Velkommen til Tripletex!
På denne siden finner du en oversikt over muligheter i Tripletex og 10 ting du kan gjøre for å komme godt i gang. I hjelpesenteret hvor du er nå får du svar på det meste som du lurer på. Hver artikkel er delt opp i avsnitt, slik at du enkelt kan navigere deg gjennom hjelpesiden ved å klikke på overskriftene i innholdsfortegnelsen til høyre.
Kjører du allerede lønn i Tripletex?
Hvis du allerede har en konto i Tripletex for lønnskjøring kan denne kontoen konverteres til en fullverdig Tripletex-konto. Historikk som blant annet lønnsbilag, ansatte og a-meldinger fra 2022 blir med i konverteringen. Kontakt salg@tripletex.no for å konvertere kontoen din.
Om du starter med ny konto i Tripletex vil du alltid få standard norsk kontoplan (en kontoplan for norske bedrifter som skal føre regnskap. Det er en kontoplan som oppfyller regnskapslovens krav til spesifikasjon) som utgangspunkt. I en ny konto vil ikke lønnsbilag følge med, men regnskapet blir fortsatt rett om du fører inngående balanse og fører opp opptjente feriepenger i arbeidsforholdet på de ansatte. I Tripletex kan du gjøre dette ved å gå til "Selskap" -> "Ansatte" -> velg ansatt -> "Arbeidsforhold".
Ønsker du å heller se en video av hvordan du kan komme i gang med Tripletex, kan du ta en titt på dette webinaret:
Kurs og webinarer
Vi har både digitale og fysiske kurs. Det holdes webinarer hver måned, og de er alltid tilgjengelig i opptak sammen med våre digitale kurs. Se oversikt her
1: Innlogging i Tripletex
Hvis du ikke har en bruker i Tripletex fra før, har du fått en e-post i innboksen din for å aktivere ny bruker og opprette passord.
Har du en Tripletex-bruker fra før? Benytt samme innlogging som tidligere.
Ønsker du heller å se av video av hvordan du logger inn, kan du spille av denne videoen:
Slik logger du inn i Tripletex:
- Gå til www.tripletex.no og velg “Logg inn” øverst til høyre.
- Skriv inn e-postadressen din og klikk på “Neste”.
- Deretter kan du skrive inn passordet ditt eller trykke på “Glemt passord” for å opprette nytt passord.
Før du går i gang med Tripletex
Innstillinger
Vi anbefaler at du går gjennom regnskapsinnstillingene som er satt i Tripletex. Du finner disse under “Regnskap” -> “Innstillinger” i hovedmenyen til venstre. Det er lurt å ta en titt på:
- Konteringsreglene - sjekk at korrekt regnskapskonto er knyttet mot riktig konteringsregel.
- MVA-innstillinger - sjekk at du har haket av på de innstillingene som tilgjengeliggjør mva-kodene du benytter.
- Betalingstyper - sjekk at du har de betalingstypene du ønsker og at går de mot korrekt regnskapskonto
Hvis du har konvertert en lønnskonto i Tripletex, vil kontoplanen være lik som i Mamut. Vi anbefaler at du går over kontoplanen etter konverteringen. Bruk gjerne regnskapsfører, slik at du er sikker på at fremtidig innrapportering blir riktig.
Hva kan du importere fra Mamut?
Fra Mamut kan mye overføres til Triplex, men det er forskjeller i kompleksiteten for de ulike importene. Dette er data som kan overføres fra Mamut til Tripletex:
- Ansatte
- Kunder
- Leverandører
- Kontaktpersoner
- Produkter
- Produkter med lager (dette krever at lager opprettes på forhånd i Tripletex)
- Produkter med lager og lokasjon (dette krever at lager og lokasjoner opprettes på forhånd i Tripletex)
- Leverandørkobling for produkter (Merk: dette er en egen import som gjøres under leverandørkortet/i Tripletex)
- Åpne ordre (ubehandlede ordre, ubehandlede samleordre, restordre, ubehandlede kreditordre)
- Prosjekt (kun prosjektdetaljer, ikke noen regnskapstall)
- Reskontro kunder, Åpne poster (per dato du har valgt) for åpningsbalansen
- Reskontro leverandører, Åpne poster (per dato du har valgt) for åpningsbalansen
- Saldobalanse, men denne må legges inn manuelt i åpningsbalansen. Les hvordan du gjør dette under.
