Hva er attestering?
Attestering betyr at du kontrollerer og godkjenner bilag og utbetalinger før de betales og bokføres. Attesteringen gjøres vanligvis av utvalgte personer i selskapet, ofte med ulike godkjenningsnivåer for beløp av ulik størrelse. Personer med denne rollen kalles attestanter.
Vil du være trygg på at reiseregninger og utlegg blir godkjent riktig – hver gang?
Med den nye løsningen for attestering i Tripletex får du en mer fleksibel og oversiktlig måte å godkjenne på. Du setter selv opp flyten og bestemmer rekkefølgen på attestantene.
Resultatet er mindre venting, færre misforståelser og bedre kontroll. Se videoen under for å lære mer.
Slik kommer du i gang:
Merk deg at denne funksjonen fortsatt er under utvikling og kun er tilgjengelig for Pro- og Komplett-kunder.
- Gå til Reiser og utlegg > Oversikt i hovedmenyen.
- Klikk på «Aktiver pilot». Hvis du ikke finner banneret, og du ikke har aktivert piloten, ta kontakt med Tripletex support!
For en smidig oppstart anbefaler vi at du følger disse stegene:
1. Definer roller og ansvar først
Vi anbefaler å benytte roller i stedet for enkeltpersoner for en mer robust attesteringsflyt.
Start med å avklare hvem som skal godkjenne hva i virksomheten. Hvis det ikke finnes brukere med en gitt rolle i en attesteringsflyt, hoppes rollen over i flyten.
Hvis en enkeltperson skal attestere, må personen ha brukertilgangen «det kan føres lønn, reiseregninger, utlegg m.m. på bruker».
Typiske roller kan være:
Defineres på hver enkelt avdeling i Selskap > Avdelinger.
En avdelingsleder i Tripletex har ansvar for drift og styring av en spesifikk avdeling i selskapet.
- Nyttig for å definere personer med ansvar for en avdeling.
Nærmeste leder (ansattattestant) defineres på hver enkelt ansatt eller via masseredigering i ansattoversikten.
- Nyttig når du skal attestere etter personalansvar i stedet for avdelingsansvar.
- Standard nærmeste leder er avdelingslederen til den ansatte, men du kan sette en annen person som ansattattestant.
Prosjektleder defineres på hvert enkelt prosjekt.
En prosjektleder i Tripletex har ansvar for å administrere og lede prosjekter.
- Gå til Prosjekt > Prosjekter i hovedmenyen.
- Klikk deg inn på selve prosjektet.
- Gå til fanen «Detaljer».
- Under «Prosjektdetaljer» angir du i feltet «Prosjektleder» hvem som skal være den nye prosjektlederen.
Prosjektattestant defineres også på hvert enkelt prosjekt. En prosjektattestant har ansvar for kontroll og godkjenning, men har ikke en operativ prosjektstyringsrolle som prosjektleder.
- Nyttig når du ønsker at prosjekter skal ha en egen godkjenningsrolle som ikke er prosjektlederen.
- Hvis prosjektattestanten velges i attesteringsflyten til selskapet, men det ikke er valgt prosjektattestant på et prosjekt, blir prosjektlederen attestant i stedet.
Når du etablerer roller først, blir det enklere å bygge fleksible attesteringsflyter senere. Da slipper du å endre oppsettet hver gang en person byttes ut.
2. Tildel nødvendige tilganger
Skal attestanter ha tilgang til å redigere bilag de skal attestere?
Sørg for at hver attestant har de brukertilgangene de trenger for sine oppgaver. Da unngår du stopp i flyten – og alle kommer riktig i gang fra start. Les mer om hvilke tilganger du kan gi innen bilagsregistrering her.
Personer som legges inn i en attesteringsflyt får automatisk nødvendig lese- og godkjenningstilgang til reiser og utlegg de skal godkjenne.
3. Sett opp attesteringsflyten
Når roller og tilganger er på plass, kan du opprette selve flyten. Gå til Selskap > Attesteringsinnstillinger i hovedmenyen.
