Slik bruker du bilagsimporten – Tripletex hjelpesenter

Hva er bilagsimport?

Bilagsimport lar deg laste opp flere bilag på én gang via en CSV- eller Excel-fil. Det sparer deg for manuell inntasting og er spesielt nyttig ved periodeavslutning eller ved overgang fra et annet system.

Last alltid ned eksempelfilen (Eksempelfil (Excel)) direkte fra bilagsimporten. Da er du sikker på at du bruker den nyeste versjonen.

Slik importerer du bilag

Med bilagsimport får du full oversikt over alle bilag — uten å legge inn hvert enkelt manuelt. Slik gjør du det:

Gå til Bilag > Import (ny) i hovedmenyen.
Klikk på «Eksempelfil (Excel)» for å hente den offisielle malen.
Fyll ut malen med bilagsdata (se kolonneforklaringen nedenfor for hva som kreves).
Lagre filen i riktig format (CSV eller Excel).
Klikk på opplastingsikonet under «Velg fil» og velg importfilen din.
Klikk «Neste» for å laste opp filen.
I neste trinn velger du hvilke felter i Tripletex som samsvarer med kolonnene i filen du har lastet opp. Her vil Assistenten foreslå felter for deg, men disse kan endres ved å klikke på feltet.

(Merk: Du må ikke tildele alle kolonnene et felt i Tripletex, men dato, kontonummer og beløp må være på plass).
Når kolonnene i importfilen har blitt tildelt et felt i Tripletex, klikk «Neste».
Se over at innholdet fra filen stemmer. Dersom du ønsker å gjøre endringer, kan du gjøre dette direkte herfra ved å trykke på feltet du ønsker å gjøre endringer i.

Tripletex fanger opp eventuelle feil i filen ved innlastning som kan gi valideringsfeil ved import. Nødvendige korrigeringer vil dukke opp med et varselikon ved hver kolonnene som må korrigeres. Korrigeringen utføres direkte i Tripletex per kolonne. Korrigerer du ikke kolonnene som er markert med varselikon, vil de ikke bli med i importen.
Når eventuelle endringer er gjort, klikk på «Start import».

Hvilke kolonner må jeg ha med i importfilen?

Eksempelfilen har faste kolonnenavn som må beholdes nøyaktig som de er — store og små bokstaver teller. Legger du til egne kolonner, vil de bli ignorert ved import. Det er tre kolonner som er påkrevd for å kunne gjennomføre importen uten valideringsfeil:

Dato (ÅÅÅÅ-MM-DD)
Kontonummer
Beløp

Hvor finner jeg tilbake til de importerte bilagene?

For å finne tilbake til bilagene du har importert kan du enten gå til Bilagsoversikten direkte fra siste trinn i importen, eller gå til Bilag > Bilagsoversikt.

I Bilagsoversikt (Journal) kan du klikke på «Flere valg» og huker på «Vis kun importerte bilag» dersom du kun ønsker å se importerte bilag.

Vanlige feil og løsninger

Får du feil ved import? Her er de vanligste årsakene og hvordan du løser dem raskt.

«Følgende overskrifter mangler i importfilen»

En eller flere kolonnenavn er feil skrevet eller mangler i filen din. Sjekk at du bruker den offisielle importmalen og at du ikke har endret kolonnenavnene. Selv et ekstra mellomrom i en overskrift kan føre til feilen.

«Ugyldig konto» eller kontoen finnes ikke

Kontonummeret du har oppgitt finnes ikke i kontoplanen din. Gå til Regnskap > Kontoplan i hovedmenyen og kontroller at kontoen er opprettet i Tripletex før du prøver igjen.

Importen feiler uten tydelig feilmelding

Sjekk at filen er lagret i riktig format (CSV eller Excel) og at ingen celler inneholder spesialtegn. Vi anbefaler å åpne en ny, tom mal og lime inn dataene dine fremfor å formatere om en eksisterende fil.

Bilagene importeres, men tallene er feil

Dette skyldes ofte at desimaltegnet i filen ikke samsvarer med systeminnstillingene. Bruk punktum (.) som desimaltegn i CSV-filer, og sjekk at beløp ikke inneholder tusenskilletegn.

Tips!

Importer gjerne noen få testbilag først for å bekrefte at format og kontoer er riktige — da unngår du å rette opp mange bilag i etterkant.