Hva er bankavstemming?
Bankavstemming er avstemming av regnskapet mot banken. Hensikten er å kontrollere at alt som har gått inn og ut av bankkontoen matcher det som er ført i regnskapet. Bankavstemming er obligatorisk for aksjeselskap, men valgfritt for enkeltpersonforetak uten regnskapsplikt.
Vi anbefaler likevel at du gjør det, siden det er en effektiv måte å sjekke at alle inntekter og utgifter er bokført korrekt.
Du må ha bankintegrasjon for å bruke automatisk bankavstemming.
Gå til Bank > Bankavstemming > Automatisk for å se automatisk bankavstemming.
Klikk på boksene under for å lære mer om funksjonene i automatisk bankavstemming.
Øverst på siden ser du saldo på regnskapskontoen, saldo på kontoutskriften fra banken og differansen mellom dem.
På venstre side finner du innbetalinger og utbetalinger som er bokført i Tripletex. På høyre side finner du kontoutskrifter med innbetalinger og utbetalinger hentet fra banken.
Tripletex matcher automatisk transaksjoner fra banken (høyre side) mot transaksjoner i regnskapet (venstre side) hvis summen og datoen samsvarer.
De godkjente postene skjules fra oversikten hvis forslaget blir godkjent.
Klikk på «Matchet» på toppen av siden for å vise dem igjen.
Forslag til matching av poster er poster som ikke automatisk har blitt matchet grunnet for høy usikkerhet. Forslagene får en stjerne og lilla farge på postene. Her kan du enten bekrefte matchene eller trykke på «x» om det ikke stemmer.
Hvis det er noen poster som har matchet seg automatisk kan du fjerne matchen ved å klikke på «Fjern match»
Renter og gebyrer fra banken som ikke er bokført, kan legges direkte inn i bankavstemmingen.
Les mer om bokføring av differanser, renter og gebyrer
- Gå til Bank > Bankavstemming > Automatisk.
- Sørg for at det er valgt riktig periode og riktig regnskapskonto.
- Huk på kontoutskriftene som inkluderer renter eller gebyrer.
- Klikk på «Bokfør» øverst i høyre hjørne.
- Velg hva du ønsker å bokføre.
6. Klikk på «Gå til innstillinger» for å se konteringsreglene for bankgebyr og renter.
Du sendes da til «Regnskap > Innstillinger» og fanen «Betalingstyper». I seksjonen «Bankavstemming» defineres oppsett for bankgebyrer og renter med mer.
Om du direktefører en kostnad/inntekt fra høyre siden i bankavstemmingen ser du et bilagsnummer oppe i høyre hjørne.
- Klikk på bilagsnummeret.
Bilaget du kommer til er bankavstemmingsbilaget.
Her kan du splitte kostnadene/inntektene på flere kostnadsbærere.
2. Velg ønsket kunde, leverandør eller eiendel i kolonnen «Kostnadsbærer». Om du ikke ser kolonnen kostnadsbærer, må du trykke på «Visningsvalg» og huke av for «Vis kostnadsbærere».
3. Klikk deretter på «Lagre».
Nå har du splittet kostnadene/inntektene på flere kostnadsbærere, og kontoutskriften lukkes opp mot de valgte kostnadsbærerne med tilsvarende beløp.
Hvis det er slik at noen poster må flyttes til en annen måned, kan du enkelt gjøre dette ved å markere posten > klikke på «flytt poster» deretter velger korrekt dato denne posten skal ligge på.
Les mer om flytting av poster her
Modulen KID-nummer på faktura fra AutoPay må være aktivert for at innbetalingene skal bokføres automatisk.
1. For å kunne se disse innbetalingene, klikker du på «Innbetalinger» oppe til høyre.
2. I listen som kommer opp kan du laste ned ønsket fil ved å klikke på pilen for å laste ned innbetalingsfilen.
3. Du får en PDF-fil av innbetalingsfilen som viser all informasjon Tripletex har mottatt fra banken.
Når alle transaksjonene er avstemt kan denne lukkes. Dette gjøres ved å klikke på «Godkjenn og lukk» .
Godkjenning av bankavstemming låser regnskapsperioden og stenger for videre bilagsføring.
Klikk på «Gjenåpne» for å låse opp en regnskapsperiode.
Når en bankavstemmingen er godkjent, låser den perioden for ytterligere føringer på kontoen. Hvis du må endre eller justere noe, kan du gjenåpne bankavstemmingen. For å gjøre dette, går du til perioden det gjelder og deretter trykker på «Åpne den nyeste bankavstemmingen»
Når regnskapsperioden er stengt for endringer, vil du ikke kunne bokføre noe på bankkontoene dine. Det du må gjøre for å kunne gjenåpne perioden for bokføring, er å klikke på «Gå til Årsregnskap». Her blir du tatt videre til Regnskap > Årsregnskap hvor du kan markere de månedene du trenger å få gjenåpnet og trykke lagre eller gjenåpne hele årsregnskapet slik at du får muligheten til å gjøre endringer i perioden.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg laste opp kontoutskrift manuelt til automatisk bankavstemming?
Det er ikke mulig å laste opp kontouskrift til automatisk bankavstemming. Aktiverer du bankintegrasjon, blir kontoutskrifter automatisk lastet opp i Tripletex.
Det mangler informasjon på venstre side av bankavstemmingen. Hva gjør jeg?
Ligger det informasjon på høyre side, men mangler på venstre side? Det betyr at en transaksjon er utført i banken som ikke er bokført i regnskapet i Tripletex. Det mangler altså ett eller flere bilag i regnskapet som må bokføres før du kan lukke avstemmingen.
Det mangler informasjon på høyre side av bankavstemmingen. Hva gjør jeg?
Opplever du at kontoutskriften ikke oppdateres og at det mangler informasjon på høyre siden?
Om du har aktivert bankintegrasjon via Autopay, må du kontakte banken for å sjekke om kontoutskriftene er sendt.
Sender banken filer som ikke dekker en hel måned, kan ikke Tripletex lese det inn. Hvis du ikke har aktivert bankintegrasjon via Autopay, må du laste ned bankfilene manuelt. Se punktet over. Du kan også utføre perioden under Bank > Bankavstemming > Manuell.
Det står «OCR sumpost» på bankutskriften. Hva betyr dette?
OCR sumpost betyr at banken har sendt inn samlede transaksjoner for alle innbetalinger for den gitte perioden.
Ta kontakt med banken din hvis du ønsker at innbetalingene ikke skal sendes inn som en sumpost (en fil med samlede transaksjoner).
Dersom disse postene ikke blir bokført i regnskapet ditt må du sjekke at du har aktivert OCR-modulen under Selskap > Mitt abonnement.
Hvilke filformater bruker jeg for å laste inn banktransaksjoner i bankavstemmingen?
Bankene som støttes for manuell opplastning i automatisk bankavstemming i Tripletex bruker .txt eller .csv. Du kan ikke bruke excel-fil for å trekke inn transaksjoner eller kontoutskrift i bankavstemmingen. Ta kontakt med banken hvis du er usikker på hvilken fil din bank bruker for bankintegrasjoner.
Kan jeg slette/tilbakestille automatisk bankavstemming?
Dersom du oppdager manglende transaksjoner eller feil saldo på banksiden i bankavstemmingen, kan du benytte følgende alternativer for å rette opp feilen; «Tilbakestill» eller «slett».
Les mer om hvordan du kan slette/ tilbakestille en automatisk bankavstemming her.