I denne artikkelen skal vi gå gjennom fakturaoversikt. Fakturaoversikten gir en god oversikt over alle åpne faktura som er opprettet via ordre og/eller prosjekter. Fra fakturaoversikten registrerer man inngående betalinger, oppretter kreditnota samt betalingspåminnelser.
Sortering i fakturaoversikten
Man kan søke et spesifikt fakturanummer fra søkefeltet evt. Ctrl+f (cmd+f) vil også aktivere felt for å gjøre spesifikke søk.
Utestående (åpne poster) vil stå som standard i oversikten. Her kan man også velge utestående til en spesifikk dato. Klikk på “Periode-feltet” og man får frem kalender, evt. benytt piltastene. Deretter markerer feltet utenfor “Utestående”.
“Periode” viser både åpne og avsluttede faktura (enten betalt eller kreditert).
"Flere valg" gir ytterligere sorteringer som f.eks søk på spesifikke kunder, antall posteringer mm.
I tillegg kan man velg å sortere beløpene i oversikten med eller uten mva.
Registrere betaling
Har man kid på faktura vil innbetaling registreres automatisk mot den faktura det gjelder. Noen ganger kan det likevel være aktuelt å registrere innbetaling manuelt, evt. om man ikke har kid på faktura.
Har man fått innbetaling, markerer man den eller de fakturaene det gjelder og velger BETALING fra menyen. De fakturaene som er valgt vil bli registrert som betalt i sin helhet, med den dato som legges inn i feltet Innbetalingsdato.
Er det behov for å registrere delbetaling, gjør man det ved å klikke på fakturanummeret. Se lengre ned for alternativer via fakturadetaljer.
Handlingsknappen aktiverer ytterligere menyer, hvor man markerer den/de fakturaene man ønsker å utføre handlinger for, og deretter alternativ fra nedtrekksmenyen.
Man får enkelt opp forhåndsvisning av faktura ved å trykke på “Øye” foran kunde. Ved å trykke på fakturanummeret helt til venstre kommer man til fakturadetaljer. Klikker man på kundenavnet kommer man direkte inn i kundedetaljer.
Status
Status-kolonnen viser hvordan en faktura er sendt, når det evt er sendt purring mm.
En grønn hake angir at en faktura sendt som link, samt lest av mottaker.
En gul varseltrekant angir at en faktura er forfalt til betaling uavhengig om den er sendt som link eller vedlegg. Forfallsdato vil være markert i rødt.
Ytterligere anmerkninger kan du finne i Status, eksempelvis om faktura ikke er håndtert automatisk, men manuelt, evt om faktura er sendt som EHF eller man har aktivert for brevutsendelse.
NB: Når en EHF har grå pil, så viser den at faktura er sendt, men ikke lest av mottaker. Pilen forsvinner når forfallsdato er passert.
I tillegg vil det også vises om det er sendt purring via sms-varsling (om man har aktivert for dette).
Fakturadetaljer
Via fakturadetaljer (klikk på fakturanummeret), får man ytterligere valgmuligheter.
I detaljer kan man opprette kreditnota, purringer, registrere betaling (hele eller deler av fakturabeløpet) og re-sende faktura, samt registrere tilbakebetaling til kunden (bankintegrasjon via AutoPay).
Eksempel på delbetaling fra fakturadetaljer;