- Historisk balanse
- Faktura med KID. Disse kommer inn i Tripletex som åpne fakturaer så de må lukkes manuelt for å ikke sendes til kunder på nytt!
Brukertilganger
Brukertilganger er rettigheter du blir tildelt for å kunne utføre handlinger eller se ulike moduler i Tripletex. Vi anbefaler å gå gjennom brukertilgangene til deg og/eller dine ansatte før du tar i bruk Tripletex. Se en fullstendig oversikt over de ulike brukertilgangene her.
2: Har du solgt en vare eller tjeneste?
Da er du klar for å fakturere kunden din. I Tripletex lager du en ordre (fakturakladd) før du sender fakturaen. Slik lager du en faktura:
- Fra Hjem trykker du på den blå knappen “Opprett faktura”
- Helt øverst kan du velge Enkel fakturering. Dette passer for deg som ikke har behov for all funksjonalitet når du fakturerer. Hvis ikke du ønsker dette kan du følge stegene under.
- Legg til kunden du skal fakturere.
- Fyll ut Ordre-/fakturadetaljer.
- Se over Leveranseinformasjon og velg om varen eller tjenesten skal faktureres som abonnement.
- Legg til produkt (dette kan være en vare eller en tjeneste du selger ofte) eller en beskrivelse under Ordrelinjer.
- Trykk "Opprett" og "Fakturering".
Vi har innstillinger for å tilpasse fakturaer etter dine behov. Du kan for eksempel legge inn logo og gjøre andre justeringer på utseende. Du kan bestemme hva som skal vises og ikke, og du har mulighet til å sette opp automatisk betalingspåminnelse, purring og inkassovarsel. Du kan også sette opp en integrasjon til et inkassobyrå som håndterer alle inkassosaker for deg. Her kan du se hvordan du oppretter kreditnota og delkrediterer.
3: Har du kjøpt en vare eller tjeneste?
Har du kjøpt en vare eller tjeneste vil du motta en faktura fra leverandøren din. Dette kalles en leverandørfaktura og må føres som et bilag i regnskapet ditt.
Hva er et bilag?
Bilag, også kalt dokumentasjon, er dokumenter som fungerer som dokumentasjon for bevegelser eller bokføringen i regnskapet. Et bilag kan være kvittering på noe du har kjøpt eller en faktura du skal betale, eller en timeliste. Bilagene må nummereres slik at det er mulig å kontrollere at regnskapet er fullstendig, så det kan ikke være hull i nummerserien uten at det ligger ved en forklaring på hvorfor.
Bilagene blir tilgjengelig i bilagsmottaket ditt på 3 måter, enten med EHF, ebilag eller ved manuell opplasting.
1. EHF
Vi anbefaler at du aktiverer EHF. EHF står for elektronisk handelsformat, og betyr at Tripletex leser av feltene på fakturaen automatisk og fyller ut de feltene du ellers måtte fylle ut manuelt i en bilagsføring.
Aktiver mottak av EHF slik:
- Gå til Selskap -> Mitt abonnement.
- Finn EHF og velg Bestill.
- Godkjenn avtalevilkår og identifiser deg med BankID.
- Bedriften blir deretter automatisk oppført i ELMA-registeret (offentlig register for mottakere av EHF).
2. Ebilag
Du kan sende bilag som e-post til bilagsmottaket ditt via ebilagsadressen din. Denne finner du øverst i bilagsmottaket ditt.
3. Manuell opplastning
- Gå til Bilag -> Bilagsmottak
- Klikk på Last opp
- Finn filen din lokalt på PCen og dra den over i det blå feltet, for så å slippe. Eller du kan trykke i feltet "Velg fil" og laste opp filen fra vinduet her.
