Attestering
Attestering innebærer at du kontrollerer og godkjenner bilag og utbetalinger før noe betales og bokføres. Attesteringen gjøres vanligvis av utvalgte personer i et selskap, ofte med ulike godkjenningsnivåer for beløp av ulik størrelse. Personer med denne rollen kalles attestanter.
I Tripletex kan rutiner for attestering settes opp slik at det er enkelt å sende bilag til attestering, og enkelt for den ansvarlige å gjennomføre selve godkjenningen elektronisk.
En attesteringsflyt settes opp via Bilag -> Innstillinger, under seksjonen Attestering.
Innstillinger for faste attestanter
Her setter du opp hvordan du vil at attesteringsløpet skal foregå. Hvordan selskapet ønsker at bilagene skal sendes til godkjenning.
Du kan velge mellom både spesifikke personer som attestanter og roller, som for eksempel en leverandørattestant. Det er dessuten ingen regel for hvor mange ledd du ønsker å ha med i attesteringsløpet.
De ulike rollene kan også innehas av kontakt med brukertilgang, med utvidede tilganger.
“Tillatt bokføring før bilag er attestert/godkjent" Har du huket av for denne vil det bety at bilagene ikke trenger å bli kontrollert av attestantene før du bokfører bilaget.
Da vil altså bilaget være ferdig bokført uavhengig av om attestantene godkjenner eller avviser bilaget.
"Selskapsattestant kan overstyre attesteringen"
Er denne innstillingen aktivert, kan en person som er satt som selskapsattestant, fullføre attesteringen uten at de andre attestantene har godkjent. Det kreves at det er minst en som har rettigheten selskapsattestant, den rettigheten vil automatisk bli gitt den som har tilgang som "kontoadministrator". Du kan delegere rettigheten selskapsattestant i seksjonen for Bilag på “Min profil > Brukertilgang”.
Attestering basert på roller
Når du velger attestering basert på roller, vil det være forskjellige attestanter tilknyttet hvordan bilaget blir kategorisert.
Selskapsattestant*: Dette er en rolle som kan settes på i brukertilganger hos den ansatte. Den tilgangen finner du under seksjon Bilag og “Bruker er selskapsattestant (kan attestere for bedriften)”.
Som regel vil det være en daglig leder eller tilsvarende som innehar rollen som selskapsattestant i bedriften.
Alle som har fått tildelt rettigheten “selskapsattestant”, vil være med i attesteringsløpet. Du kan kun overstyre attesteringen som selskapsattestant om valget “Selskapsattestant kan overstyre attesteringen” er markert i attesteringsinnstillingene.
Ved å overstyre vil du attestere for alle nivåer/steg som ligger i attesteringsflyten (det være seg for prosjektleder, avdelingsleder etc).
Setter du en beløpsgrense, vil ikke selskapsattestant være med i attesteringsløpet før beløpsgrensen er nådd ( tilsvarende andre som er med i attesteringsløpet).
Leverandørattestant: Alle som har systemtilgang kan attestere i Tripletex. Alle kan være leverandørattestant.
Du kan sette opp spesifikke attestanter per leverandør (i leverandørkortet) - “Leverandørattestant”. Det vil da si at alle bilag oppført mot en leverandør vil gå til attestering til den personen som er satt opp som leverandørattestant for leverandøren.
Prosjektleder: Bilag som skal til attestering blir sendt til prosjektleder for prosjektet som blir valgt på bilaget.
Eksempel
På illustrasjonen over vises nå Ole som er prosjektleder for det valgte prosjektet.
Andre attestanter i bedriften - ref listen over, er satt opp med beløpsgrenser (altså beløp fra og høyere), så det vil nå kun være leverandørattestant og prosjektleder som skal attestere leverandørfakturaen.
Attesteringsløpet ser nå slik ut:
Anne er den som registrerer faktura fra leverandør via Bilagsmottaket. Kari er satt opp som leverandørattestant og må godkjenne før prosjektleder ser bilaget for attestering.
Prosjektleder finner nå bilaget for attestering under Bilag/Attestering. Prosjektleder må ikke ha spesielle tilganger i sin brukertilgang for kun å attestere.
Når prosjektleder har godkjent, er attesteringsløpet i dette eksempelet gjennomført.
Avdelingsleder: Har man satt opp avdelingsleder i attesteringsløpet. F.eks med beløpsgrense 0, vil leverandørfaktura alltid bli sendt til avdelingsleder for den avdeling som settes på bilaget.
Avbryte attesteringsløpet
Om du ønsker å avbryte attesteringen kan du trykke deg inn på bilaget > Trykk “Attestering” > “Avvis”. Det er neste attestant i attesteringsløpet som har mulighet til å avbryte. Brukere med tilgangen “Bruker er selskapsattestant (kan attestere for bedriften)” kan også avbryte attesteringsløpet.
Forsøker du å avvise/godkjenne et bilag som ennå ikke har kommet i vedkommendes attesteringsløp, vil du få feilmeldingen "Det er ennå ikke din tur til attestere".
Avvik fra attesteringsløpet
Ønsker du å legge til en mottaker/attestant kan du gjøre det i det du er inne på et nytt bilag som skal registreres.
Dette medfører at bilaget kommer til personen FØR den kommer til den du har satt opp i attesteringsflyten. Det er også mulig å legge til en person i løpet av attesteringsflyten. Du kan også fjerne deg selv fra attesteringsløpet for det aktuelle bilaget.
Beløpsgrense for attestering (NOK)
Et attesteringsløp kan settes opp ved at du legger inn beløpsgrenser for attestering. Når beløpsgrensen er nådd vil det automatisk styre når attestanten skal trå inn i godkjenningsløpet.
Beløpsgrense betyr altså “skal attestere bilag over….”.
Så hvis beløpet er 0, vil man få alle leverandørfaktura til godkjenning. Kreditnotaer gjelder som beløpsgrense null. Så har du beløp 0 her vil du også få alle kreditnotaer til godkjenning.