Hva er EHF?
EHF står for Elektronisk handelsformat, og er en tjeneste for mottak og utsendelse av elektroniske fakturaer. I Tripletex kan du både sende og motta fakturaer i EHF-format.
1. Aktivere EHF
Kun bruker- eller kontoadministrator vil kunne gjøre disse stegene.
1. Aktiver mottak og utsendelse av EHF ved å gå til "Selskap>Mitt abonnement" i hovedmenyen.
Er du ikke registrert i ELMA-registeret vil vi registrere deg ved bestilling av tjenesten.
ELMA-registeret
ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister og er et norsk register som gjør det mulig for selskaper å kunne motta forretningsdokumenter i EHF-format. Dette kan være for eksempel faktura, purring eller kreditnota. Dersom du er registrert i ELMA-registret vil du kunne motta EHF-faktura fra dine leverandører.
2. Klikk på “Bestill” i boksen for EHF.
Les avtalevilkår for elektroniske faktura (EHF).
3. "Godkjenn" og velg "OK".
4. Verifiser deg med BankID dersom det er nødvendig.
Da skal du kunne sende og motta EHF.
2. Motta EHF-faktura
- EHF-faktura finner du i "Bilag>Bilagsmottak".
Innholdet på fakturaen vil sendes som en datafil og bilaget vil derfor være ferdig utfylt når det kommer inn til mottaket. - Knytt fakturaen til prosjekt, produkt eller ordre via "Ordrelinjer".
- Klikk på knappen "Visningsvalg" når du fører fakturaen for å få flere valg til flere føringer.
Les mer om enkel føring av leverandørfaktura her
Dersom fakturaen har en henvisning til et prosjekt, vil det automatisk bli foreslått prosjekt på innkommende EHF (og EFO/NELFO fakturaer).
I EHF-format må prosjektnummer være angitt i en av disse feltene for å bli lest inn automatisk:
- "OrderReference"
- "BuyerReference"
- "ProjectReference"
I EFO/NELFO-format må prosjektnummer eller ordrenummer være angitt i en av disse feltene for å bli lest inn automatisk:
- "KjøpersRef"
- "ProsjektNr"
- "KOrdNR"
Les mer om referanser på EHF her
Du kan aktivere/deaktivere funksjonen under "Prosjekt>Innstillinger" og skru av/på "Ordrelinjer knyttes automatisk til prosjektet".
3. Sende EHF-faktura
1. Sjekk om kunden din kan motta EHF.
Du kan sjekke om kunden er registrert i ELMA-registeret her
Du kan også søke via Brønnøysund i det du oppretter kunden. Tripletex gjør et automatisk søk når du legger inn firmanavn eller organisasjonsnummer.
2. Kan kunden din motta EHF-faktura vil feltet “Send faktura via” oppdateres automatisk.
3. Legg inn kundens e-postadresse for eventuelle purringer. Ved behov vil purringer sendes på e-post, ikke via EHF.
Les mer om hvordan du oppretter en ny kunde her
Standard fakturainnstilling
- Gå til "Faktura>Innstillinger".
- Bla ned til seksjonen "Elektronisk faktura/purring/ordre".
- Endre "Send faktura via" til ønsket fakturautsendelse.
Endringen vil ikke ha tilbakevirkende kraft og vil gjelde kun på nye fakturaer som er opprettet etter det er aktivert.
Hvis kunden din ikke kan motta EHF-faktura får du en feilmelding.
Les mer om fakturainnstillinger her
Ofte stilte spørsmål
Hvordan forteller jeg mine leverandører at jeg er registrert i ELMA?
Når ditt selskap er registrert i ELMA-registeret, er selskapet klart til å kunne motta EHF-fakturaer. I den forbindelse kan det være lurt å ta kontakt med dine leverandører, spesielt de man mottar fakturaer fra regelmessig, og be om å få fakturaer i EHF-format.
Ditt selskap vil etter registrering bli oppført i et offentlig register for mottakere av EHF-fakturaer:http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma
Selskapets leverandører kan altså finne ut av dette automatisk, men alle leverandører sjekker nok ikke dette registeret jevnlig.
VIKTIG: Når dere er registrert som EHF-mottaker i ELMA-registeret, så kan leverandører velge å sende faktura i EHF-format uten å innhente samtykke fra dere på forhånd. Vær oppmerksom på at en faktura mottatt på EHF-format i Tripletex er like bindende som en faktura mottatt på papir eller per e-post.
Prisen per mottatt EHF-faktura er den samme som for et vanlig elektronisk bilag.
Her kommer et forslag til tekst som kan benyttes ved kontakt med leverandørene. Husk å fylle inn riktig organisasjonsnummer på siste linje da dette er nødvendig for at fakturaene skal komme fram til Tripletex.
----------------------------------------------------------------------------
Til våre leverandører
Vi ønsker med dette å anmode våre leverandører om å sende fremtidige fakturaer elektronisk på EHF-format. EHF (Elektronisk Handelsformat) er et standardformat for elektronisk faktura, og staten har bestemt at alle leverandører til statlige virksomheter skal sende fakturaer i dette formatet. I tillegg har tusenvis av private aktører støtte for å sende eller motta EHF.
De fleste norske økonomisystemer kan sende EHF-fakturaer, så det er stor sannsynlighet for at deres fakturasystem enkelt kan settes opp til å sende på dette formatet. En liste over systemer som kan sende EHF-fakturaer, ligger her:
http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/erp-leverandorer
Hvis ditt fakturasystem ikke kan produsere EHF-fakturaer, så finnes det nettbaserte fakturaportaler hvor man kan registrere sin faktura og få den sendt videre til mottaker i EHF-format. Mer informasjon om dette kan finnes på denne siden:
http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/web-faktura-leverandorer
Den elektroniske adressen som skal benyttes ved innsending av EHF-fakturaer, er vårt organisasjonsnummer: (Sett inn riktig org.nr)
Jeg får "Validering feilet. Handlingen kan ikke utføres før alle feil er rettet. Selskapet er allerede registrert i ELMA-registeret via et annet aksesspunkt" ved aktivering av EHF, hva gjør jeg?
For å se hvilket aksesspunkt selskapet er registrert via, gå til denne siden:
https://my.galaxygw.com/participantlookup
For EHF 3.0, legg inn 0192 i første felt og organisasjonsnummeret i det andre feltet.
For EHF 2.0, legg inn 9908 i første felt og organisasjonsnummeret i det andre feltet.
- Trykk på "Søk".
- Finn “Access point name”:
Står det noe annet enn Visma AutoInvoice her, så vil det si at ditt firma er registrert i ELMA via et annet aksesspunkt.
Hvis navnet på din tidligere systemleverandør står her, må du kontakte din tidligere systemleverandør og be de avregistrere firmaet i ELMA-registeret.
Hvis det står "Nets", så må du kontakte banken din. Når de bekrefter at dere er utmeldt av ELMA-registeret, kan du forsøke å registrere selskapet på nytt via "Selskap>Mitt abonnement".