Hva er et inkassovarsel?
Et inkassovarsel er kun et varsel om at saken sendes til inkasso. Et inkassovarsel har minst 14 dagers betalingsfrist.
Hva sier inkassoloven?
§ 9. Inkassovarsel og betalingsfrist
Før en inkassator kan sette i verk inkassotiltak, skal fordringshaveren eller inkassatoren
a) etter kravets forfall ha sendt skyldneren skriftlig varsel om at inkasso vil bli satt i verk. Det er et krav at inkassovarselet skal sendes på betryggende måte, noe som betyr at det må benyttes en adresse (fysisk eller elektronisk) som kreditor eller inkassobyrået har fått opplyst av skyldner eller folkeregisteret.
b) i varslet ha gitt skyldneren en betalingsfrist som må ha løpt ut uten at beløpet er betalt.
Fristen for betaling etter første ledd skal være minst 14 dager regnet fra det tidspunkt da varslet ble sendt. Betalingen skal anses å ha skjedd innen fristen dersom betalingsoppdraget er mottatt av bank innen fristens utløp.
Du kan sende inkassovarsel på to måter:
- Per e-post (anbefalt)
- Brevutsendelse
1. Fakturainnstillinger
- Gå til “Faktura>Innstillinger”.
- Bla ned til seksjonen “Automatisk betalingspåminnelse/purring”.
Her kan du aktivere ønsket innstillinger for håndtering av betalingspåminnelse, purring og inkassovarsel.
Ved å huke på “Kopier innstillingene nedenfor til eksisterende kunder” vil innstillingene gjelde også for kunder som er opprettet før du endret fakturainnstillingene.
Les mer om fakturainnstillinger her
Eksempel
Har du ikke aktivert automatisk betalingspåminnelse/purring, må du manuelt sende ut dette.
2. Aktivere inkassovarsel på e-post
Inkassovarsel vil bli sendt per e-post og det er ikke nødvendig å aktivere noe i tillegg for at det skal gå gjennom.
I “Faktura>Innstillinger”, seksjonen “Automatisk betalingspåminnelse/purring” kan du aktivere for automatisk utsending av inkassovarsel, slik som beskrevet i punkt 1.
Inkassovarsler kan sendes direkte fra fakturaoversikten. Forfallsdatoene på fakturaene blir røde når datoen passeres.
Les mer om status på fakturaoversikten her
Må jeg sende purring før inkassovarsel?
Du kan selv velge om du først ønsker å sende en purring, for deretter å sende et inkassovarsel.
Når det har gått 14 dager fra den opprinnelige betalingsfristen, så kan du sende et inkassovarsel til kunden. Har du satt på automatikken, vil inkassovarsel sendes automatisk til kunden.
Manuell håndtering
Ønsker du å sende inkassovarsel manuelt:
- Må du gå fra "Faktura>Fakturaoversikt".
- Markere (helt til venstre i oversikten) den de/fakturaene som skal sendes til inkasso
- Klikk på de tre prikkene oppe til høyre og velg "Purring/inkasso".
4. Du kommer da inn i et nytt bilde. Velg type - her inkassovarsel, dato vil være dagens dato, gebyr og renter vil være markert.
5. Velg så "Purring /inkasso".
Selv om du har aktivert automatisk brevutsendelse, så er det fortsatt mulig å sende inkassovarsler på e-post.
3. Brevutsendelse av inkassovarsel
- Gå til "Selskap>Mitt abonnement" i hovedmenyen kan du aktivere tilleggstjenesten “Brevutsendelse av inkassovarsel”.
- Klikk på “Bestill” for å aktivere tjenesten.
Aktivering av tilleggstjenesten kan kun gjøres av en brukeradministrator eller kontoadministrator i kontoen.
3. Du vil da få opp en avtale med vilkår for printløsningen som må signeres.
Det må også velges en mottaker for varslinger på e-post via nedtrekksmenyen. Husk å lagre.
Hvordan håndteres brevutsendelse av inkassovarsler
Når du velger å sende inkassovarsel på papir, så vil Tripletex automatisk sende fakturainformasjon til en ekstern distributør som sender varselet som post til mottaker.
Status på brevutsendelsen
Du kan følge med på status på brevutsendelsen fra fakturaoversikten.
Les mer om status på faktura her
Logo på inkassovarsel som brevutsendelse
Er det lagt inn logo for faktura, kan du se en forhåndsvisning helt til høyre når du klikker på "Vis logo og adresse på inkassovarsler" i avsnittet "For inkassovarsler". Kontroller da at selskapets logo ikke blokkerer så vil det dukke opp en dialogboks når du lagrer innstillingene.
Les mer om logo på faktura her
Adressefeltet på brevutsendelser vil bli plassert så det passer i en standard vinduskonvolutt.
Vil du lære mer om inkassovarsel?
Les mer om inkassovarsel hos Forbrukerrådet her
Les mer om inkassoloven hos Lovdata her
Ofte stilte spørsmål
Hva gjør jeg for å sende faktura til inkasso?
Betaler kunden fortsatt ikke utestående og det blir en inkassosak, vil det være aktuelt å sende saken videre til et inkassobyrå. Tripletex har en løsning for dette ved å velge "Inkassosak" i type-feltet under betalingsoppfølging.