Hva er leverandørfaktura i Tripletex?
Leverandørfaktura er siden i bilagsmottaket der du fører fakturaene du får fra leverandørene dine. Den erstatter enkel og detaljert føring, og samler leverandør, kontering og betaling på én side.
Har du Basis, er leverandørfakturaen slått på. Har du Smart eller Komplett, slår du den på med «Aktiver» i banneret i bilagsmottaket. Ser du ikke dette banneret, er ikke løsningen tilgjengelig for din konto enda.
Har du Pro, registrerer du leverandørfakturaen slik.
Du åpner leverandørfakturaen fra bilagsmottaket. Mens fakturaen ligger der, lagres endringene dine automatisk. Les mer om bilagsmottaket her.
Slik fyller du ut leverandørfakturaen
Velg leverandøren fakturaen er fra i feltet «Leverandør». Finnes ikke leverandøren, klikker du på «Ny leverandør» i nedtrekkslisten.
Når leverandøren er valgt, åpner du leverandørkortet med «Leverandørdetaljer» i feltet. Med «Fakturahistorikk» ser du fakturaene du har fått fra leverandøren tidligere.
Har du ført fakturaer fra leverandøren før, fyller Tripletex inn konteringen fra forrige faktura. Det skjer så lenge du ikke har endret noe på fakturaen ennå.
Fyll inn fakturanummer, fakturadato, forfallsdato og beløp. Du kan også legge til en beskrivelse og en kommentar. Feltene med stjerne må fylles inn.
Kommer fakturaen som EHF, hentes fakturanummeret fra fila, og feltet kan ikke endres.
Er fakturaen allerede registrert, ser du en melding under fakturanummeret med lenke til bilaget. Er en EHF-faktura likevel ikke et duplikat, klikker du på «Legg til suffiks» i meldingen. Da får fakturanummeret et tillegg, og du kan føre fakturaen.
Her fører du kostnadskonto, mva-kode og beløp for innkjøpet, og eventuelt avdeling og prosjekt. Seksjonen har to faner, «Kostnader» og «Ordrelinjer». Begge viser den samme fakturaen, bare på to detaljnivåer.
Har du Basis, ser du bare «Kostnader», uten faner. Fakturaen samles da i én kostnad per mva-kode, og du kan skrive en egen beskrivelse for hver kostnad.
Fanen «Kostnader»
«Kostnader» viser fakturaen samlet. Ordrelinjer med samme kostnadskonto, mva-kode og dimensjoner slås sammen til én kostnad med summen av beløpene. Usikker på kontoen? Les mer om hvilken kostnadskonto du skal føre på her.
Endrer du kostnadskonto, mva-kode, avdeling eller prosjekt på en kostnad, gjelder endringen alle ordrelinjene i den. Det er nyttig når hele fakturaen skal føres likt.
Fanen «Ordrelinjer»
«Ordrelinjer» viser hver linje på leverandørens faktura. Linjene kommer fra EHF-fila, eller fra PDF-en når Tripletex har tolket den. Her fører du kostnadskonto, mva-kode, beløp og dimensjoner per linje, for eksempel når fakturaen skal fordeles på flere avdelinger eller prosjekter.
Vil du endre flere linjer samtidig, huker du av for dem og klikker på «Rediger». Når du går tilbake til «Kostnader», er linjene med like verdier slått sammen på nytt.
Har fakturaen ingen ordrelinjer fra leverandøren, for eksempel når du fører den manuelt, er «Ordrelinjer» grå. Da fører du alt i «Kostnader».
Når du endrer beløp eller rader i «Kostnader»
Endrer du et beløp, legger til en ny rad, eller fordeler eller sletter en kostnad i «Kostnader», kobles kostnadene fra ordrelinjene. Kostnadene blir da fakturaens linjer, og du fører videre i «Kostnader». Vil du beholde ordrelinjene fra leverandøren, gjør du disse endringene i «Ordrelinjer» i stedet.
Kom fakturaen med ordrelinjer, viser «Ordrelinjer» nå leverandørens opprinnelige linjer, men bare til visning. Vil du tilbake til dem, klikker du på lenken i meldingen øverst i fanen og bekrefter. Endringene du har gjort i «Kostnader», blir da borte.
Her registrerer du hvordan og når fakturaen skal betales. Med «Registrer betaling» slått på velger du betalingstype og betalingsdato, og kontrollerer beløpet. Betalingsdatoen følger forfallsdatoen til du endrer den selv.
Velger du en betalingstype som går via bankintegrasjonen, fyller du også inn kontonummer og KID-nummer eller melding. Betaler du til utlandet, fyller du i tillegg inn opplysninger om mottakeren og banken.
Skal du betale senere, slår du av «Registrer betaling». Fakturaen blir da liggende som en åpen post i leverandørreskontroen.
Har leverandøren åpne kreditnotaer, trekker du dem fra fakturabeløpet med «Trekk fra kreditnota». Les mer om å trekke fra en kreditnota her.
Er det allerede registrert en betaling på fakturaen, ser du betalingene og hva som er utestående. Vil du legge til en betaling til, klikker du på «Registrer betaling».
Når du er ferdig, velger du en av knappene nederst på siden:
- «Bokfør» bokfører fakturaen. Har du registrert en betaling via bankintegrasjonen, godkjenner du den under Bank > Betalinger.
- «Send til "Ikke bokførte bilag"» lagrer fakturaen uten å bokføre den, slik at du eller regnskapsføreren kan bokføre den senere. Les mer om ikke bokførte bilag her.
Har du huket av for «Gå rett til godkjenning av betaling etter bokføring» i betalingsseksjonen, heter knappen «Bokfør og betal». Da går du rett videre til å godkjenne betalingen når fakturaen er bokført.
Du kan også endre en bokført leverandørfaktura og lagre endringene med «Lagre», så lenge perioden ikke er lukket og bilaget ikke er reversert.
I menyen ved siden av knappene finner du flere valg, blant annet:
- «Last opp vedlegg» for å legge flere dokumenter på bilaget
- «Endringslogg» for å se hvem som har endret fakturaen, og når
- «Vis kommentar fra leverandør» når leverandøren har lagt ved en kommentar
- «Reverser» når du skal korrigere en bokført faktura. Les mer om å reversere bilag her.
Har du innspill til siden, klikker du på «Gi tilbakemelding» nederst på siden.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor ser jeg ikke den nye leverandørfakturaen?
Leverandørfakturaen er ikke tilgjengelig når selskapet bruker bilagsautomatisering eller den gamle løsningen for attestering. Da fører du fakturaene med enkel eller detaljert føring som før. Bruker dere attestering, kan du lese om den nye attesteringsløsningen her.
Bilag som lå i bilagsmottaket før leverandørfakturaen ble slått på, åpnes fortsatt med den gamle føringen. Bilag du laster opp etterpå, åpnes som leverandørfaktura.
Hvorfor får jeg ikke fylt inn antall eller mengde på en kostnad?
Består kostnaden av flere ordrelinjer, er feltene for antall og mengde låst i «Kostnader». Da fyller du dem inn per linje i «Ordrelinjer».
Vil du heller føre én samlet mengde, legger du til en ny rad i «Kostnader». Da kobles kostnadene fra ordrelinjene, og feltene åpner seg. Slett den nye raden etterpå hvis du ikke trenger den.
Tips!
Du kan også be Assistenten bokføre leverandørfakturaen for deg. Skriv for eksempel «Bokfør leverandørfakturaen fra Leverandør 1 som ligger i bilagsmottaket».