Import i Tripletex og overgang fra andre regnskapsprogrammer
Når du skal gå over til Tripletex fra et annet regnskapsprogram, som enten du eller regnskapsføreren din har brukt, trenger du kun å legge inn tre ting for å begynne å bruke systemet:
Kunder
Leverandører
Produkter
Det er ikke nødvendig å importere disse opplysningene fra det gamle systemet over til Tripletex før du begynner å ta systemet i bruk, men det går fort, er enkelt og vil gjøre starten din i Tripletex betydelig mye enklere og mer behagelig. Hvordan dette gjøres, kan du lese om i steg tre og fire nedenfor.
Ønsker du å overføre data fra et konkret system? Ta en titt på en av våre veiledninger:
Det kan være lurt å ta en titt på en importguide selv om du ikke overfører data fra noen av systemene under. Dette gir en god innføring i hvordan du kan importere kunder, leverandører og produkter uten å måtte registrere dem manuelt.
Dersom du har SAF-T eksport fra ditt gamle regnskapssystem så er det den beste måten å importere data på til en fersk Tripletex-konto, les mer om SAF-T importen i eget dokument her
Tips til fullstendig import
Hvis du planlegger å gjøre en fullstendig import av fra gammelt system til Tripletex, er det noen viktige ting du må huske på og ta stilling til.
1. Åpningsbalanse
Ved registrering av åpningsbalansen har du mulighet til å importere hovedbok og åpne poster fra kunder, leverandører og ansatte via hovedmenyen. Det er veldig viktig at du følger veiledning og eksempelfilene som du finner på siden.
Import av åpne poster på kunder, leverandører og ansatte krever at disse må opprettes på forhånd. Importerer du en åpningsbalanse midt i året anbefaler vi at du benytter deg av Tripletex standard inntektskontoer. Er det saldo på en inntektskonto som avviker fra Tripletex standard kontoplan, må den/de opprettes på forhånd med korrekt mva-kode. Ta gjerne kopi av en eksisterende inntektskonto.
Dersom det skulle være nødvendig med mer funksjonalitet knyttet til de åpne kundefordringene, kan du gjøre en fakturaimport før åpningsbalansen opprettes.
Du finner mer om fakturaimport under punkt 6.
Hvis du enten eller i tillegg ønsker å benytte direkte betaling av åpne leverandørposter, kan du føre den/disse via "Bilagsmottaket" evt "Nytt bilag" (ikke avansert bilag). Du får da mulighet til å benytte bankintegrasjon om du har dette i Tripletex kontoen. Betalingsformen defineres i det du lagrer bilaget. Dette må gjøres før man oppretter åpningsbalansen. Etter opprettet åpningsbalane vil bilaget være låst for endringer. Les gjerne mer om åpningsbalanse her.
2. Historisk balanse
Den historiske balansen opprettes etter at åpningsbalansen er opprettet. Igjen – det er viktig å følge eksempelfilene som du finner på siden. Se gjerne mer om historisk balanse her.
Husk: Det er utgående saldo per måned som skal registreres – ikke bevegelsene.
3. Kunder og leverandører
Det kan være smart å opprette kundene og leverandørene dine i Tripletex så raskt som mulig etter oppstart. Dette gjør både at du får en bedre oversikt i Tripletex og at det går raskere å legge inn kjøp og salg i systemet. Du har valget mellom å opprette kundene og leverandørene dine manuelt via “Kunde>Ny kunde/leverandør” eller ved å importere alle kunder og leverandører ved hjelp av våre importguider.
Importerer du kunder/leverandører med kunde- og leverandørnummer, må du passe på at de numrene ikke allerede er opprettet i Tripletex.
Om det er kunder/leverandører i importfilen som allerede eksisterer i Tripletex og det ikke er markert for valget i importfilen "Skriv over eksisterende kunder/kontakter", vil en IKKE få feilmelding ved import. De kundene/leverandørene som allerede eksisterer vil bare ikke bli importert.
Du kan velge å endre numrene i importfilen evt i Tripletex på eksisterende kunde/leverandør. Når du oppretter ny kunde eller leverandør vil de få neste ledige nummer etter det høyeste nummeret som er generert (enten det er via import eller opprettet direkte i Tripletex).
NB: Ved import av kunder via faktura- og ordreimport må en sørge for at det ikke blir konflikt mellom kundene som er importert og kundene/leverandørene som er opprettet manuelt i Tripletex.
