Hva er «Mitt arkiv» og «Generelt arkiv»?
Dokumentarkivet i Tripletex har to visninger du kan bytte mellom. «Mitt arkiv» viser dine egne dokumenter og mapper – dette er personlig og vises bare for deg. «Generelt arkiv» er selskapets felles arkiv, der alle med tilgang ser de samme dokumentene og mappene.
Begge arkivvisningene finner du på samme sted, under Dokument > Arkiv i hovedmenyen.
Når du åpner Generelt arkiv, ser du som standard dokumenter uten tilknytning – altså dokumenter som ikke er knyttet til en kunde, leverandør, et prosjekt, en ansatt, et produkt eller en regnskapskonto. Vil du se dokumenter som er tilknyttet for eksempel et prosjekt eller en kunde, velger du tilknytningen under «Flere valg». Se hvordan du gjør det lenger ned i artikkelen!
| Mitt arkiv | Generelt arkiv | |
|---|---|---|
| Hvem ser innholdet? | Kun deg | Alle med tilgang til arkivet |
| Hva ligger her? | Dine egne dokumenter og mapper | Selskapets felles dokumenter og mapper. Viser som standard dokumenter uten tilknytning |
| Typisk bruk | Dokumenter du jobber med selv | Delt dokumentasjon |
Slik bytter du mellom «Mitt arkiv» og «Generelt arkiv»:
For å se dokumentarkivet må du ha tilgang til arkivet. Les mer om hvilke tilganger du kan gi til dokumenter her.
- Gå til Dokument > Arkiv i hovedmenyen.
- Øverst i arkivet finner du valget for å bytte mellom «Mitt arkiv» og «Generelt arkiv».
- Velg «Generelt arkiv» for å se de felles dokumentene og mappene i selskapet, eller «Mitt arkiv» for å se dine egne.
Slik ser du dokumenter som er tilknyttet en kunde, leverandør eller et prosjekt:
I Generelt arkiv ser du som standard bare dokumenter uten tilknytning. Dokumenter som er knyttet til for eksempel en kunde eller et prosjekt, finner du ved å filtrere på tilknytningen:
- Gå til Dokument > Arkiv i hovedmenyen, og stå i «Generelt arkiv».
- Klikk på «Flere valg».
- Velg tilknytningen du vil se dokumenter for, for eksempel en bestemt kunde, leverandør eller prosjekt. Vil du se alt, setter du filteret til «Alle».
For å se dokumenter som er tilknyttet en kunde, leverandør eller et prosjekt, trenger du full tilgang til dokumentarkivet.
Deling av dokumenter fra «Mitt arkiv»
Vil du dele et personlig dokument med kollegaene dine? Da flytter du det fra Mitt arkiv til en mappe i Generelt arkiv.
Marker dokumentet, klikk på de tre prikkene og velg «Flytt til mappe».
«Mitt arkiv» er personlig, og dokumentene og mappene der vises bare for brukeren som lastet dem opp. Andre brukere kan ikke se dem, uavhengig av hvilke dokumentarkiv-tilganger de har:
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor er dokumentarkivet mitt tomt?
Sannsynligvis er du inne i «Mitt arkiv», som bare viser dine egne dokumenter, eller så er dokumentene du leter etter med en tilknytning. Bytt til «Generelt arkiv» øverst i arkivet for å se de felles dokumentene og mappene i selskapet.
Hvorfor ser kollegaen min andre dokumenter enn meg?
Dokumentene i «Mitt arkiv» er personlige og vises bare for deg. I tillegg avgjør tilgangene dine hva hver bruker ser i «Generelt arkiv». Det er bare de med full tilgang som ser dokumenter som er tilknyttet en kunde, leverandør eller et prosjekt. Vil dere se det samme, må dere ha like tilganger, og de felles dokumentene må ligge i «Generelt arkiv».
Jeg finner ikke et dokument som er tilknyttet en kunde eller et prosjekt
Generelt arkiv viser som standard dokumenter uten tilknytning. Klikk på «Flere valg» og velg tilknytningen, eller sett filteret til «Alle» for å se alt. Husk at du trenger full tilgang for å se tilknyttede dokumenter.
Jeg finner ikke valget for å bytte mellom arkivene
Da mangler du sannsynligvis tilgang til arkivet. Be brukeradministratoren din om tilgang. Les mer om tilganger til dokumenter her.