For å opprette en faktura i Tripletex må man først opprette en ordre. Dvs at ordren fungerer som en fakturakladd.
Har du lager og evt logistikkmodulen vil en ordre også fungere som en standard ordre, som da også fungerer som grunnlag for en faktura.
Ny ordre
Fyll ut alle nødvendige felter i de ulike seksjonene
Kundeinformasjon
Velg en kunde fra nedtrekkslisten evt kan man opprette ny kunde i registreringsbildet.
Ved oppretting av ny kunde kan du skriv inn firmanavn eller org.nr. slik at man kobles direkte opp mot Brønnøysundregisteret. Ikke all informasjon vil bli registrert, som f.eks e-post.
Legg merke til feltet for “Send faktura via”.... Har du aktivert for å sende/motta EHF og kunden kan motta EHF-faktura, vil den informasjonen bli hentet inn via Brreg.
Har man ikke e-postadresse på kunden vil utsendelsesformen i selve ordren bli markert “Send faktura via” Manuelt.
Videre kan man legge inn enten Kontaktperson og/eller Attn.
SMS-varsling for betalingspåminnelser og purringer
Tjenesten aktiveres via “Faktura>Innstillinger”
Ordre-/fakturadetaljer
Via fakturainnstillingene kan du sette opp standard informasjon for ordre og faktura. Se gjerne egen artikkel om fakturainnstillinger.
Feltet for Referanse kan være en henvisning f.eks kunden ønsker på faktura. Man kan legge inn en standard kommentar i fakturainnstillingene for ordren. Denne vil også vises på faktura.
Fakturaforfall, fast forfallsdato på faktura (forbeholdt abonnementsfakturering) vis kontoutdrag - åpne poster, hentes som standard fra kundedetaljer.
Leveranseinformasjon
Har du produkter og lager, er det leveransedatoen som vil være utslagsgivende for bevegelser på lager.
Ordrelinjer - presentasjon
Markerte innstillinger vil bli hentet fra fakturainnstillingene, men du kan fint endre og tilpasse per odre.
Velger man f.eks sortering ordrelinjer og egendefinert - får man en “drag and drop” funksjon (dvs man kan flytte ordrelinjene som man ønsker).
Har man i fakturainnstillinger valgt “rabatt og påslag på ordrelinjer”, er det kun rabatten som vil vises på selve fakturaen.
Abonnement
Abonnementsordre/-fakturering må først aktiveres i fakturainnstillingene for å vises i ordren.
Abonnementsordre gjelder for tjenester mm som skal faktureres etter faste intervaller, f.eks utleie av bolig som faktureres et fast beløp hver måned, kvartal eller årlig. Se gjerne egen artikkel om abonnement.
Ordrelinjer
I ordrelinjer legger man inn det man skal fakturere. I kolonnen “Beskrivelse” har man flere valg, man kan opprette et produkt. Et produkt trenger ikke være et fysisk produkt men f.eks en tjeneste el.
Alternativer i beskrivelsesfeltet;
- Legge inn produkter man allerede har opprettet
- Opprett nytt produkt fra nedtrekksmenyen
- Du kan legge inn kun en beskrivelse
- Kopiere en eksisterende ordrelinje.
Når beskrivelsesfeltet er lagt inn, må man ha med antall, enhetspris og mva-sats. Dette kan man legge inn som standardinformasjon i selve produktet (se egen artikkel om produkter).
NB. Finner du ikke den mva-satsen du har behov for, oppdatér da mva-innstillingene i “Regnskap>Innstillinger>Mva-innstillinger”.
Velg Opprett.
Man får nå tilgang til flere menyer/handlinger for ordren/faktura
Vedlegg
Sjekk ut innstillingene under “Vedlegg på faktura” i fakturainnstillingene.
Vedlegg til faktura kan enten lastes opp eller “dra og slipp”. Vedleggsfanen er kun for vedlegg til selve fakturaen.
Tilbake i “Detaljer” på ordren kan man nå i forhåndsvisningen av faktura, se vedlegget(ene) man har valgt. Faktura og vedlegg vil bli sendt i en pdf.
Dokumentarkiv
Dokumentarkiv benyttes for vedlegg til ordre. Her har du mulighet til å endre hvilke dokumenter vedlegget(ene) skal følge (en ordre og/eller faktura).
Etter at du har lastet opp kan du velge å endre hvilket dokument vedlegget skal følge.
Menylinjer
Tilgang til funksjoner avhenger av hvilke moduler man har. Har du f.eks. lager og logistikk vil du kunne se pakkseddel og plukkliste i tillegg til standardfunksjoner via handlingsknappen helt oppe til høyre.
Standard tilganger vises tilgjengelig i menylinjen helt i bunnen av siden.
Velger du “Send som e-post”, kan man sende ordrebekreftelse, pakkseddel evt forhåndsvisning av faktura til kunden.
Fakturering
I forhåndsvisning på faktura ser man den ferdige faktura, bortsett fra fakturanummer og kid-nummeret (om man har aktivert for dette). Før man nå velger fakturering kan man gjøre nødvendige endringer.
Hva som kommer med på faktura avhenger av hva man har satt som standard i fakturainnstillingene.
Fra menylinjen nederst i bildet kan du nå gå direkte til fakturering etter å ha sjekket forhåndsvisningen. Når du fakturerer din første faktura får du mulighet til å velge nummerserie på fakturaene dine (kun tall). Har du fakturert i et annet system tidligere, kan du velge neste ledige nummer fra den serien som ble benyttet tidligere evt. Dagens dato vil være valgt.
Dobbeltsjekk gjerne også hvordan faktura blir sendt.
Følgende melding popper opp når man har valgt fakturert.
Du finner igjen faktura under “Faktura>Fakturaoversikt” hvor du kan fortsette behandlingen av faktura. Se gjerne egen artikkel om fakturaoversikten.