Om du skriver inn et kundenummer som allerede eksisterer i Tripletex, vil kunden bli knyttet til fakturaen automatisk. Om kundenummeret ikke eksisterer i Tripletex, må en også skrive inn kundenavn ved importen. Da vil kunden bli opprettet under selve fakturaimporten.
Ved konflikt av kundenummer
Hvis en konflikt har oppstått, er løsningen typisk å flytte de manuelt opprettede kundene/leverandørene til en høyere nummerserie som ikke er i konflikt med de importerte kundene.
Hvis du ikke ønsker å skille kundene i to nummerserier, kan du ta bort krysset "Importert" på de importerte kundene. Åpne kundedetaljene via "Kunde>Kunde/leverandører" i hovedmenyen, fjern krysset i boksen for "Importert" og lagre siden.
4. Produkter
Når en allerede har importert kunder og leverandører inn i Tripletex, så er det lurt å importere produktene sine i samme slengen. En veiledning for import av produkter finner du her i produktimport. Du kan også registrere produkter manuelt via “Produkt>Nytt produkt” i hovedmenyen.
5. Ordreimport
Ordre kan importeres via “Faktura>Ordreimport” i hovedmenyen. Det er verdt å merke seg at det kan importeres flere ordre i én og samme operasjon. Studér eksempelfilene og “Beskrivelse av filformat” nøye. Merk deg at kolonnene med fet skrift er obligatoriske.
NB! Når ordre importeres må en passe på at det ikke blir kluss i nummerseriene for importerte ordre og ordre som allerede er opprettet i Tripletex.
Ved import av fakturaer må ordrenumrene defineres i importfilen. Systemet må laget en ordre i bakkant av fakturaen for å få importert den. Les gjerne mer om Ordreimport
6. Fakturaimport
Viktig: Du bør importere kunder og produkter før du importerer fakturaer. Fakturaene vil da bli koblet mot korrekte kunder og produkter.
Fakturaer importeres via “Faktura>Fakturaimport” i hovedmenyen. Her er det mulig å importere mange fakturaer i én og samme operasjon ved å bruke eksempelfilen. Husk at det er viktig å følge “Beskrivelse av filformat” nøye før du importerer. Kolonnene med fet skrift er obligatoriske for å gjennomføre en import. Les gjerne mer om Fakturaimport.
NB. Generering av faktura i Tripletex tar ikke hensyn til de importerte fakturaer, så det er viktig å skille nummerseriene for importerte fakturaer og fakturaer som opprettes manuelt i Tripletex. Systemet oppretter fakturanummer automatisk for fakturaene som lages manuelt, ikke for fakturaene som importeres inn i Tripletex. Løsningen er å importere fakturaer med fakturanummer langt unna de manuelle fakturaene.
Eksempel:
Det er manuelt laget 10 fakturaer i Tripletex, fakturanummer fra 1 til 10. Det skal importeres 5 fakturaer, og setter fakturanummer 11 til 15 på disse. Den neste fakturaen jeg manuelt oppretter i Tripletex, vil få feilmelding på at fakturanummeret allerede er i bruk, da denne prøver å bruke fakturanummer 11. Løsningen er å importere fakturaer med fakturanummer langt unna de manuelle fakturaene. Eksempelvis hadde det vært lurt å importere fakturaer som starter på 10001. Da må det opprettes omtrent 10000 manuelle fakturaer i Tripletex før det vil bli konflikt.
PS: Dette gjelder både fakturanummer og ordrenummer.
Nederst i fakturainnstillingene kan du bestemme om faktura som importeres skal sendes til kundene eller ikke.
7. Bilagsimport
Man kan importere bilag med filformatet Mamut GBAT10 via “Bilag>Import” i hovedmenyen.
Der finner du også en beskrivelse av filformatet GBAT10, og en eksempelfil.
Du kan lese mer om tips til bruk av GBAT10 lenger ned i denne artikkelen.
NB! Når du importerer bilag, så må du her også passe på at det ikke blir kluss i nummerserier for importerte bilag og bilag som allerede er opprettet i Tripletex. Merk at alle regnskapskontoer i
kontoplanen må opprettes på forhånd.
Husk at Tripletex har egne MVA-koder, så alle MVA-koder må mappes mot tilsvarende MVA-koder i Tripletex. Du kan se en beskrivelse av MVA-kodene her.
GBAT10 filformat
Se gjerne over beskrivelsen av filformatet om du ikke er kjent med GBAT10. Du finner beskrivelsen her.
