte for egenandel til pensjon, rapporteres beløpet som Fradrag – premie til pensjonsordning på den ansatte for den kalendermåneden trekket ble gjennomført. Du bruker lønnsart 600 - Trekk (pensjonsinnskudd) eller 6008 - Trekk (premie til pensjonsordninger), avhengig av om du har gammel eller ny lønnsartoversikt.

Sørg for at lønnsarten har riktig a-meldingskode. Da holdes den ansattes egen andel utenfor avgiftsgrunnlaget for pensjon, slik den skal.

Les mer om hvordan arbeidstakers tilskudd til pensjon rapporteres her.

Arbeidsgivers andel av pensjonen og betalingen

Arbeidsgivers andel av pensjonen registrerer du under Lønn > Pensjon/sykepenger i hovedmenyen. Beløpet foreslås fra regnskapskonto 5420 «Innberetningspliktig pensjonskostnad» etter at du har bokført fakturaen fra pensjonsleverandøren, og du kan alltid overstyre det.

Når en ansatt slutter, blir premien på neste faktura lavere. Bokfør fakturaen som vanlig, og kontroller at beløpet i pensjonsbilaget stemmer med det du faktisk betaler. Klikk på «Opprett» for å lage pensjonsbilaget, slik at pensjonen blir med på a-meldingen.

Les mer om hvordan du registrerer obligatorisk tjenestepensjon her.

Utbetalinger etter sluttdatoen

Skal du utbetale feriepenger eller et sluttoppgjør etter at den ansatte har sluttet? Da er sluttdatoen på de faste trekkene ekstra viktig. Uten den blir forsikringen og pensjonstrekket med på den lønnskjøringen også.

Les mer om hvordan du utbetaler feriepenger til en ansatt som har sluttet her.

 

Ofte stilte spørsmål

Må jeg slette de faste trekkene i stedet for å sette sluttdato?

Nei, du setter en sluttdato. Da beholder du historikken, og trekkene som allerede er kjørt og rapportert, blir stående. Sletting fjerner raden, og det er sjelden det du ønsker på en ansatt som har fått lønn.

Skal jeg fjerne pensjonsinnretningen når en ansatt slutter?

Nei. Pensjonsinnretningen ligger hos selskapet, ikke hos den enkelte ansatte, og den skal stå så lenge selskapet har en pensjonsordning. Les mer om pensjonsinnretning her.

Hvordan bokfører jeg en refusjon fra forsikrings- eller pensjonsleverandøren?

Får du en kreditnota fordi premien var betalt for langt frem, bokfører du den som et vanlig bilag. Tripletex kan ikke hjelpe deg med svar på regnskapsføringen i ditt selskap, så ta kontakt med regnskapsføreren din om du er usikker på kontoene.

Hvorfor ser jeg den ansatte i a-meldingen fortsatt?

Sluttdatoen må rapporteres i samme periode som den er satt i. Rapporterer du den i en annen periode, er den ansatte synlig i a-meldingsoversikten i opptil 6 måneder etterpå. Les mer om ansatte som har sluttet i a-meldingen her.

 

Rocket.pngTips!

Vet du sluttdatoen på forhånd? Legg den inn på trekkene med én gang, så avsluttes forsikringen og pensjonen automatisk til riktig tid.