Slik bruker du bilagsimporten

Med bilagsimport får du full oversikt over alle bilag — uten å legge inn hvert enkelt manuelt. Slik gjør du det:

1. Gå til Bilag > Import (ny) i hovedmenyen.

2. Klikk på «Eksempelfil (Excel)» for å laste ned en mal.
3. Fyll ut malen med bilagsdata. Se beskrivelse av kolonner tilgjengelig i importen her.
4. Lagre filen i riktig format (CSV eller Excel).
5. Klikk på opplastingsikonet under «Velg fil» og velg importfilen din.
6. Klikk «Neste» for å laste opp filen.

7. I neste trinn velger du hvilke felter i Tripletex som samsvarer med kolonnene i filen du har lastet opp. Her vil Assistenten foreslå felter for deg, men disse kan endres ved å klikke på feltet. 
   
   (Merk: Du må ikke tildele alle kolonnene et felt i Tripletex, men dato, kontonummer og beløp må være på plass).

8. Når kolonnene i importfilen har blitt tildelt et felt i Tripletex, klikk «Neste».
9. Se over at innholdet fra filen stemmer. Bilagene er gruppert med mellomrom, og hvert bilag avsluttes med en summeringslinje som viser om bilaget går i null.
10. Ønsker du å gjøre endringer, klikker du på feltet du vil rette. Du kan også slette enkeltlinjer du ikke vil ha med, og da valideres bilaget på nytt med én gang.

Tripletex fanger opp feil i valideringssteget. Feltene som må rettes er markert med et varselikon. Gjelder feilen et beløp, viser meldingen også differansen, slik at du ser nøyaktig hvor mye som mangler eller er for mye. Retter du ikke feilene her, blir hele bilaget som linjen tilhører ikke importert.

11. Når eventuelle endringer er gjort, klikk på «Start import».

Det er tre kolonner som er påkrevd for å kunne gjennomføre en import uten valideringsfeil:

• Dato (ÅÅÅÅ-MM-DD)
• Kontonummer
• Beløp

Vil du ha en oversikt over alle kolonner tilgjengelige ved bilagsimporten? Se beskrivelse av alle kolonnene her.

Du bruker fortegn i Beløp-kolonnen i stedet for egne debet- og kreditkolonner:

• Positivt beløp = debet
• Negativt beløp = kredit

Linjer som har samme Bilagsnummer blir til ett bilag i Tripletex. Summen av beløpene på bilaget må bli 0, og posteringene må gå i null per dato.

Du legger inn bruttobeløpet på linjen og setter riktig Mva-kode. Da beregner og bokfører Tripletex mva-en automatisk, slik at du slipper å regne den ut selv.

Kommer filen fra et annet system som splitter mva ut på egne linjer, fjerner du de linjene og endrer beløpet på kostnads- eller inntektslinjen til bruttobeløp.

På linjer med utenlandsk valuta fyller du ut både Valutakode og Beløp i valuta, og lar Beløp stå tomt. Tripletex regner om til norske kroner med kursen på bilagsdatoen når bilaget opprettes.

Husk at valutalinjene også må gå i null.

For å finne tilbake til bilagene du har importert kan du enten gå til Bilagsoversikten direkte fra siste trinn i importen, eller gå til Bilag > Bilagsoversikt.

I Bilagsoversikt (Journal) kan du klikke på «Flere valg» og huker på «Vis kun importerte bilag» dersom du kun ønsker å se importerte bilag.

Et bilag blir bare importert når summen av linjene er 0. Summeringslinjen nederst på hvert bilag viser deg svaret med én gang: står det 0, balanserer bilaget, og står det et annet tall, er det differansen du mangler.

Sjekk disse tre tingene når summen ikke stemmer:

• Har alle linjene i bilaget samme Bilagsnummer?
• Er fortegnene riktige — positivt for debet og negativt for kredit?
• Går posteringene i null per dato, og ikke bare totalt?

Bruker du valuta, husk at linjene med Beløp i valuta også teller med i summen.

Bilagstype slås opp på navn, ikke på nummer. Har filen en tallkode fra et tidligere system, treffer den ingen bilagstype i Tripletex.

Skriv inn navnet på en aktiv bilagstype i stedet, eller la kolonnen stå uten felt i mappingsteget — da setter Tripletex bilagstypen for deg. Bilagstypen gjelder hele bilaget, så du retter den én gang per bilag.

Kontonummeret du har oppgitt finnes ikke i kontoplanen din. Gå til Regnskap > Kontoplan i hovedmenyen og kontroller at kontoen er opprettet i Tripletex før du prøver igjen.

Tripletex leser desimaltall både med komma (1234,56) og med punktum (1234.56), og desimalene beholdes også når du bruker Excel. Da er tusenskille den vanligste kilden til feil tall.

Skriv derfor beløpene uten tusenskille, slik at 106 180,00 blir 106180,00. Da er det ingen tvil om hva som er desimaltegn, og beløpet havner riktig.

Forslagene i mappingsteget er et utgangspunkt, og du kan bestemme mappingen selv. Klikk på feltet over kolonnen og velg riktig felt fra listen. Skal en kolonne ikke være med i det hele tatt, lar du den stå uten felt.