Hvorfor får jeg innbetalinger med ukjent KID, og hvordan løser jeg det?

Dersom filen som er sendt fra banken ikke inneholder KID, eller KID er skrevet feil av kunde, så vil de ikke bokføres automatisk og knytte seg opp mot korrekt faktura.

Noen banker sender alle innbetalinger per dag i én samlet fil. Hvis filen du får fra banken inneholder ett eller flere KID-numre med feil, vil ingen av transaksjonene i filen bli bokført. Disse må lukkes manuelt fra fakturaoversikten, eventuelt via bilagsmottaket. Se hvordan du gjør dette lengre ned i artikkelen.

Systemet oppretter bokføringsbilag som legger seg i bilagsmottaket. Du kan se på innbetalingen og velge å bokføre det eller slette det fra bilagsmottaket.

1. Gå til Bilag > Bilagsmottak.
2. Klikk på innbetalingsbilaget med ukjent KID.
3. Se forhåndsvisning på høyre side av skjermen. Dette er innbetalingsfilen fra banken inneholder all informasjon banken har sendt inn til Tripletex om betalingen.
4. Se under kolonnen «Ref.nummer» eller «KID». Her ser du hvilket KID-nummer kunden har brukt for å betale faktura.

Dersom Ref. nummeret ikke stemmer overens med KID-nummeret på fakturaen, er innbetalingen gjort med manglende/feil KID. Står det tekst i dette feltet, er betalingen gjort med en melding.

Tilbakebetalinger identifiseres ved at de inneholder teksten «CREN» under feltet «Ref.nummer» eller «KID».

1. Gå til Bilag > Bilagsmottak i hovedmenyen.
2. Klikk på «Bokfør» på innbetalingsbilaget.

3. Gå til Faktura > Fakturaoversikt i hovedmenyen.
4. Klikk på bilagsnummeret i blått på «Betaling med ukjent KID-nummer (Autopay)».

5. Klikk på «Visningsvalg».

6. Sørg for at følgende er huket av på og klikk på «Lagre».

7. Endre posteringen «1500 0 Betaling med ukjent KID-nummer» til korrekt kundereskontro.

8. I kolonnen «Fakturareferanse» legger du inn fakturanummeret slik at betalingen får samme nummer som fakturanummer.
9. Klikk på «Lagre».
10. Gå til Faktura > Fakturaoversikt igjen.
11. Huk av fakturaen som betalingen skal knyttes opp mot og innbetalingen.
12. Klikk deretter på de tre prikkene øverst til høyre og velg «Lukk poster». Da har du lukket innbetalingen opp mot fakturaen slik at det blir korrekt i regnskapet.

I Tripletex har du tre valg for hvordan du skal håndtere innbetalinger med ukjent KID:

• Send betalingene til bilagsmottaket
• Les inn og bokfør automatisk
• Ignorer og ikke bokfør (ikke anbefalt)

Gå til Bank > Innstillinger og velg fanen «Betaling». Disse tre valgene finner du i feltet «Innkommende betaling uten KID-nummer».

Les mer om hva de ulike valgene gjør under.

Send betalingene til bilagsmottaket (ANBEFALT)
Innbetalinger med ukjent KID legger seg i bilagsmottaket. Kontroller bilaget og velg om du ønsker å bokføre eller slette bilaget.
Sletter du innbetalingen må du registrere betaling på utgående faktura manuelt.

Les inn og bokfør automatisk
Innbetalinger med ukjent KID bokføres automatisk og legger seg under Faktura > Fakturaoversikt i hovedmenyen. Her klikker du deg inn på bilaget for å gjøre nødvendige endringer før du lukker innbetalingen mot riktig faktura.

Hvis Tripletex klarer å tolke hvilken kunde som har betalt, legger betalingen seg mot den reskontroen Tripletex mener er korrekt. Dersom Tripletex ikke klarer å tolke hvem som har betalt, registreres betalingen på kunde «Betaling med ukjent KID-nummer (Autopay)».

Ignorer og ikke bokfør
Tripletex ignorerer innbetalingsfilene som ikke inneholder KID-nummer. Da legges ikke innbetalingene i bilagsmottaket.
Betaling må registreres manuelt på utgående faktura.