Hva er reiseregning og utlegg?
En reiseregning er dokumentasjon på kostnader for en reise som er gjort i sammenheng med jobb.
Du kan også føre reiseregning i mobilappen. Les mer her.
Slik lager du en reiseregning:
- Gå til "Reiser og utlegg" i hovedmenyen til venstre.
- Klikk på "Ny reise" øverst til høyre for å lage en ny reiseregning.
3. Velg om det gjelder en utenlandsreise eller dagsreise, og hvor avreise er fra og til, med avreisedato og returdato med klokkeslett. Skriv også formålet med reisen. Dersom du ikke huker på om reisen er en utenlandsreise eller dagsreise, registrer systemet automatisk dette som en innenlandsreise.
4. Klikk på bil-ikonet dersom reisen inneholder bruk av bil.
Systemet velger automatisk satser basert på om det er innenlandsreise eller utenlandsreise.
Tripletex bruker statens satser for diett og kostgodtgjørelse, som blir kontinuerlig oppdatert.
Systemet innhenter informasjon om sted og avstand fra 1881.no.
- Legg inn "Ny rad" på kostgodtgjørelse.
- Søk på hotell du har overnattet på og velg riktig hotell fra nedtrekksmenyen.
- Velg sats, overnattingssted og eventuelt sone.
- Huk deretter på om du har hatt utgifter for frokost, lunsj og middag, og hvor mange ganger under feltet "Antall".
- Legg inn beløpet for kostgodtgjørelsen.
-
Skal du ha trekk for frokost den ene dagen, og lunsj og middag neste dag, så må dette føres som to rader med riktig trekk for hver dag. Du trenger ikke å legge inn alle opplysninger på nytt.
Klikk på "Kopier", og systemet vil kopiere samme rad på nytt for deg. - Reiser du gjennom flere land i løpet av et døgn, så beregner du kostgodtgjørelse for det landet der du har oppholdt deg i lengst.
Har du krav på ulegitimert nattillegg?
For utenlandsreiser vil dette være "Kompensasjonstillegg".
- Legg inn "Ny rad" på Nattillegg.
- Skriv inn sted og velg stedet du oppholdt deg i nedtrekksmenyen.
- Velg "Sats" og "Sone".
- Legg inn antall og beløp.
- Legg inn "Ny rad" på Kjøregodtgjørelse.
- Legg inn dato du kjørte og hvor du kjørte fra og til.
- Har du brukt firmabil? Huk av for det.
- Velg sats og hvor mange km du har kjørt.
Det er datoen som styrer når antall kilometer blir registrert. Forslag til antall kilometer samt km-sats vil automatisk bli oppdatert.
-
Aktiver for bompenger ved å klikke på de to sirklene. Da vil kostnader legges til i henhold den ruten du kjører.
Kontroller at det er korrekt beløp. - Kopier raden ved å klikke på de to kvadrat-ikonene. Du kan da legge til tur-retur reise.
- Klikk på pilene som peker opp og ned til venstre for å flytte plassering på kjøregodtgjørelsesraden.
- Marker for "Firmabil" dersom du har benyttet firmabil for reisen. Kjøregodtgjørelsen vil da ikke bli utbetalt til den ansatte.
- Ved valg av personbil så velger du sats i nedtrekksmenyen under kolonnen "Sats".
- Klikk på "Ny rad" og velg "Bil - passasjertillegg" for å legge til passasjertillegg.
Har du hatt andre utgifter i forbindelse med reisen?
- Legg inn "Ny rad" på Kostnader.
- Velg dato for kostnaden og betalingstype. "Privat utlegg" blir utbetalt på lønn.
- Velg kostnadskategori og legg inn kommentar på hva kostnaden gjelder.
- Huk av for "Fakturerbar" dersom det skal viderefaktureres, og sørg for at du har valgt korrekt valuta for kostnaden.
- Legg inn kurset og sjekk at det er riktig mva-sats.
- Fyll inn beløpet.
Er du ferdig med reiseregningen?
- Marker for “Ferdig registrert” når du er ferdig med reiseregning.
- Klikk deretter på "Lagre".
Nå er reiseregningen sendt til godkjenning til nærmeste leder!
Vi støtter kun Statens/Skatteetatens satser. Satser som i sin helhet er skattepliktig må gjøres manuelt på lønnsbilaget.
Ofte stilte spørsmål
Jeg er selvstendig næringsdrivende/ENK. Hvordan behandles bruk av privatbil i næring?
For selvstendig næringsdrivende (Enkeltmannsforetak) som benytter privatbil til yrkeskjøring, kan det gis fradrag etter statens satser for antall kjørte kilometer i næring. Dette må ikke forveksles med privat bruk av næringsbil.
Hvis du bruker din privatbil i næring, fungerer ikke statens satser for kjøregodtgjørelse på samme måte. Da får du et fradrag per kilometer for inntil 6000 kilometer i året (satsen per kilometer følger vanligvis den generelle kilometersatsen).
Dette fører til at reisen utgiftsføres i selskapet og kan trekkes fra. Kjøregodtgjørelsen føres i post 7080 (bilkostnader) i næringsoppgaven.
Gå til "Selskap>Ansatte" i hovedmenyen. Klikk på "Detaljer" ved siden av innehaver.
I fanen "Detaljer" kontrollerer du at det er huket av for "Innehaver" i avsnittet "Tilleggsinformasjon".
Gå deretter til "Innstillinger for reiser og utlegg".
I seksjonen Satser velger du "Statens satser" i feltet "Kostgodtgjørelse (diett)".
Eventuelt fjerner du haken for "Ansatte får ikke utbetalt kjøregodtgjørelse".
Nå er alt klart til å opprette reiseregninger:
Gå til "Reiser og utlegg" i hovedmenyen, velg "Ny reise" og fyll ut feltene markert med stjerne.
Fyll i feltene i avsnittet "Kjøregodtgjørelse". Det er statens skattefrie sats som vil komme opp som forslag.
Huk av for ferdig registrert og godkjent. Trykk på knappen "Opprett", og trykk deretter på "Opprett bilag".
Bilagsdato angir hvilken dato reiseregningen bokføres i regnskapet.
Når du har opprettet bilaget, kan du velge "Vis bilag". Der vil du se at bilaget er blitt bokført:
Kredit "2057 - Fradragsført bruk av privat bil etter sats".
Debet "7080 - Bilkostnader, bruk av privat bil i næring".
Dersom reiseregningen ikke inneholder annet enn kilometergodtgjørelse, skal den for innehaver av et ENK ikke utbetales og kommer derfor ikke med på lønnskjøring. Du får da skattefradrag per km for bruk av privatbil i næring.
Hvordan ser jeg antall kilometer per ansatt en gitt periode?
I reiseregningsoversikten (detaljert visning) kan du se antall kilometer per ansatt i en gitt periode.
For å få opp reiser og utlegg i detaljert visning som vist på bilde, så klikker du på tabell-ikonet.