- Klikk på "Last opp" og filen vil vises i bilagsmottaket ditt.
4: Bilagsmottaket
Når du har lastet inn bilag via EHF, ebilag eller manuell opplasting vises de i bilagsmottaket. Gjør deg kjent med de ulike funksjonene i bilagsmottaket her.
I Tripletex kan du føre et bilag med enkel eller detaljert føring.
For å bokføre en faktura fra en leverandør må du
- Finne fakturaen under Bilag -> Bilagsmottak.
- Huk av for de bilagene du ønsker å føre og trykk på "Registrer valgte bilag". Du kan også finne et spesifikt bilag i bilagsmottaket og velge "Registrer".
Ved bruk av dette alternativet, må du velge bilagstype. - Gå over bilaget og sjekk at opplysningene er korrekt, som blant annet konto, mva-kode og datoer.
- Trykk deretter "Opprett".
Du kan også føre avanserte bilag i Tripletex. Avansert bilag er en type bilag der du kan legge til føringen manuelt. Det vil si at du kan legge inn bevegelsene fra en konto til en konto selv. Dette kalles for debit- og kreditføring, og er en føring som viser alle bevegelser (konteringer) gjort i en periode.
Når du fører en leverandørfaktura kan du også sette opp en attesteringsflyt der føringen blir godkjent og bokført.
5: Hvordan får jeg banken inn i Tripletex?
Når bilagene dine er registrert er det tid for å betale fakturaene (eller utbetake lønninger hvis du har ansatte). Dette kan du enkelt gjøre via en bankintegrasjon i Tripletex. I Tripletex har vi to ulike bankintegrasjoner slik at du kan velge den som passer best for deg. Du kan velge mellom bankintegrasjon Mini (for betaling av leverandørfaktura og mva) og bankintegrasjon Autopay (for utbetaling av lønn, leverandørfaktura, mva, skatt, arbeidsgiveravgift etc.). Sjekk om banken din kan integreres med Tripletex her.
Hva er en bankintegrasjon?
Bankintegrasjon er en kobling mellom banken og regnskapssystemet. Ved å ta i bruk denne integrasjonen samler du banken og regnskapet på ett sted. Med Tripletex koblet til banken kan du gjøre flere oppgaver på mindre tid, uten å måtte logge inn i nettbanken eller laste opp bankfiler slik som i Mamut. Betalingene blir bokført automatisk, slik at regnskapet holdes oppdatert.
Når du har bestemt deg for hvilken bankintegrasjon du ønsker, følger du veiledningen under for:
6: Hvordan kan jeg kjøre lønn?
Har du ansatte kan du utbetale lønn med Tripletex. Hos oss kan du sende a-melding med lønn og arbeidsforhold, registrere pensjon, sykepenger og betale skattetrekk, arbeidsgiveravgift og utleggstrekk. Alt du trenger innen lønn!
Altinn-ID
Hvis du skal kjøre lønn og sende a-melding i Tripletex for første gang (og ikke er tilknyttet et regnskapskontor), må du registrere Tripletex som datasystem i Altinn. Følg denne veiledningen.
Har du brukt lønnsmodulen i Tripletex før, men ført regnskapet i Mamut, vil det være lønnsbilag som ikke er lukket mot en konto i lønnskontoen. Når åpningsbalansen settes, får du feil balanse på 2910 (ansattreskontro). Før åpningsbalansen settes må du gå inn på alle lønnsbilag opprettet før dato på åpningsbalansen i Tripletex og markere de som betalt til “nettbank”. Dette lukker postene på 2910 mot 1920 (eller annen konto som er valgt som konto for “nettbank”) og du unngår feil ved opprettelse av åpningsbalansen senere.
For å rette opp i dette, kan du følge stegene nedenfor på alle lønnsbilagene dine.
