Fakturainnstillinger

Her setter du opp standard innstillinger for fakturaer i Tripletex. En del av innstillingene kan overstyres på tilbud/ordre-, prosjekt- og kundenivå.

Mangler du en seksjon under fakturainnstillinger?

Da kan det være du har en pakke som ikke inkluderer dette eller ikke har aktivert tjenesten under "Mitt abonnement". Er du usikker på hvilken pakke du har, kan du se dette under "Mitt abonnement".

1. Globale innstillinger

Alternativene som velges vil gjelde for hele selskapet – altså globalt. Eventuelle endringer her vil ha innvirkning for alle som fakturerer i selskapet.

• Ønsker du tilbud- og ordrenummer aktiveres det her. Startnummer settes i seksjon “Innstillinger for nye ordre/tilbud”.
• Hakene for “registrer rabatt på ordrelinjer” og "registrer påslag på ordrelinjer", gjør at du kan velge om påslag og/eller rabatt skal vises i ordrelinjene på faktura.
• Under e-postsignatur kan du sette opp standard tekst for mailer som sendes ut med tilbud, ordre, pakkseddel eller forhåndsvisning av faktura til kunde. Denne teksten kan likevel endres i det du sender e-posten. 

2. Innstillinger for nye ordre/tilbud

• Nummerserie for ordre/tilbud er frivillig, men det er en fint å ha som referanse hvis du evt. skal hente frem eller kopiere en ordre/tilbud. Tilbud og ordre deler nummerserie. Har du prosjektmodulen settes en egen nummerserie for disse under "Prosjekt>Innstillinger".
• I feltene ”kommentar” kan du legge inn standard tilbuds- og ordretekst.
• ”Vis kostnader” viser innkjøpspris eks mva i ordrelinjen, men ikke på tilbud/ordre/faktura til kunden. 
• “Vår kontakt” vil vise f.eks kundeansvarlig på nytt tilbud/ordre og kunde.
• Du kan velge sortering av ordrelinjer på tilbud, ordre og faktura.
• "Lager og logistikk" modulen gir tilgang til "Restordre". 
• Samt å kunne styre ordre basert på "Levert antall bestemmes av tilgjengelighet". Antall produkter tilgjengelig på lager.

 For de som har prosjektmodulen vil det være noen flere innstillinger knyttet til prosjektfakturering. 

3. Innstillinger for nye prosjekter 

• "Vis aktivitetsbudsjett" vil vise budsjetterte timer på aktiviteter i oppdragsbekrefrelsen og på faktura. Ved fastprisprosjekter må fastpris være lik summen av budsjetterte fakturerbare aktiviteter. Haken for vis aktivitetsbudsjett kan evt. fjernes i selve prosjektet. 
• "Vis fakturahistorikk" viser hva som er fakturert på det aktuelle prosjektet på neste faktura.
• For prosjekt kan du legge inn egen fakturakommentar.
• Under "Fakturagrunnlag" kan du tilpasse for hva du vil ha med som grunnlag for prosjektfakturaen. 
• Fakturere prosjekt a konto, med eller uten mva. Velger du uten mva, vil en sluttfaktura ta med moms for alt som er fakturert a konto. 

4. Abonnement

Ønsker du å fakturere lik faktura hver måned, kvartal eller år, kan du benytte abonnementsfakturering. "Abonnementsfakturering" aktiverer du her. Haker du av for "Automatisk fakturering av abonnement", vil systemet generere faktura automatisk i det intervallet du setter, frem til abonnementet avsluttes.

Her kan du sette opp standard for abonnementet, men detaljer for abonnementet spesifiseres i selve ordren under avsnittet "Abonnement".

5. Faktura-, ordre- eller tilbudsmal

Her velger du standard oppsett for hva som skal vises på tilbud, ordre og faktura/prosjektfaktura. 

• Tilpass ut i fra hva du ønsker å vise på faktura. 

• "Fakturatekst - påslag honorarinntekt". Her kan du velge fakturatekst for påslag på timepris eller fastpris om det skal vises på faktura. Du kan overstyre dette ved å legge inn egen tekst i selve prosjektet under "Kontrakt>Kontraktsinformasjon".

