Når kan jeg bruke enkel føring av leverandørfaktura?
Enkel føring av leverandørfaktura er den vanligste bilagstype for føring av innkommende fakturaer fra leverandør.
Dersom du ønsker automatikk i føringen så kan du aktivere tjenesten “Fakturatolk” via Selskap -> Mitt abonnement.
Vi anbefaler også tjenesten “Bilagsautomatisering” dersom du ønsker at systemet skal lære seg hvordan du bokfører og gjøre det automatisk for deg.
Du kan opprette enkel føring av leverandørfaktura ved å gå til Bilag -> Nytt bilag -> Enkel føring i hovedmenyen til venstre.
Det kan også føres via bilagsmottaket dersom du har lastet opp et bilag eller mottatt en EHF faktura, lær mer om bilagsmottak her og EHF her.
Funksjonalitet i enkel føring
Fakturadetaljer
Leverandør
Her kan du velge en leverandør fra nedtrekksmenyen for leverandør eller opprette en ny leverandør via knappen “Ny kunde/leverandør”. Man skriver inn navnet på leverandøren eller et organisasjonsnummer. Informasjon vil bli hentet fra Brønnøysundregisteret.
Fakturadato
Fakturadato er ikke det samme som betalingsdato (forfallsdato). Fakturadatoen står skrevet på fakturaen, betalingsdato (forfallsdato) er den datoen som regningen betales.Hvis du trykker på bokstaven «t» på tastaturet på dette feltet, så får du opp dagens dato.
Fakturanummer
Dette feltet benyttes for å legge inn fakturanummeret i fakturaen som er mottatt fra leverandør.
Kid/melding
Feltet benyttes for å legge inn KID/melding som står på leverandørfakturaen. Det er viktig at dette feltet står skrevet riktig i forhold til det som står på leverandørfakturaen dersom du har aktivert bankintegrasjon.
Totalt beløp
Dette feltet benyttes for å registrere fakturabeløp.
Valuta
Dersom du klikker på nedtrekksmenyen under “Valuta”, så kan du definere en annen valuta enn NOK, norske kroner.
Kostnader
Kostnadskonto
I dette feltet velger man kostnadskonto for denne utgiften og en beskrivelse. Er det behov for å fordele kostnadene mot flere kostnadskonto eller/og mva-koder, kan du klikke på knappen “Fordel beløp” øverst på høyre hjørne i rubrikken “Kostnader”.
Det blir automatisk valgt en merverdiavgiftssats for de ulike kostnadskontoene, men den kan du fint endre ved å klikke på feltet “Mva-kode”.
Beløp inkl. mva*
Her legger du fullt beløp for kostnadskontoen, evnt det fordelte beløpet per kostnadskonto.
Avdeling/ansatt
Her kan du velge å knytte kostnaden opp mot en avdeling eller en ansatt.
Her kan du sette opp spesifikk visning per leverandør. Skal du for eksempel fordele beløpet ekskl. mva aktiveres dette før man velger fordeling. Et beløpsfelt ekskl. mva blir da aktivert. I tillegg kan man sette opp for flere alternativer ut i fra hvilke moduler man har i Tripletex som for eksempel ansatt, prosjekt m.m.
Betaling
Betalingsform
Betalingsform definerer hvordan betalingen skal bli/er blitt betalt i regnskapet.
Uten bankintegrasjon
Velg betalingsform “Nettbank” dersom det er blitt manuelt betalt i nettbanken.
Med bankintegrasjon
Velg betalingsform for bankintegrasjon for å legge betalingen til godkjenning under Bank -> Betaling.
Ønsker du ikke å betale denne leverandørfakturaen?
Velg betalingsform “Ikke betalt”.
Når du oppretter bilaget vil leverandørfakturaen stå som åpen post i leverandørreskontro.
Registreres betaling mot en annen betalingsform enn “Ikke betalt”, så vil leverandørfakturaen i regnskapet bli registrert som betalt og postene vil lukkes mot hverandre i leverandørreskontro.
Betalingsdato
Dette feltet benyttes for å legge til datoen betalingen faktisk har blitt betalt. Det er viktig å være nøye med betalingsdato da dette registreres som datoen pengene faktisk har gått ut av bank.
For faktura med annen valuta vil da også feltet for NOK bli tilgjengelig. Dette kan overstyres i ettertid under fanen “Detaljer”på bilaget som opprettes for leverandørfaktura (så lenge perioden ikke er låst med en mva-melding eller bankavstemming for perioden er godkjent).
Dersom bankintegrasjon er aktivert, så vil systemet som standard velge betalingsform for bankintegrasjonen. Når du da lagrer bilaget så vil betalingen da bli sendt til godkjenning på Bank -> Betaling.
Det vil da bli opprettet en rad inne på leverandørfakturaen som står med rød skrift “Betaling - ikke godkjent med engangskode”.
Bokføring
Når man klikker på «Opprett», og haken for “Bokfør nå” er aktivert, blir fakturasummen bokført på den valgte kontoen i regnskapet.
Denne rubrikken kan man aktivere ved å klikke på profilbilde øverst på høyre hjørne -> Min profil -> Brukerinnstillinger -> Brukerpreferanser -> Huke av “Bilag bokføres automatisk ved lagring”.