Her setter man opp standard innstillinger for fakturaer i Tripletex. En del av innstillingene kan overstyres på prosjektnivå, ordrenivå og kundenivå.
Globale innstillinger
Alternativene som velges vil gjelde for hele selskapet – altså globalt. Eventuelle endringer her vil da ha innvirkning for alle som fakturerer i selskapet.
- Valuta kan aktiveres her for evt. å føre inngående faktura fra utenlandsk leverandør eller fakturere kunde i annen valuta.
- Ønsker man å ha tilbud- og ordrenummer aktiveres det her, startnummer settes i seksjon “Innstillinger for nye ordre/tilbud”.
- Setter man på hakene for “registrer rabatt på ordrelinjer” og "registrer påslag på ordrelinjer" , vil man kunne velge om påslag og/eller rabatt skal vises i ordrelinjene”.
- Feltet e-postsignatur gir mulighet til å sette opp en egen tekst for mailen som kan sendes med tilbud, ordre, pakkseddel eller forhåndsvisning av faktura til kunde. Denne teksten kan likevel endres i det man skal sende e-posten.
Innstillinger for nye ordre/tilbud
- Nummerserie for ordre og tilbud er frivillig, men kan være lurt om man enkelt skal hente frem eller kopiere en ordre eller et tilbud. Tilbud og ordre vil være i samme nummerserie.
- I feltene ”kommentar” kan man legge inn standard tilbuds- og ordretekst.
- ”Vis kostnader” vil medføre at i ordrelinjen vil vise innkjøpsprisen eks mva.
- Setter man f.eks. kundeansvarlig som “vår kontakt”, vil det være denne som vises på nytt tilbud, ny ordre og ny kunde.
- Under sortering av ordrelinjer velger man hvordan ordrelinjene skal fremkomme på tilbud, ordre og faktura.
For de som har prosjektmodulen vil det være noen flere innstillinger knyttet til prosjektfakturering.
Abonnement
For fakturering fortløpende per måned, kvartal eller år kan man velge abonnementsfakturering.
Detaljene for abonnementet spesifiserer i selve ordren under avsnittet "Abonnement".
Faktura-, ordre- eller tilbudsmal
Under punktet faktura-/ordre-/tilbudsmal setter man opp alternativer som vil vises på tilbud, ordre eller faktura.
Endringer her vil ikke ha tilbakevirkende kraft på allerede opprettede tilbud, ordre eller fakturaer. Se gjerne på forhåndsvisningen på ordre/tilbud/faktura hvordan alternative valg vises.
Vedlegg på faktura
Faktura og vedlegg skal sendes som én PDF-fil”. Er denne innstillingen aktivert, vil både fakturaen og alle vedlegg sendes som én fil og ikke som to eller flere separate filer.
I tillegg kan man velge å sette opp for faste vedlegg for alle utgående fakturaer.
Elektronisk faktura, purring, ordre
Her setter man opp for standard fakturautsendelse for bedrift og privatpersoner. Dette kan overstyres på kundenivå. Se gjerne egne artikler om EHF-faktura og Vipps eFaktura i hjelpesenteret.
Har man satt opp for e-post utsendelse som Link, vil man i fakturaoversikten se når faktura er sendt og evt. lest. Fakturautsendelse som Vedlegg, viser kun når faktura er sendt, i fakturaoversikten.
I fakturainnstillingene kan du også sette opp ulike alternativer for avsender og kopi.
Her finner man også informasjon om fakturakonto. Har man flere fakturakonto, f.eks i valuta, vil man finne dette her. I tillegg om man har kid på faktura, setter man opp alternativ for kid-nummer relatert til avtalen (Auto, 7,10 eller 13).
SMS-varsling eller Automatisk brevutsendelse
SMS varsling for betalingspåminnelse og purringer er en betalt tjeneste. Den aktiveres ved å klikke på ”Bestill her”. Se gjerne egen artikkel om hvordan denne tjenesten fungerer i Tripletex. Det samme gjelder for funksjonen Automatisk brevutsendelse.
Automatisk betalingspåminnelse eller purring
Automatisering av påminnelser og purringer. Gjør man endringer i innstillingene kan man enten markere å kopiere disse på eksisterende kunder evt oppdatere via Kunde-/leverandøroversikten for utvalgte kunder. Man kan også tilpasse i kundedetaljer per kunde.
Inkassobyråer
Er det behov for å sende faktura til inkasso via fakturaoversikten, kan man enten sette opp for det byrået som passer best for bedriften her eller via fakturaoversikten.
Ta evt. kontakt med de ulike byråene for å høre betingelser.
Fakturaimport
Fakturaimporten gjøres som standard via faktura- og fakturaimport. I fakturainnstillingene velger man evt om importerte fakturaer skal sendes til kunden. Dette gjelder i stor utstrekning de kundene som har nettbutikk integrert.
Om faktura sendes på EHF eller e-post avhenger av hva man satt opp for i seksjon “Elektronisk faktura/purring/ordre”.
Skru av automatisk purring ved import av faktura
Det er en innstilling i kundedetaljene i avsnittet "Fakturainnstillinger" som avgjør om det skal sendes ut purringer automatisk. For eksisterende kunder må man skru av automatisk betalingspåminnelse/purring i kundedetaljene. Man må også skru av den samme innstillingen for nye kunder i "Faktura>Innstillinger" i hovedmenyen.
Brevhode eller betalingstyper
Via fanen “Brevhode” kan man laste opp og tilpasse logo og informasjon som vil vises på faktura, tilbud, ordre og lønnsslipp.
Betalingstyper: Her finner man de samme alternativene som under Regnskap/Innstillinger /Betalingstyper” – men da kun for innbetaling.
