Hva er attestering av leverandørfaktura?
Attestering betyr at du kontrollerer og godkjenner en leverandørfaktura før den bokføres og betales. Personer med denne rollen kalles for attestanter.
Vil du være trygg på at leverandørfakturaer blir godkjent av riktig person – hver gang?
Med den nye løsningen for attestering i Tripletex får du nå en mer fleksibel og oversiktlig måte å godkjenne leverandørfakturaer på. Du setter selv opp flyten på attesteringen. Resultatet er mindre venting, færre misforståelser og bedre kontroll.
Attestering av leverandørfaktura er bygget med den samme løsningen som du kanskje allerede kjenner fra den nye attesteringen av reiser og utlegg. Les mer om attestering av reiser og utlegg her.
Attestering av leverandørfaktura er fortsatt under utvikling, og tilgjengelig for selskaper som er med i piloten. Ta kontakt med Tripletex support for å bli med!
For en smidig oppstart anbefaler vi at du følger disse stegene:
1. Definer roller og ansvar først
Vi anbefaler å bruke roller i stedet for enkeltpersoner for en mer robust attesteringsflyt.
Start med å avklare hvem som skal godkjenne hva i virksomheten. Hvis det ikke finnes brukere med en gitt rolle i en attesteringsflyt, hoppes rollen over i flyten. Visse roller er kun tilgjengelige for kontoer med prosjektregnskap.
Typiske roller for leverandørfaktura:
Leverandørattestanten settes på den enkelte leverandøren.
- Gå til Kunde > Kunde/leverandører i hovedmenyen.
- Klikk deg inn på leverandøren og åpne fanen «Detaljer».
- Velg person i feltet «Leverandørattestant».
- Nyttig når faste leverandører alltid skal godkjennes av samme person.
- Du kan sette leverandørattestant på flere leverandører samtidig. Huk av leverandørene i listen, trykk på de tre prikkene og velg «Endre».
En selskapsattestant kan se og godkjenne alle leverandørfakturaer som ligger til attestering i selskapet og er ofte den siste som attesterer bilag.
- Nyttig som siste godkjenningssteg, eller når andre attestanter er borte.
- Rollen tildeles i brukertilgangene til den det gjelder. Les mer om hvordan du setter opp en selskapsattestant her.
Avdelingsleder defineres på hver enkelt avdeling under Selskap > Avdelinger.
- Nyttig for å definere personer med ansvar for en avdeling.
Prosjektleder defineres på hvert enkelt prosjekt, og har ansvar for å administrere og lede prosjektet.
- Gå til Prosjekt > Prosjekter i hovedmenyen.
- Klikk deg inn på selve prosjektet.
- Åpne fanen «Detaljer».
- Under «Prosjektdetaljer» angir du hvem som skal være prosjektleder i feltet «Prosjektleder».
- Nyttig for når fakturaer føres på et prosjekt.
Prosjektattestant defineres på hvert enkelt prosjekt. En prosjektattestant har ansvar for kontroll og godkjenning av bilagsføringen til prosjektet, men har ikke den operative prosjektstyringsrollen som prosjektlederen har.
- Nyttig når prosjekter skal ha en egen godkjenningsrolle som ikke er prosjektlederen selv.
- Er ingen prosjektattestant tilknyttet prosjektet, hoppes steget over i flyten.
Nærmeste leder defineres på hver enkelt ansatt, eller som en masseendring i ansattoversikten.
- På en leverandørfaktura brukes rollen når fakturalinjene er knyttet til en ansatt. Da går fakturaen til den ansattes nærmeste leder når nærmeste leder er valgt i attesteringsflyten.
- Er ingen ansatt knyttet til fakturaen, hoppes steget over i flyten.
Les mer om hvordan du registrerer nærmeste leder på en ansatt her.
Når du etablerer roller først, blir det enklere å bygge fleksible attesteringsflyter senere. Da slipper du å endre oppsettet hver gang en person byttes ut.
2. Sett opp attesteringsflyten
Når roller og tilganger er på plass, kan du opprette selve flyten. Gå til Selskap > Attesteringsinnstillinger i hovedmenyen, og åpne seksjonen «Leverandørfaktura».
Her kan du:
- velge roller, enkeltpersoner (eller grupper, kun for Pro- og Komplett kunder) som attestanter.
- definere ett godkjenningsnivå, (eller flere, kun for Pro- og Komplett kunder)
- sette beløpsgrenser per steg.
- tilpasse flyten etter behov i virksomheten
Reiser og utlegg har sin egen seksjon på samme side. Du styrer derfor de to flytene helt uavhengig av hverandre.
Vil du se hvordan du bygger en flyt steg for steg? Klikk på «Neste» nederst på denne siden.
Tips!
Start enkelt, og utvid flyten etter hvert som behovene blir tydeligere.
Ofte stilte spørsmål
Hva innebærer den nye løsningen for attestering av leverandørfaktura?
Den nye løsningen gir deg en mer fleksibel og strukturert måte å godkjenne leverandørfakturaer på.
- Du kan sette opp en fast attesteringsrekkefølge med flere steg. (Kun for Pro- og Komplett kunder)
- Du kan kombinere roller, grupper og enkeltpersoner i samme flyt. (Kun for Pro- og Komplett kunder)
- Du kan endre eller tilpasse flyten uten store omstillinger.
- Du kan legge til en attestant underveis, uten å avvise bilaget først.
Dette betyr at kontroll og godkjenning samles i én og samme løsning. Resultatet er færre flaskehalser og en mer effektiv godkjenningsprosess.
Hva skjer med attesteringen jeg har satt opp i dag?
Oppsettet ditt følger med over i den nye løsningen.
- Attestantene og beløpsgrensene du har i dag flyttes over i samme rekkefølge. (Kun for Pro- og Komplett kunder)
- Leverandørattestanter som er satt på leverandørene beholdes.
- Hver gang du lagrer en flyt, velger du selv om endringen skal gjelde kun nye bilag, eller også bilag som allerede er til behandling.
Velger du at endringen skal gjelde bilag som er under behandling, blir også avviste bilag flyttet over i den nye flyten.
Selv om ditt gamle oppsett følger med, anbefaler vi at du går gjennom flyten din i attesteringsinnstillingene, slik at rekkefølgen og beløpsgrensene stemmer med rutinene deres.
Kan jeg bokføre en leverandørfaktura før den er attestert?
Som standard må fakturaen være ferdig attestert før den kan bokføres. Sender du den til hovedbok før flyten er fullført, får du beskjed om at bilaget må attesteres først.
- Trenger dere en annen rutine, kan du åpne for bokføring før attestering i attesteringsinnstillingene.
- Fakturaer med et beløp under den nedre beløpsgrensen i flyten krever ingen attestering, og kan bokføres direkte.
Kan regnskapsbyrået attestere leverandørfakturaer?
Ja, du kan legge til regnskapsbyrået som attestant når du setter opp flyten din. I attestantlisten dukker byrået opp med de andre attestantene du kan velge.
Det er byrået du legger til, ikke den enkelte regnskapsfører i byrået.
Slik legger du til byrået som attestant:
- Gå til Selskap > Attesteringsinnstillinger i hovedmenyen.
- Åpne seksjonen «Leverandørfaktura».
- Trykk på «Legg til attestant», og velg byrået (vises med byråets navn) i attestantlisten.