Attestering av leverandørfaktura er fortsatt under utvikling, og foreløpig kun tilgjengelig for selskaper som er med i piloten.
En attesteringsflyt bestemmer hvem som skal godkjenne en leverandørfaktura, i hvilken rekkefølge, og fra hvilket beløp. Du bygger flyten selv, og kan endre den når rutinene endrer seg.
Slik lager du din første attesteringsflyt for leverandørfaktura:
Gå til Selskap > Attesteringsinnstillinger i hovedmenyen. Leverandørfaktura og reiser og utlegg har hver sin flyt uavhengig av hverandre.
Les mer om attesteringsflyten for reiser og utlegg her.
- Åpne seksjonen «Leverandørfaktura», og slå på attestering for leverandørfaktura.
- Klikk på «Sett opp flyt» for å sette opp din egen attesteringsflyt.
- Velg attestant: Du kan velge en rolle, for eksempel leverandørattestant eller avdelingsleder, og/eller en spesifikk person.
Kombinering av ansatte og flere steg i flyten er kun tilgjengelig for Pro- og Komplett kunder
- Kombiner ansatte, roller og grupper. Velg om alle eller kun noen i gruppen må godkjenne.
- Fleksibel flyt: Ønsker du flere steg i flyten din? Klikk på «Legg til attestant» for å legge til et nytt steg.
- Du kan endre rekkefølgen på attestantene ved å klikke og holde i prikkene til høyre for å flytte på et steg. Hvis det ikke finnes brukere med rollen du legger til, hoppes rollen over i flyten.
- Beløpsgrenser: Sett eventuelle beløpsgrenser per steg i flyten. Beløpsgrensen er en nedre grense for når steget slår inn. På den måten kan flyten variere basert på beløp.
- Automatiske påminnelser: Velg når attestanten skal få en automatisk påminnelse. For leverandørfakturaer kan du både sette antall dager etter at bilaget ble mottatt for attestering, og antall dager før fakturaen forfaller.
Velg hva som skal skje med bilag som allerede er til behandling
Når du lagrer en endring i flyten, får du spørsmål om endringen skal gjelde:
- Kun nye bilag: bilag som allerede er til behandling fortsetter i flyten de startet i.
- Nye bilag og bilag under behandling: alle bilag som ikke er ferdig attestert flyttes over i den nye flyten, og attestantene får varsel på nytt.
Velger du at endringen skal gjelde bilag under behandling, blir også avviste bilag flyttet over i den nye flyten.
Har ditt selskap en attestant som er midlertidig utilgjengelig?
En stedfortreder gir en mer fleksibel løsning for attestering som takler ferie, sykdom og fravær.
- Klikk på «Legg til stedfortreder» i bunnen av attesteringsflyten din.
- Angi perioden stedfortrederen skal gjelde fra og til, og klikk på «Legg til».
- Bilag rutes automatisk til stedfortrederen i perioden.
- Du kan redigere og slette stedfortredere som er registrert.
Stedfortredere får automatisk de rollene de trenger for å attestere i perioden, men kan mangle tilgang til å redigere bilagene de skal attestere.
Eksempel på en attesteringsflyt:
1. I dette eksemplet er leverandørattestanten første steg, og skal godkjenne alle fakturaer fra sine leverandører.
2. Flyten går videre til avdelingsleder, som godkjenner alle fakturaer ført på sin avdeling.
3. I siste steg må en enkeltperson, som i dette eksemplet er daglig leder, godkjenne hvis beløpet er på minst 50 000,-
*Hvis det ikke finnes brukere med en gitt rolle i flyten, hoppes rollen over.