• "Fakturatekst - honorar". Fakturatekst for timer ført på prosjektet (honorar, timer, arbeidskostnader). Gjelder også tekst for fastpris på prosjekt. Kan overstyres ved å legge inn egen tekst i selve prosjektet under "Kontrakt>Kontraktsinformasjon".

• "Vis kontraktssum for fastprisprosjekter" kan kun styres fra fakturainnstillinger og vil påvirke alle fastprisprosjekter.

• "Egendefinerte ordrelinjer på faktura". Det kan grupperes produkter både for ordre og prosjekt.

Endringer her vil ikke ha tilbakevirkende kraft på allerede opprettede tilbud, ordre eller fakturaer. Se gjerne på forhåndsvisningen på ordre/tilbud/faktura hvordan de ulike valgene vises.

6. Vedlegg på faktura

"Faktura og vedlegg skal sendes som én PDF-fil”.  Er denne innstillingen aktivert, vil faktura og vedlegg sendes som én fil og ikke som to eller flere separate filer.

I tillegg kan du laste opp faste vedlegg for alle utgående fakturaer. Vedlegget vil også være tilgjengelig for prosjektfaktura.

7. Elektronisk faktura, purring, ordre

Her setter du opp standard fakturautsendelse for bedrift og privatpersoner. Dette kan overstyres på kundenivå, men også i det du sender fakturaen.

Les mer om EHF-faktura her

Les mer om eFaktura her

• Velger du f.eks e-postfaktura som Link, vil du i fakturaoversikten se når faktura er sendt og evt. lest. Fakturautsendelse som Vedlegg, viser i fakturaoversikten kun når faktura er sendt, ikke lest.
• Her kan du også styre alternativer for avsender og kopi av faktura, ordre og tilbud.
• Har du kid på faktura (OCR-avtale) finner du informasjon om fakturakonto og kid-nummer (Auto,7,10 eller 13). 

8. SMS-varsling eller Automatisk brevutsendelse

"SMS varsling for betalingspåminnelse og purringer" er en betalt tjeneste. Den aktiveres ved å klikke på ”Ikke aktivert”.

Les mer om SMS-varsling for betalingspåminnelser og purringer her

Les mer om automatisk brevutsendelse

9. Automatisk betalingspåminnelse/purring

Her kan du sette opp automatisk håndtering av purring og inkassovarsel. Du kan også tilpasse i kundedetaljer per kunde, evt et utvalg kunder fra "Kunde-/leverandøroversikten".

Gjør du endringer i innstillinger kan du oppdatere eksisterende kunder ved å velge "Kopier innstillingene nedenfor til eksisterende kunder".  Husk da også at "Aktivert" utenfor hvert punkt må være markert.

10. Inkassobyråer

For å sende faktura til inkasso (fra fakturaoversikten), ved å klikke på "Velg inkassobyrå" kan du se de ulike tilbyderne. Du kan lese mer evt ta kontakt med inkassobyrå fra listen. 

1. Trykk velg på inkassobyrået du ønsker å aktivere.
2. Deretter følg stegene for integrasjonen.
3. Trykk oppfrisk.

Nå er integrasjonen ferdig satt opp og du kan sende faktura til inkasso via inkassoselskapet.

11. Fakturaimport

Fakturaimporten gjøres via faktura- og fakturaimport. Her kan du sette opp om importerte fakturaer skal sendes ut til kunden. Dette gjelder i stor grad for de som har nettbutikk integrert.

Om faktura sendes på EHF eller e-post avhenger av hva man satt opp for i seksjon “Elektronisk faktura/purring/ordre”.

12. Logo på faktura

1. Gå til "Faktura>Innstillinger".
2. Velg fanen "Logo".

Her kan du laste opp og tilpasse logo og informasjon som vil vises på faktura, tilbud, ordre og lønnsslipp.

 13. Betalingstyper

1. Gå til "Faktura>Innstillinger".
2. Velg fanen "Betalingstyper".

Her kan du velge ønsket betalingsformer for innbetalinger på utgående faktura.

De samme alternativene ligger også under "Regnskap>Innstillinger" og fanen "Betalingstyper.

Ofte stilte spørsmål