En bruker i Tripletex opprettes enten som en ansatt eller en kontakt, avhengig av om personen skal motta lønn eller kun trenger tilgang til systemet. Uansett hvilken type du velger, må du huske å gi brukeren systemtilgang for at personen skal kunne logge inn. Lurer du på hvilken type som passer best? Les mer om forskjellen mellom ansatt og kontakt her.
Slik oppretter du en ny bruker med systemtilgang:
Det er kun en brukeradministrator som kan opprette nye brukere og gi systemtilgang.
Slik oppretter du en ny ansatt med systemtilgang:
- Gå til Lønn > Ansatte i hovedmenyen.
- Klikk på «Ny ansatt» øverst til høyre.
- Fyll ut de påkrevde feltene, merket med stjerne. E-postadressen du registrerer blir brukernavnet den ansatte bruker for å logge inn i Tripletex.
- Legg inn ansettelsesdato under seksjonen «Ansattdetaljer».
- Under «Tilganger» velger du «Vanlig ansatt» hvis den ansatte skal føre timer, reiseregninger eller utlegg. Trenger personen flere tilganger, velger du en tilgangsmal under samme seksjon.
- Klikk på «Opprett».
Merk at nye ansatte automatisk opprettes «Uten systemtilgang». Du må aktivt velge «Vanlig ansatt» eller en tilgangsmal for at personen skal få systemtilgang og kunne logge inn.
Slik oppretter du en ny kontakt med systemtilgang:
Er brukeren en ekstern person som ikke skal motta lønn, for eksempel en konsulent eller et styremedlem? Da oppretter du personen som en kontakt.
- Gå til Kunde > Ny kontakt i hovedmenyen.
- Fyll ut kontaktinformasjonen, inkludert e-postadresse. Denne blir brukernavnet kontakten bruker for å logge inn.
- Klikk på «Opprett».
- Klikk deg inn på kontakten og velg fanen «Brukertilgang».
- Huk av for «Vanlig ansatt med behov for å føre timer og utlegg», eller velg en tilgangsmal under «Annen rolle» hvis kontakten trenger andre tilganger.
- Klikk på «Opprett».
Så snart du har gitt en ansatt eller kontakt systemtilgang, sender Tripletex automatisk en e-post til personen med en lenke for å lage passord og logge inn.
Hva er systemtilgang?
Systemtilgang er innstillingen som styrer om en ansatt eller kontakt kan logge seg inn i Tripletex-kontoen. Når du aktiverer denne tilgangen, sender systemet automatisk en e-post som gjør at personen kan lage sitt eget passord.
Legger du inn en sluttdato på brukeren, blir systemtilgangen automatisk deaktivert på den datoen. Vil du lære mer om systemtilgang og andre avanserte tilganger, som brukeradministrator og kontoadministrator? Les mer her.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg gi systemtilgang til noen som ikke er ansatt hos oss?
Ja, du kan gi systemtilgang til en kontakt. Dette er nyttig for eksterne personer som konsulenter, styremedlemmer eller andre som trenger tilgang uten å motta lønn gjennom selskapet.
Hvorfor ser jeg ikke fanen «Brukertilgang» på en ansatt eller kontakt?
Du må være brukeradministrator for å se og endre brukertilganger. Er du usikker på om du har denne rollen? Sjekk om du er administrator her.
Hva skjer hvis jeg fjerner systemtilgangen til en bruker?
Personen kan da ikke lenger logge inn i Tripletex-kontoen. De øvrige tilgangene, som at det kan føres lønn eller utlegg på brukeren, påvirkes ikke og kan beholdes selv om systemtilgangen fjernes.
Tips!
Skal flere ansatte eller kontakter ha de samme tilgangene? Bruk en tilgangsmal, så slipper du å sette opp hver tilgang manuelt for hver enkelt bruker.
Les mer om hvordan du bruker tilgangsmaler her.