Faktura ⇒ Ny ordre/faktura
Fyll ut alle nødvendige felter.
Kundeinformasjon
Velg en kunde fra nedtrekkslisten evt kan man opprette ny kunde i registreringsbildet.
Skriv inn firmanavn eller org.nr. og man kobles direkte mot Brønnøysundregisteret, adressefelteten fylles ut.
Ikke all informasjon vil bli registrert, som e-post etc.
Legg merke til feltet for “Send faktura via”... kan kunden motta EHF-faktura, vil det bli hentet inn via Brreg.
Har man ikke e-postadresse på kunden vil utsendelsesformen i selve ordren bli markert “Send faktura via” Manuelt.
Videre kan man legge inn enten Kontaktperson og/eller Attn.
Ordre- eller fakturadetaljer
Har man satt opp for ordrenummer vil dette bli generert automatisk.
Feltet for Referanse kan være en henvisning f.eks kunden ønsker på faktura. Man kan legge inn en standard kommentar i fakturainnstillingene for ordren. Denne vil også vises på faktura.
Fakturaforfall, fast forfallsdato på faktura (forbeholdt abonnementsfakturering) vis kontoutdrag - åpne poster, hentes som standard fra kundedetaljer.
Leveranseinformasjon
Har man produkter og lager, er det leveransedatoen som vil være utslagsgivende for bevegelser på lager.
Ordrelinjer - presentasjon
I utgangspunktet vil oppsettet være standard fra fakturainnstillingene, men her kan man endre per ordre. Velger man f.eks sortering ordrelinjer og egendefinert - får man en “drag and drop” funksjon (dvs man kan flytte ordrelinjene som man ønsker).
Har man satt på haken for “rabatt og påslag på ordrelinjer” i fakturainnstillinger, er det kun rabatten som vil vises på selve fakturaen.
Abonnement
Benyttes om man f.eks har utleie av bolig eller annet og fakturerer et fast beløp hver måned, kvartal eller årlig. Se gjerne egen artikkel om abonnement.
Ordrelinjer
I ordrelinjer legger man inn det man skal fakturere (en ordre er som en fakturakladd). Flere alternativer i ordrelinjene; Et produkt trenger ikke være et fysisk produkt, det kan være en tjeneste eller annet. Et produkt her er kun en beskrivelse.
- Legge inn produkter man allerede har opprettet
- Man kan opprette nytt produkt i selve føringen - “Nytt produkt”
- Man trenger ikke opprette et produkt, man kan legge inn en beskrivelse manuelt
- Ta kopi av en av ordrelinjene man allerede har lagt inn.
Videre er det viktig å legge inn antall, enhetspris og mva-sats. Dette kan man legge inn som standard i selve produktet (se egen artikkel om produkter).
Velg Opprett.
Man får nå tilgang til flere menyer/handlinger for ordren/faktura
Vedlegg til faktura
Velg fanen vedlegg. Her kan man enten dra og slippe et dokument man har liggende på skrivebordet, evt laste opp. Vedleggsfanen er kun for vedlegg til selve fakturaen.
Tilbake i “Detaljer” på ordren kan man nå i forhåndsvisningen av faktura, se vedlegget(ene) man har valgt. Faktura og vedlegg vil bli sendt i en pdf.
Dokumentarkiv
I prinsippet samme funksjon som vedleggsfanen, men her har man mulighet til å endre hvilke dokumenter vedlegget(ene) skal følge (en ordre og/eller faktura). Evt laste opp eget vedlegg for ordre.
I eksempelet er det nå et eget vedlegg for faktura og et for ordren (der det evt er aktuelt å sende en ordrebekreftelse)
Menylinjer
Via handlingsknappen helt nede til høyre i menylinjen er det flere alternativer for behandling av ordren før man velger å fakturere.
Via “Send som e-post” kan man sende ordregrunnlaget, pakkseddel evt forhåndsvisning av faktura til kunden.
Fakturering
I forhåndsvisning på faktura ser man den ferdige faktura, bortsett fra fakturanummer og kid-nummeret (om man har aktivert for dette). Før man nå velger fakturering kan man gjøre nødvendige endringer.
Hva som kommer med på faktura avhenger av hva man har satt som standard i fakturainnstillingene.
Fra menylinjen nederst i bildet kan du nå gå direkte til fakturering etter å ha sjekket forhåndsvisningen. Her velger man det fakturanummer man ønsker å starte med. Har man fakturert i et annet system tidligere, kan man endre til neste ledige nummer så man får samme nummerserie på faktura. Dagens dato vil være valgt.
Dobbeltsjekk gjerne også hvordan faktura blir sendt.
Følgende melding popper opp når man har valgt fakturert.
Kunden har mottatt følgende mail når man sender faktura via link. Her kan man velge å gå direkte til Fakturaoversikten og fortsette behandlingen av faktura.
Se egen artikkel om Fakturaoversikt.
