Import i Tripletex og overgang fra andre regnskapsprogrammer
Når du skal gå over til Tripletex fra et annet regnskapsprogram, som enten du eller regnskapsføreren din har brukt trenger du kun å legge inn tre ting for å begynne å bruke systemet:
Kunder
Leverandører
Produkter
Det er ikke nødvendig å importere disse opplysningene fra det gamle systemet over til Tripletex før du begynner å ta systemet i bruk, men det går fort, er enkelt og vil gjøre starten din i Tripletex betydelig mye enklere og mer behagelig. Hvordan dette gjøres, kan du lese om i steg tre og fire nedenfor.
Ønsker du å overføre data fra et konkret system? Ta en titt på en av våre veiledninger:
Dersom du har SAF-T eksport fra ditt gamle regnskapssystem så er den beste måten å importere data i en fersk Tripletex-konto, les mer om SAF-T importen i eget dokument her
Tips til fullstendig import
Hvis du planlegger å gjøre en fullstendig import av fra gammelt system til Tripletex, er det noen viktige ting du må huske på og ta stilling til.
1. Åpningsbalanse
Ved registrering av åpningsbalansen har du mulighet til å importere hovedbok og åpne poster fra kunder, leverandører og ansatte via hovedmenyen. Det er veldig viktig at du studerer eksempelfilene som du finner på siden.
Ved import av åpne poster kunder, leverandører og ansatte, må disse opprettes på forhånd. Importerer du en åpningsbalanse midt i året anbefaler vi at du benytter deg av Tripletex standard inntektskontoer. Er det saldo på en inntektskonto som avviker fra Tripletex standard kontoplan, må den/de opprettes på forhånd med korrekt mva-kode. Ta gjerne kopi av en eksisterende inntektskonto.
Dersom det skulle være nødvendig med mer funksjonalitet knyttet til de åpne kundefordringene, kan man alternativt benytte fakturaimport før man oppretter åpningsbalansen på kontoen. Hvordan man foretar en fakturaimport kommer vi tilbake til senere i artikkelen. Hvis man enten eller i tillegg ønsker å benytte direkte betaling av åpne leverandørposter, kan man føre den/disse via Bilagsmottaket evt "Nytt bilag" (ikke avansert bilag). Man får da mulighet til å benytte direkte betalingstjeneste om man har dette. Man må definere betalingsformen i det man lagrer bilaget. Dette må gjøres før man oppretter åpningsbalansen. Etter opprettet åpningsbalane vil bilaget være låst for endringer
Ytterligere hjelpeartikkel for åpningsbalanse finner du her.
2. Historisk balanse
Den historiske balansen opprettes etter at åpningsbalansen er opprettet. Igjen – det er viktig at man studerer eksempelfilene som du finner på siden.
Du finner en hjelpeartikkel for historisk balanse her.
Husk: Det er utgående saldo per måned som skal registreres – ikke bevegelsene.
3. Kunder og leverandører
Det kan være smart å opprette kundene og leverandørene dine i Tripletex så raskt som mulig etter oppstart. Dette gjør både at du får en bedre oversikt i Tripletex og at det går raskere å legge inn kjøp og salg i systemet. Du har valget mellom å opprette kundene og leverandørene dine manuelt via “Kunde/Ny kunde/leverandør” eller ved å importere alle kunder og leverandører ved hjelp av våre importguider.
Lurer du på hvordan du importerer kunder og leverandører i Tripletex? Vi har utarbeidet ulike importguider fra ulike systemer og over til Tripletex:
Det kan være lurt å ta en titt på en importguide selv om du ikke overfører data fra noen av de nevnte systemene. Dette gir en god innføring i hvordan du kan importere kunder, leverandører og produkter uten å måtte registrere dem manuelt.
4. Produkter
Når man allerede har importert kunder og leverandører inn i Tripletex, så er det lurt å importere produktene sine i samme slengen. En veiledning for import av produkter finner du i importguidene som ligger i punkt 3 - kunder og leverandører. Du kan også registrere produkter manuelt via “Produkt/Nytt produkt” i hovedmenyen.
5. Ordreimport
Ordre kan importeres via “Faktura/Ordreimport” i hovedmenyen. Det er verdt å merke seg at man kan importere flere ordre i én og samme operasjon. Studer eksempelfilene og “Beskrivelse av filformat” nøye. Merk deg at kolonnene med fet skrift er obligatoriske.
NB! Når man importerer ordre må man passe på at det ikke blir kluss i nummerseriene for importerte ordre og ordre som allerede er opprettet i Tripletex.
Hvis man klikker på knappen “Hjelp og support” øverst til høyre på siden, så får man opp gode hjelpedokumenter som kan veilede deg ytterligere når du skal importere ordre.