Når du importerer GBAT10 Mamut-filer, så kan du merke deg følgende:
Alle regnskapskontoer må opprettes på forhånd. Dette gjøres via “Regnskap>Innstillinger>Kontoplan".
Alle mva-koder i importfilen må mappes mot tilsvarende mva-koder i Tripletex. Mappingen registreres via «Bilag>Import» i hovedmenyen, i avsnittet «Mva-innstillinger».
Unngå konflikt i nummerserier. For å unngå konflikt i nummerserier ved import så er det greit å vite hvordan bilagsnummer blir tildelt ved import. Ved import så blir det opprettet en bilagsnummerserie per eksterne bilagstype, og så legges da bilagsnummeret i importfilen til i bilagstypens nummerserie.
Her er et eksempel på hvordan utregningen blir når bilagstype er 7 og bilagsnummer er 1 i importfilen:
1000 000 + 7 * 10 000 = 1 070 000
1070 000 + 1 = 1 070 001
Manuell redigering av GBAT10 fil. Skal GBAT10 fil redigeres manuelt, er det enklest å redigere den i csv-format hvor kolonnene er semikolonseparert. Du kan separere kolonnene i Excel under Data > «Tekst til kolonner», her velges da skilletegn med semikolon.
NB! Når en manuelt redigerer en GBAT10 fil i Excel, så pass på at det ikke er noen form for automatisk konvertering av data i cellene. Om et beløp f.eks konverteres til et datoformat så kan dette føre til at filen blir ugyldig for import.
8. Lønnsimport
Lønnsimporten oppretter en lønnsutbetaling under bearbeiding for hver periode. Det er veldig viktig at en studerer og følger oppsettet i eksempelfilene nøye.
Tripletex støtter kun import av filtypene CSV og Excel.
Du kan finne flere tips om lønnsimport her.
9. Ansattimport
Ansattimport gjør det mulig å opprette mange ansatte i én og samme operasjon. Du kan se en oversikt over ansatte via “SelskapAnsatte”. Merk at Tripletex kun støtter import av filtypene CSV og Excel.
Les gjerne mer om "Ansattimport".
10. Tips
Tips til bruk av Excel
Når du bruker Excel til import, så må du være oppmerksom på følgende.
Tripletex støtter import av Excel med filtype xls og xlsx.
Kun den første fanen i regnearket vil bli importert.
Regnearket må ikke inneholde spesialfunksjoner, f.eks. makroer, filtrering, grafer og låsing av rader.
Excel importerer iblant datoer som tall som ikke Tripletex tolker korrekt. Datoer formateres som tekst ved å sette inn tegnet ‘ foran datoen. For eksempel: '2021-01-01'.
Pass på at det ikke blir kluss i nummerseriene.
Tips til bruk av GBAT10 Mamut
Når du importere GBAT10 Mamut-filer, så merk følgende:
Alle regnskapskontoer må opprettes på forhånd. Dette gjøres via Regnskap>Innstillinger".
Beskrivelse ved import av Mamut-bilag spesifiseres i kolonne 21, "Beskrivelse hovedbok".
Alle mva-koder i importfilen må mappes mot tilsvarende mva-koder i Tripletex. Mappingen registreres i avsnittet "Mva-innstillinger".
Pass på at det ikke blir kluss i nummerserier.
Tips til import fra nettbutikk
Ved importere fra nettbutikk, så merk følgende:
Du må ha nettbutikksmodulen i Tripletex. Er din Tripletex-konto opprettet før november 2016, kontakt support for aktivering. Dette gjelder kun import via API-et. Aktivering er ikke nødvendig for manuell import.
Alle betalingstyper fra nettbutikken må registrere i Tripletex før import av fakturaer.
Ved import av kunder må en passe på at det ikke blir konflikt mellom kundenumrene i nettbutikken og kundenumrene som opprettes manuelt i Tripletex. Du finner mer informasjon om faktura fra nettbutikk og betalingstyper her.
Hvis du ønsker å bokføre ordrelinjer mot bestemte inntektskontoer, så må oppsettet på produktene endres. Du kan ikke spesifisere regnskapskontoer i importfilen, så produktene må opprettes før regnskapskontoene endres.
Trenger du ytterligere hjelp?
Er du fortsatt litt i villrede? Ikke vær bekymret. Vi står alltid klare til å svare på spørsmål og bistå for at du skal få en så sømløs opplevelse som mulig. Ta kontakt med support eller salgsavdelingen vår – så skal vi hjelpe deg så godt vi kan.