Ønsker du automatisk føring? Aktiver bilagsautomatisering. Les mer her.
Slik fører du en inngående faktura fra din leverandør:
- Gå til "Bilag>Bilagsmottak" i hovedmenyen.
- Her mottar du dine EHF-fakturaer eller laste opp en faktura.
- Klikk på "Registrer" og velg "Enkel føring" for å sette i gang med føringen av din inngående faktura. Dette er den enkleste og vanligeste føringsmåten for inngående fakturaer.
Under finner du en forklaring på seksjonene og hva du skal fylle inn.
Leverandør
Velg en leverandør fra nedtrekksmenyen. Ved EHF-faktura vil dette feltet være automatisk ferdig utfylt. Du kan også hurtig lage en ny leverandør via knappen "Ny kunde/leverandør". Skriv inn navnet på leverandøren eller et organisasjonsnummer, og systemet henter inn informasjon om leverandøren fra Brønnøysundregisteret.
Fakturadato
Fakturadato er ikke det samme som betalingsdato (forfallsdato). Fakturadatoen står skrevet på fakturaen, betalingsdato (forfallsdato) er den datoen som regningen betales. Hvis du trykker på bokstaven «t» på tastaturet på dette feltet, så får du opp dagens dato.
Fakturanummer
Legg inn fakturanummer fra leverandøren her.
KID/melding
Legg inn KID/melding som står på fakturaen fra leverandøren. Det er viktig at dette feltet står skrevet riktig i forhold til det som står på fakturaen (spesielt hvis du har aktivert bankintegrasjon og skal betale fra regnskapssystemet).
Totalt beløp
Legg inn det totale fakturabeløpet (inkl. mva) her.
Valuta
Velg hva slags valuta fakturaen er i. Standard valg vil være NOK.
Velg kostnadskonto for utgiften og en beskrivelse. Er det behov for å fordele kostnadene mot flere kostnadskonto eller/og mva-koder? Klikk på knappen “Fordel beløp” øverst på høyre hjørne i seksjonen “Kostnader”.
Det blir automatisk valgt en merverdiavgiftssats for de ulike kostnadskontoene. Klikk på feltet "Mva-kode" for å endre på mva-satsen.
Beløp inkl. mva*
Legg inn fullt beløp for kostnadskontoen, evt det fordelte beløpet per kostnadskonto.
Avdeling/ansatt
Her kan du velge å knytte kostnaden opp mot en avdeling eller en ansatt.
Visningsvalg
Klikk på "Visningsvalg" øverst i høyre hjørne. Her kan du sette opp spesifikk visning per leverandør. Skal du for eksempel fordele beløpet eks. mva aktiveres dette før du velger fordeling. Et beløpsfelt eks. mva blir da aktivert. I tillegg kan du sette opp for flere alternativer ut i fra hvilke moduler du har i Tripletex som for eksempel ansatt, prosjekt m.m.
Betalingsform
Betalingsform bestemmer hvordan betalingen skal bli/er blitt betalt i regnskapet.
- Uten bankintegrasjon
Velg betalingsform “Nettbank” dersom det er blitt manuelt betalt i nettbanken. - Med bankintegrasjon
Velg betalingsform for bankintegrasjon for å legge betalingen til godkjenning under "Bank -> Betaling". - Ønsker du ikke å betale denne leverandørfakturaen?
Velg betalingsform “Ikke betalt”.
Når du oppretter bilaget vil leverandørfakturaen stå som åpen post i leverandørreskontro.
Registreres betaling mot en annen betalingsform enn “Ikke betalt”, så vil leverandørfakturaen i regnskapet bli registrert som betalt og postene vil lukkes mot hverandre i leverandørreskontro.
Betalingsdato
Legg inn når betalingen faktisk skal betales. Vær nøye med betalingsdato da dette registreres som datoen pengene faktisk har gått ut av bank.
For faktura med annen valuta vil da også feltet for NOK bli tilgjengelig. Du kan overstyre det i ettertid under fanen “Detaljer”på bilaget som opprettes for leverandørfaktura (så lenge perioden ikke er låst med en mva-melding eller bankavstemming for perioden er godkjent).
Les mer om hvordan du gjenåpner en låst regnskapsperiode her
Det lages en rad inne på fakturaen fra leverandøren der det står med rød skrift "Betaling - ikke godkjent med engangskode". Dette betyr at betalingen ligger under "Bank>Betalinger" og venter på godkjenning. Får du ikke opp den røde skriften så har du ikke valgt betalingsform som går mot bankintegrasjonen.
Klikker du på «Opprett», og haken for “Bokfør nå” er aktivert, blir fakturasummen bokført på den valgte kontoen i regnskapet.
Slik aktiverer du seksjonen "Bokføring".
- Klikk på profilbilde-ikonet øverst til høyre.
- Velg "Min profil".
- Bla ned til seksjonen "Brukerpreferanser".
- Huk på "Bilag bokføres automatisk ved lagring".
- Klikk deretter på "Lagre".