- Gå til Lønn -> Lønnsbilag
- Trykk deg inn på selve bilagsnummeret - > Endre betaling
- Velg nettbank -> Endre betaling
Du kan ta dette digitale kurset om lønn i Tripletex
Eller følge denne veilederen for å kjøre din første lønn.
Her forklarer vi hvordan du kan:
- Opprette ansatte
- Sette riktige lønnsinnstillinger
- Håndtere reiser og utleggg
- Godkjenne reiser og utlegg
- Utbetale lønn
Viktige forskjeller mellom Mamut lønn og Tripletex lønn
1. I Tripletex er det bilagsdato som styrer hvilken måned en lønnskjøring skal innrapporteres i a-meldingen. Les mer om dette her.
2. Konto 2910 er reskontro-konto for ansatte.
3. Feriepengeutbetalingen er enklere i Tripletex fordi lønnsartene for feriepenger og trekk i lønn for ferie settes automatisk inn i lønnsutbetalingen den måneden du har valgt i lønnsinnstillingene.
4. Med bankintegrasjon via Autopay slipper du opp- og nedlastning av filer til nettbanken i forbindelse med lønnsutbetaling.
5. I Tripletex er det lett å se hvilke ansatte som tilhører hvilke virksomhetsnumre, og det er mulig å bytte fra et virksomhetsnummer til et annet på en enkel måte ved å opprette et nytt arbeidsforhold. Eller om du har ansatte som slutter og begynner på nytt kan du enkelt opprette nytt arbeidsforhold. Mer informasjon om dette her.
6. Tripletex har automatisk beregning av redusert fastlønn basert på stillingsprosent.
7. Tripletex har automatisk beregning av trekk i lønn ved permisjon.
8. Tripletex har automatisk beregning av finansskatt basert på arbeidsgiveravgiftsgrunnlag.
7: Hvordan fører jeg timer?
Dine ansatte kan føre timer både i nettleserversjonen av Tripletex og i Tripletex-appen.
Vi anbefaler Tripletex-appen, fordi det er enkelt å føre timer når du er på farten. Med noen ekstra tilganger, kan de ansatte også registrere reiseregninger og utlegg på farten. Du kan også godkjenne bilag og sende fakturaer med mobilappen.
Les mer om timeføring og funksjonalitet i appen.
Du kan også se en video om funksjonalitet i appen, dersom du ønsker det:
8: Hvordan kan jeg viderefakturere timer og kostnader i Tripletex?
Med prosjektmodulen kan du viderefakturere timer, kostnader, reiseregninger og utlegg. Ved å føre timene på prosjektaktivitetene du oppretter kan du knytte de opp mot prosjektene du ønsker å viderefakturere. Timene som føres på prosjekter kan brukes for å kjøre lønn til ansatte. I tillegg til dette kan du følge med på status og resultater på prosjektene dine. Dette gjør at du får en fullstendig oversikt over dine inntekter og kostnader.
Her er en veileder for hvordan du oppretter ditt første prosjekt.
9: Hvordan kan jeg integrere et annet system med Tripletex?
Integrasjoner i Tripletex betyr at du kan for eksempel koble sammen nettbutikken eller kassasystemet og automatisk få inn daglig salg og utbetalinger direkte i Tripletex. På denne måten spares både tid og penger!
Ta en kikk i integrasjonsarkivet for å se om vi har integrasjon til de systemene du bruker til vanlig. Her finner du også kontaktinformasjonen til leverandøren av integrasjonene dersom du skulle ha spørsmål til hvordan koblingen fungerer.
I Tripletex kan du sette opp en integrasjon via en brukernøkkel.
10: Hvordan kan jeg sende inn årsregnskapet via Tripletex?
Du kan sende inn årsregnskapet ditt i Tripletex. Årsregnskap for både Enkeltpersonforetak (ENK) og aksjeselskaper (AS) er tilgjengelig fra og med 2023. Bestill årsoppgjørmodulen via Mitt abonnement.
For å lære mer om årsoppgjør i Tripletex, kan du lese denne veiledningen.