6. Fakturaimport
Viktig: Du bør importere kunder og produkter før du importerer fakturaer. Da blir fakturaene koblet mot korrekte kunder og produkter.
Fakturaer importeres via “Faktura/Fakturaimport” i hovedmenyen. Her er det mulig å importere mange fakturaer i én og samme operasjon ved å bruke eksempelfilen. Husk at det er viktig at man studerer denne eksempelfilen og “Beskrivelse av filformat” nøye før du begynner. Kolonnene med fet skrift er obligatoriske for å gjennomføre en import.
NB! Det er viktig å passe på at det ikke blir kluss i nummerseriene for importerte fakturaer og fakturaer som du allerede har opprettet i Tripletex.
Ved import av fakturaer må ordrenumrene defineres i importfilen. Systemet må laget en ordre i bakkant av fakturaen for å få importert den.
Nederst i fakturainnstillingene kan du bestemme om fakturaene du har importert, skal sendes til kundene eller ikke.
Tips: Klikk på knappen “Hjelp og support” øverst til høyre på siden, så får du opp hjelpedokumenter som kan hjelpe deg ytterligere når du skal importere ordre.
7. Bilagsimport
Man kan importere bilag med filformatet Mamut GBAT10 via “Bilag/Import” i hovedmenyen. Du kan lese mer om GBAT10 lenger ned i denne artikkelen.
NB! Når du importerer bilag, så må du passe på at det ikke blir kluss i nummerserier for importerte bilag og bilag som allerede er opprettet i Tripletex. Merk at alle regnskapskontoer i kontoplanen må opprettes på forhånd.
Husk at Tripletex har egne MVA-koder, så alle MVA-koder må mappes mot tilsvarende MVA-koder i Tripletex. Du kan se en beskrivelse av MVA-kodene her.
8. Lønnsimport
Lønnsimporten oppretter en lønnsutbetaling under bearbeiding for hver periode. Det er veldig viktig at man studerer og følger oppsettet i eksempelfilene nøye.
Tripletex støtter kun import av filtypene CSV og Excel.
Du kan lese flere tips om lønnsimport her.
9. Ansattimport
Ansattimport gjør det mulig å opprette mange ansatte i én og samme operasjon. Du kan se en oversikt over ansatte via “Selskap/ansatte”. Merk at Tripletex kun støtter import av filtypene CSV og Excel.
Tips til bruk av Excel:
Når du bruker Excel til import, så må du være oppmerksom på følgende.
Tripletex støtter import av Excel med filtype xls og xlsx.
Kun den første fanen i regnearket vil bli importert.
Regnearket må ikke inneholde spesialfunksjoner, f.eks. makroer, filtrering, grafer og låsing av rader.
Excel importerer iblant datoer som tall som ikke Tripletex tolker korrekt. Datoer formateres som tekst ved å sette inn tegnet ‘ foran datoen. For eksempel: ‘2021-01-01'.
Pass på at det ikke blir kluss i nummerseriene.
Tips til bruk av GBAT10 Mamut
Når man importere GBAT10 Mamut-filer, så kan man merke seg følgende:
Alle regnskapskontoer må opprettes på forhånd. Dette gjøres via Regnskap/Innstillinger".
Beskrivelse ved import av Mamut-bilag spesifiseres i kolonne 21, «Beskrivelse hovedbok».
Alle mva-koder i importfilen må mappes mot tilsvarende mva-koder i Tripletex. Mappingen registreres i avsnittet «Mva-innstillinger».
Pass på at det ikke blir kluss i nummerserier.
Tips til import fra nettbutikk
Når man skal importere fra nettbutikk, så bør man merke seg følgende:
Man må ha nettbutikksmodulen i Tripletex. Er din Tripletex-konto opprettet før november 2016, kontakt support for aktivering. Dette gjelder kun import via API-et. Aktivering er ikke nødvendig for manuell import.
Man må registrere alle betalingstypene fra nettbutikken i Tripletex før import av fakturaer.
Ved import av kunder må man passe på at det ikke blir konflikt mellom kundenumrene i nettbutikken og kundenumrene som opprettes manuelt i Tripletex. Du finner mer informasjon om faktura fra nettbutikk og betalingstyper her.
Hvis man ønsker å bokføre ordrelinjer mot bestemte inntektskontoer, så må man endre oppsettet på produktene. Man kan ikke spesifisere regnskapskontoer i importfilen, så produktene må opprettes før regnskapskontoene endres.
Trenger du ytterligere hjelp?
Er du fortsatt litt i villrede? Ikke vær bekymret. Vi står alltid klare til å svare på spørsmål og bistå for at du skal få en så sømløs opplevelse som mulig. Ta kontakt med support eller salgsavdelingen vår – så skal vi hjelpe deg så godt vi kan.