Hvorfor blir ikke fakturaen automatisk bokført? – Tripletex hjelpesenter

Bilagsautomatiseringen bokfører bare en faktura når den er sikker på at føringen blir riktig. Er den ikke det, blir fakturaen liggende i bilagsmottaket slik at du kan kontrollere den. Her ser du hvordan du finner årsaken, og hva du kan gjøre med den.

Slik ser du årsaken

Gå til Bilag > Bilagsmottak i hovedmenyen.
Klikk på pilen nedover til venstre på raden som ikke ble automatisk bokført.
Klikk på informasjonsikonet til høyre.

årsak til at bilagsautomatisering ikke fungerer.png

Står det «Vi klarte ikke å tolke dokumentet som en faktura»? Da kommer meldingen fra fakturatolken. Les mer om fakturatolken her.

Årsaker og hva du kan gjøre

Meldingen starter alltid med «Faktura ble ikke automatisert. Årsak:». Klikk på årsaken du ser for å lese hva du kan gjøre:

Manuelle endringer er utført på en tidligere faktura

Dette er en innebygd sikkerhetsmekanisme, og leverandøren er ikke koblet av automatiseringen for godt. Når du endrer konteringen på en tidligere faktura fra samme leverandør, tolker systemet det som at mønsteret kanskje ikke stemmer lenger. Automatiseringen holdes derfor tilbake en periode.

Endringene dine går ikke tapt. Fakturaene du fører manuelt med riktig kontering blir nytt læringsgrunnlag. Automatiseringen tar seg opp igjen når fakturaene fra leverandøren føres likt over tid. Det finnes ingen knapp for å nullstille dette.

Vil du ha forutsigbar automatisering med en gang? Lag en egen regel for leverandøren. Egne regler påvirkes ikke av manuelle endringer.

Det er for få mottatte fakturaer fra leverandøren

Systemet har ikke sett nok fakturaer fra leverandøren til å lære mønsteret. Fortsett å føre fakturaene manuelt, så blir forslagene bedre etter hvert. Skal fakturaene alltid føres likt, kan du lage en egen regel med en gang.

Ingen forslag ble funnet / Forslagene til bokføring bør sjekkes

Systemet fant ikke et sikkert nok forslag. Kontroller fakturaen og bokfør den manuelt. Når forslaget er riktig, er det smart å bokføre uten å gjøre endringer. Da lærer automatiseringen raskere.

Du kan også justere hvor sikker automatiseringen må være under «Se alle innstillinger» i bilagsautomatiseringen.

Prosjekt eller avdeling må spesifiseres på konto som ble foreslått

Kontoen som ble foreslått krever prosjekt eller avdeling, og systemet fant ikke et sikkert forslag. Legg til prosjekt eller avdeling, og bokfør fakturaen.

Sett alltid prosjektet på bilaget før du bokfører, og ikke først under attesteringen. Det er føringen på bilaget automatiseringen lærer av.

Beløp på faktura oversteg beløpsgrensen

Fakturaen er høyere enn maksbeløpet du har satt for leverandøren. Kontroller og bokfør den manuelt, eller øk beløpsgrensen i innstillingene for leverandøren under Bilag > Automatisering.

Bankkontonummer er ulikt det som er registrert på leverandør / Faktura mangler kontonummer

Kontonummeret på fakturaen stemmer ikke med leverandøren, eller fakturaen mangler kontonummer. Dette stopper automatiseringen for å beskytte deg mot feilbetaling. Kontroller kontonummeret med leverandøren, og oppdater leverandørkortet hvis det er endret.

Kunne ikke finne riktig leverandør

Dette skyldes ofte at leverandøren er registrert flere ganger. Rydd opp i duplikatene i leverandørregisteret, og velg riktig leverandør på fakturaen.

Fakturadatoen er i en periode som er låst

Regnskapsperioden er låst. Åpne perioden hvis det er riktig, eller bokfør fakturaen manuelt med en dato i en åpen periode.

Regnskapskonto er låst til en annen mva-kode enn den som ble foreslått

Kontoen som ble foreslått er låst til en annen mva-kode. Kontroller mva-koden på fakturaen og bokfør den manuelt.

Automatisering av kreditnota støttes foreløpig ikke

Kreditnotaer bokføres ikke automatisk ennå, og de trekkes heller ikke automatisk fra fakturaen. Du får likevel forslag til kontering. Kontroller forslaget og bokfør kreditnotaen manuelt.

Faktura er i en valuta som ikke støttes

Automatisk bokføring gjelder fakturaer i norske kroner. Bokfør fakturaer i annen valuta manuelt.

Fakturanummeret finnes fra før / Faktura er allerede bokført / Bilaget er slettet

Fakturaen er sannsynligvis en kopi av en faktura som allerede er behandlet. Sjekk leverandørreskontroen før du gjør noe mer.

Fakturabeløp er ikke korrekt spesifisert i fakturaen

Systemet klarte ikke å lese beløpet sikkert. Kontroller beløpet mot fakturaen og bokfør den manuelt.

Leverandørfaktura er automatisk bokført basert på egen regel

Fakturaen er allerede bokført med regelen du har laget for leverandøren. Du trenger ikke gjøre noe.

Her gikk noe feil. Dette er loggført.

Det oppstod en teknisk feil. Bokfør fakturaen manuelt. Skjer det flere ganger, kan du kontakte support.

Tips!

Er forslaget riktig, bokfør uten å endre noe. Hver manuelle endring gjør at automatiseringen venter lenger med å bokføre for den leverandøren.