Attesteringsflyt settes opp via “Regnskap>Innstillinger” og fanen “Regnskapsregler”.
Attesteringsrolle
Her setter man opp hvordan man vil at attesteringsløpet skal foregå. Dvs hvordan selskapet ønsker at bilagene skal bli sendt til godkjenning. Man kan velge mellom både spesifikke personer som attestanter og roller, som f.eks en leverandørattestant. Det er dessuten ingen regel for hvor mange ledd man ønsker å ha med i attesteringsløpet.
De ulike rollene kan også innehas av kontakt med brukertilgang, med utvidede rettigheter.
“Selskapsattestant kan overstyre attesteringen”
Er denne innstillingen aktivert, kan en person som er satt som selskapsattestant, fullføre attesteringen uten at de andre attestantene har godkjent.
NB. Under “Regnskap>Innstillinger>Regnskapsregler” kan man aktivere “Tillatt bokføring før bilag er attestert/godkjent". Har man huket av for denne vil det bety at bilagene ikke trenger å bli kontrollert av attestantene før man bokfører bilaget. Da vil altså bilaget være ferdig bokført uavhengig av om attestantene godkjenner eller avviser bilaget.
Avbryte attesteringsløpet
Om man ønsker å avbryte attesteringen kan man trykke seg inn på bilaget > Trykk “Attestering” > “Avvis”. Det er neste attestant i attesteringsløpet som har mulighet til å avbryte. Brukere med tilgangen “Bruker er selskapsattestant (kan attestere for bedriften)” kan også avbryte attesteringsløpet.
Forsøker man å avvise/godkjenne et bilag som ennå ikke har kommet i vedkommendes attesteringsloop, vil man få feilmeldingen "Det er ennå ikke din tur til attestere".
Avvik fra attesteringsløpet
Ønsker man å legge til en mottaker/attestant kan man gjøre det i det man er inne på et nytt bilag som skal registreres. Dette medfører at bilaget kommer til personen FØR den kommer til de man har satt opp i attesteringsflyten. Det er også mulig å legge til en person i løpet av attesteringsflyten. Man kan også fjerne seg selv fra attesteringsløpet for det aktuelle bilaget.
Velger man “Avvist” vil bilaget sendes til Bilagsmottaket.
Beløpsgrense for attestering (NOK)
Et attesteringsløp kan settes opp ved at man legger inn beløpsgrenser for attestering. Når beløpsgrensen er nådd vil det automatisk styre når attestanten skal trå inn i godkjenningsløpet.
Beløpsgrense betyr altså “skal attestere bilag over….”. Så hvis beløpet er 0, vil man få alle leverandørfaktura til godkjenning. Kreditnotaer gjelder som beløpsgrense null. Så har man beløp 0 her vil man også få alle kreditnotaer til godkjenning.
Attestering basert på roller
Når man velger attestering basert på roller, vil det være forskjellige attestanter i forhold til hvordan bilaget blir kategorisert.
Selskapsattestant*: Dette er en rolle som kan settes på i brukertilganger hos den ansatte. Den tilgangen finner man under seksjon Bilag og “Bruker er selskapsattestant (kan attestere for bedriften)”.
Som regel vil det være en daglig leder eller tilsvarende som innehar rollen som selskapsattestant i bedriften.
Alle som har fått tildelt rettigheten “selskapsattestant”, vil være med i attesteringsløpet. Man kan kun overstyre attesteringen som selskapsattestant om valget “Selskapsattestant kan overstyre attesteringen” er markert i attesteringsinnstillingene. Ved å overstyre vil man attestere for alle nivåer/steg som ligger i attesteringsflyten (det være seg for prosjektleder, avdelingsleder etc).
Setter man en beløpsgrense, vil ikke selskapsattestant være med i attesteringsløpet før beløpsgrensen er nådd ( tilsvarende andre som er med i attesteringsløpet).
Leverandørattestant: Alle som har systemtilgang kan attestere i Tripletex. Dvs at alle kan være leverandørattestant.
Man kan sette opp spesifikke attestanter per leverandør (i leverandørkortet) - “Leverandørattestant”. Det vil da si at alle bilag oppført mot en leverandør vil gå til attestering til den personen som er satt opp som leverandørattestant for leverandøren.
Prosjektleder: Bilag som skal til attestering blir sendt til prosjektleder for prosjektet som blir valgt på bilaget.
Eksempel
På illustrasjonen over vises nå Billy Haily som er prosjektleder for det valgte prosjektet.
Andre attestanter i bedriften - ref listen over, er satt opp med beløpsgrenser (altså beløp fra og høyere), så det vil nå kun være leverandørattestant og prosjektleder som skal attestere leverandørfakturaen.
Attesteringsløpet ser nå slik ut:
Ulla Red er den som registrerer faktura fra leverandør via Bilagsmottaket. Bente Baardsen er satt opp som leverandørattestant og må godkjenne før prosjektleder ser bilaget for attestering.
Prosjektleder finner nå bilaget for attestering under Bilag/Attestering. Prosjektleder må ikke ha spesielle tilganger i sin brukertilgang for kun å attestere.
Når prosjektleder har godkjent, er attesteringsløpet i dette eksempelet gjennomført.
Avdelingsleder: Har man satt opp avdelingsleder i attesteringsløpet. F.eks med beløpsgrense 0, vil leverandørfaktura alltid bli sendt til avdelingsleder for den avdeling som settes på bilaget
Attestering kan også gjøres i Mobilapp.