Hva er attestering?
Attestering innebærer at du kontrollerer og godkjenner bilag og utbetalinger før noe betales og bokføres. Attesteringen gjøres vanligvis av utvalgte personer i selskapet, ofte med ulike godkjenningsnivåer for beløp av ulik størrelse. Personer med denne rollen kalles attestanter.
I Tripletex kan rutiner for attestering settes opp slik at det er enkelt å sende bilag til attestering, og enkelt for den ansvarlige å gjennomføre godkjenningen elektronisk.
Vil du være trygg på at reiseregninger og utlegg blir godkjent riktig – hver gang?
Med den nye løsningen for attestering i Tripletex får du en mer fleksibel og oversiktlig måte å godkjenne på. Du setter selv opp flyten og bestemmer rekkefølgen på attestantene.
Resultatet? Mindre venting, færre misforståelser og bedre kontroll. Se videoen under for å lære mer.
Slik kommer du i gang:
Merk at denne funksjonen fortsatt er under utvikling og kun er tilgjengelig for Pro- og Komplett-kunder.
- Gå til Reiser og utlegg > Oversikt i hovedmenyen.
- Klikk på «Aktiver pilot». Hvis du ikke finner banneret, og du ikke har aktivert piloten, ta kontakt med Tripletex support!
For en smidig oppstart anbefaler vi at du kommer i gang i denne rekkefølgen:
1. Definer roller og ansvar først
Vi anbefaler å benytte roller i stedet for enkeltpersoner for en mer robust attesteringsflyt.
Start med å avklare hvem som skal godkjenne hva i virksomheten. Hvis det ikke finnes brukere med en gitt rolle i en attesteringsflyt, hoppes rollen over i flyten.
Hvis en enkeltperson skal attestere, må personen ha brukertilgangen «det kan føres lønn, reiseregninger, utlegg m.m. på bruker».
Typiske roller kan være:
Defineres på hver enkelt avdeling i Selskap > Avdelinger.
En avdelingsleder i Tripletex har ansvar for drift og styring av en spesifikk avdeling i selskapet.
- Nyttig for å definere personer med ansvar for en avdeling.
Nærmeste leder (ansattattestant) defineres på hver enkelt ansatt eller via masseredigering i ansattoversikten.
- Nyttig når du skal attestere etter personalansvar i stedet for avdelingsansvar.
- Standard nærmeste leder er avdelingslederen til den ansatte, men du kan sette en annen person som ansattattestant.
Prosjektleder defineres på hvert enkelt prosjekt.
En prosjektleder i Tripletex har ansvar for å administrere og lede prosjekter.
- Gå til Prosjekt > Prosjekter i hovedmenyen.
- Klikk deg inn på selve prosjektet.
- Gå til fanen «Detaljer».
- Under «Prosjektdetaljer» angir du i feltet «Prosjektleder» hvem som skal være den nye prosjektlederen.
Prosjektattestant defineres også på hvert enkelt prosjekt. En prosjektattestant har ansvar for kontroll og godkjenning, men har ikke en operativ prosjektstyringsrolle som prosjektleder.
- Nyttig når du ønsker at prosjekter skal ha en egen godkjenningsrolle som ikke er prosjektlederen.
- Hvis prosjektattestant velges i attesteringsflyten til selskapet, men det ikke er valgt prosjektattestant på et prosjekt, blir prosjektleder attestant i stedet.
Når du etablerer roller først, blir det enklere å bygge fleksible attesteringsflyter senere. Da slipper du å endre oppsettet hver gang en person byttes ut.
2. Tildel nødvendige tilganger
Skal attestanter ha tilgang til å redigere bilag de skal attestere?
Sørg for at hver attestant har de brukertilgangene de trenger for sine oppgaver. Da unngår du stopp i flyten – og alle kommer riktig i gang fra start. Les mer om hvilke tilganger du kan gi innen bilagsregistrering her.
Personer som legges inn i en attesteringsflyt får automatisk nødvendig lese- og godkjenningstilgang til reiser og utlegg de skal godkjenne.
3. Sett opp attesteringsflyten
Når roller og tilganger er på plass, kan du opprette selve flyten. Gå til Selskap > Attesteringsinnstillinger i hovedmenyen.
Her kan du:
- velge roller eller enkeltpersoner som attestanter
- definere ett eller flere godkjenningsnivåer
- tilpasse flyten etter behov i virksomheten
Trykk på «Neste» nederst på siden for å lese mer om hvordan du lager din egen attesteringsflyt (attesteringsrekkefølge).
Tips!
Start enkelt, og utvid flyten etter hvert som behovene blir tydeligere.
Ofte stilte spørsmål
Hva innebærer den nye løsningen for attestering av reiser og utlegg?
Den nye løsningen gir deg en mer fleksibel og strukturert måte å godkjenne reiser og utlegg på.
- Du kan sette opp en fast attesteringsrekkefølge.
- Du kan kombinere roller og enkeltpersoner i samme flyt.
- Du kan endre eller tilpasse flyten uten store omstillinger.
Dette betyr at kontroll og godkjenning samles i én og samme løsning. Resultatet er færre flaskehalser og en mer effektiv godkjenningsprosess.
Hvordan fungerer «Kan attestere egne reiser og utlegg»?
- Når innstillingen er aktivert, godkjenner attestanten egne registreringer på vanlig måte.
- Når innstillingen er deaktivert, erstattes attestanten automatisk med nærmeste leder i stegene der personen ellers ville attestert selv. Dette skjer automatisk – du trenger ikke legge inn nærmeste leder i flyten.
Eksempel: Prosjektleder som registrerer eget utlegg
Når prosjektlederen registrerer et eget utlegg, vil prosjektlederen bli byttet ut med deres nærmeste leder i stedet. Slik unngår du at noen godkjenner sine egne utlegg og reiseregninger – uten at du trenger å legge noen flere i selve flyten.
Slik beholder du kontroll over hvem som godkjenner egne krav, uavhengig av hvilken rolle personen har i flyten.
Hvordan fungerer automatiske påminnelser?
Automatiske påminnelser bidrar til å holde oversikt og sikre at viktige oppgaver blir utført i tide. Når fristen for å attestere nærmer seg, sendes et varsel til den som skal attestere.
Påminnelser sendes via app eller web, avhengig av mottakerens innstillinger.