I Inkassolovens § 9 står det:
§ 9. Inkassovarsel og betalingsfrist
Før en inkassator kan sette i verk inkassotiltak, skal fordringshaveren eller inkassatoren
a) etter kravets forfall ha sendt skyldneren skriftlig varsel om at inkasso vil bli satt i verk. Det er et krav at inkassovarselet skal sendes på betryggende måte, noe som betyr at det må benyttes en adresse (fysisk eller elektronisk) som kreditor eller inkassobyrået har fått opplyst av skyldner eller folkeregisteret.
b) i varslet ha gitt skyldneren en betalingsfrist som må ha løpt ut uten at beløpet er betalt.
Fristen for betaling etter første ledd skal være minst 14 dager regnet fra det tidspunkt da varslet ble sendt. Betalingen skal anses å ha skjedd innen fristen dersom betalingsoppdraget er mottatt av bank innen fristens utløp.
Via "Mitt abonnement" kan man administrator i kontoen aktivere modulen "Brevutsendelse av inkassovarsler".
Man vil da få opp en avtale med vilkår for printløsningen som man må signere.
Man må også velge en mottaker for varslinger på e-post via nedtrekksmenyen. Så lagrer man siden.
Hvis man har logo på faktura, så vil det dukke opp en dialogboks når man lagrer innstillingene.
Når du klikker på «OK», så vil innstillingene for brevhode åpnes så du kan kontrollere at selskapets logo ikke blokkerer teksten på fakturaen. Adressefeltet på brevutsendelser vil nemlig bli plassert så de passer i en standard vinduskonvolutt.
Man kan se en forhåndsvisning av hvordan et inkassovarsel vil se ut gjennom å klikke på den grønne lenken «Vis brevhode med adresseplassering for inkassovarsler».
Inkassovarsler kan sendes direkte fra fakturaoversikten. Forfallsdatoene på fakturaene blir røde når datoen passeres.
Når det har gått 14 dager fra den opprinnelige betalingsfristen, så kan man sende et inkassovarsel til kunden. Man huker da av fakturaen i listen og velger «Purring» i menyen.
Man velger «Inkassovarsel» i nedtrekksmenyen og om man skal inkludere purregebyr og forsinkelsesrenter. Siden man nå har aktivert automatisk brevutsendelse i fakturainnstillingene, så står det nå at inkassovarselet automatisk vil bli sendt som brev. Når man klikker på «Purring», så vil det sendes et inkassovarsel på papir såfremt man har registrert en postadresse på kunden.
I statusfeltet vil det nå stå «Avventer levering til brevutsendelse». Du kan klikke på lenken i statusfeltet hvis du ønsker å lese mer om hva de ulike statusmeldingene betyr.
Selv om man har aktivert automatisk brevutsendelse, så er det fortsatt mulig å sende inkassovarsler på e-post. Man går da inn i fakturaoversikten, klikker på «Detaljer» ved siden av fakturaen og velger «Purring» i menyen nederst på siden.
Man velger «Inkassovarsel» i nedtrekksmenyen og varslingsformen «E-post». Når man klikker på knappen «Purring», så vil et inkassovarsel bli sendt til kunden på «e-post.
Det er også mulig å aktivere automatisk brevutsendelse direkte i fakturaoversikten. Når man huker av fakturaen, velger «Purring» i sidemenyen og «Inkassovarsel» i nedtrekksmenyen, så kan man aktivere automatisk brevutsendelse via lenken.
Når man klikker på den grønne lenken, så får man opp en ny dialogboks.
Man huker av boksen og godtar avtalen for automatisk brevutsendelse. Man blir nå sendt til innstillingene for brevhode i et nytt vindu. Her kontrollerer man at logoen ikke dekker fakturateksten. Når man lukker det nye vinduet, så ender man opp i fakturaoversikten igjen.
Når man så klikker på knappen «Purring», så vil man sende et inkassovarsel til kunden på papir.