Her kan du:
- velge roller eller enkeltpersoner som attestanter
- definere ett eller flere godkjenningsnivåer
- tilpasse flyten etter behov i virksomheten
Trykk på «Neste» nederst på siden for å lese mer om hvordan du lager din egen attesteringsflyt (attesteringsrekkefølge).
Tips!
Start enkelt, og utvid flyten etter hvert som behovene blir tydeligere.
Ofte stilte spørsmål
Hva innebærer den nye løsningen for attestering av reiser og utlegg?
Den nye løsningen gir deg en mer fleksibel og strukturert måte å godkjenne reiser og utlegg på.
- Du kan sette opp en fast attesteringsrekkefølge.
- Du kan kombinere roller og enkeltpersoner i samme flyt.
- Du kan endre eller tilpasse flyten uten store omstillinger.
Dette betyr at kontroll og godkjenning samles i én og samme løsning. Resultatet er færre flaskehalser og en mer effektiv godkjenningsprosess.
Hvordan fungerer «Kan attestere egne reiser og utlegg»?
Innstillingen «Kan attestere egne reiser og utlegg» styrer om en attestant kan godkjenne sine egne reiseregninger og utlegg.
- Når innstillingen er aktivert, godkjenner attestanten egne registreringer på vanlig måte.
- Når innstillingen er deaktivert, byttes attestanten automatisk ut med nærmeste leder i stegene der personen ellers ville attestert seg selv. Dette skjer automatisk – du trenger ikke legge nærmeste leder inn i flyten.
Har du avdelinger, er nærmeste leder som standard satt til avdelingsleder. Har du ikke avdelinger, er ingen valgt som standard. Du endrer dette per ansatt under Ansatte > Arbeidsforhold, eller som en masseendring i ansattoversikten. Les mer om hvordan du registrerer nærmeste leder på en ansatt her.
Eksempel: Prosjektleder som leverer eget utlegg
Flyten din har Prosjektleder som attestant, og «Kan attestere egne reiser og utlegg» er deaktivert. Når prosjektlederen registrerer et eget utlegg, byttes prosjektlederen ut med sin egen nærmeste leder. Slik beholder du kontroll over hvem som godkjenner egne krav, uavhengig av hvilken rolle personen har i flyten.
Hvor går utlegget når øverste leder leverer det selv?
Øverste leder – for eksempel daglig leder – har ofte ingen nærmeste leder over seg. Når «Kan attestere egne reiser og utlegg» er deaktivert, finnes det da ingen å delegere godkjenningen til automatisk. Da blir ikke kravet sendt videre av seg selv, og det blir liggende uten attestant.
Slik sikrer du at også øverste leder sine reiser og utlegg blir godkjent:
- Sett en nærmeste leder på personen. Velg for eksempel styreleder eller en annen i ledelsen som ansattattestant under Ansatte > Arbeidsforhold, eller som en masseendring i ansattoversikten. Da rutes kravet automatisk dit.
- Bruk en selskapsattestant som siste utvei. En selskapsattestant – ofte daglig leder eller styreleder – kan se og godkjenne alle bilag som ligger til attestering. Les mer om hvordan du setter opp en selskapsattestant her.
Hvem som til slutt skal godkjenne øverste leder sine krav, er en intern rutine dere bestemmer i selskapet.
Eksempel: Avdelingsleder som leverer eget utlegg
Flyten din har Avdelingsleder som attestant, og «Kan attestere egne reiser og utlegg» er deaktivert. Når avdelingslederen registrerer et eget utlegg, byttes avdelingslederen ut med sin egen nærmeste leder. Slik unngår du at noen godkjenner egne krav, uten at du trenger å legge flere personer inn i flyten.
Hvordan fungerer automatiske påminnelser?
Automatiske påminnelser bidrar til å holde oversikt og sikre at viktige oppgaver blir utført i tide. Når fristen for å attestere nærmer seg, sendes et varsel til den som skal attestere.
Påminnelser sendes via app eller web, avhengig av mottakerens innstillinger.