Det kan være aktuelt å utbetale deler av lønn evt et forskudd på lønn eller et reiseforskudd, uavhengig av ordinær lønnskjøring. Du kan i tillegg ta med reiser og utlegg som den ansatte har ført i perioden og ønsker det utbetalt sammen med forskuddet. I Tripletex kan du kjøre så mange lønnskjøringer du har behov for i perioden.
Et forskudd på lønn og/eller reiseforskudd vil komme til fratrekk på neste ordinære lønnskjøring kun etter at forskuddet er registrert som betalt i lønnsregnskapet (dvs betaling er registrert på selve lønnskjøringen).
Forskudd på lønn, reiseforskudd og gjeld til ansatte fungerer helt likt da lønnsartene har samme regnskapskonto, 2910.
Vi skal se litt på utbetaling av forskudd, betaling og fratrekk av forskuddet på lønn.
Opprette ny lønnsutbetaling for forskudd
Via menyvalget "Lønn>Ny lønnsutbetaling" velger du den/de ansatte forskuddet skal utbetales til. Skal det kun utbetales forskudd kan du velge “Forenklet lønnsutbetaling”.
Gjelder det kun forskudd på lønn eller et reiseforskudd som skal utbetales, kan du fjerne alle hakene under forenklet lønnsutbetaling og markerer lønnsmottaker(e).
Du vil da få en blank lønnsutbetaling under bearbeiding. Her velger du ny rad og søk opp forskudd på lønn evt. reiseforskudd, legg videre inn antall og beløp som skal utbetales.
Det kjøres ikke skatt på forskuddet, skatt beregnes i sin helhet ved ordinær lønnskjøring.
Hvis du likevel ønsker å legge til lønnsrader velger du “Hent lønnsrader” og markerer det du ønsker å ta med i denne lønnskjøringen.
Det kan være aktuelt å ta med reiseregning og/eller private utlegg som den ansatte har opprettet og er godkjent.
Kommer fastlønn og skattetrekk (evt. andre faste tillegg og trekk), med på lønnsbilaget for forskudd, men kun ønsker å utbetale forskudd, så kan du slette de radene som ikke skal være med.
Utbetaling av forskudd
Velg “Fullfør lønnsutbetaling”. Har du bankintegrasjon velger du dette som betalingsform. Uten integrasjon må utbetalingen skje via nettbank. Betalingen registreres da manuelt på lønnsbilaget.
Forskudd på lønn trekkes fra ordinær lønn
Når forskuddet på lønn er registrert som betalt, vil beløpet stå som en åpen post på den ansattes reskontro (konto 2910). Beløpet vil automatisk komme til fratrekk på neste lønnsbilag.
Fordelen ved å kjøre og utbetale forskudd via lønnskjøring og trekker forskuddet ved hjelp av et lønnsbilag, er at de åpne postene i den ansattes reskontro lukkes mot hverandre automatisk når det går i null.
Fordele fratrekk av forskudd
Hvis du vil vente med å trekke dette forskuddet fra lønnen, kan du velge å slette denne linjen (forskuddet) fra lønnsbilaget. Forskuddet vil da automatisk legge seg på neste lønnsbilag helt til forskuddet er trukket, og dermed lukket i den ansattes reskontro.
Reiseforskudd
Fratrekk av reiseforskudd fungerer på samme måte som et vanlig lønnsforskudd. Når du oppretter “Ny lønnsutbetaling”, vil raden for reiseforskudd komme til fratrekk på lønnen. Er det ført reiser og utlegg som er godkjent, vil eventuelle beløp som skal godskrives den ansatte, komme til fratrekk på reiseforskuddet.
Hvis reisen ennå ikke er foretatt, eller hvis reiseregningen ikke er levert/godkjent, så kan du slette lønnsraden med reiseforskuddet. Reiseforskuddet kommer da til fratrekk på neste lønnsutbetaling.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan utbetaler jeg en del av en reiseregning på en lønnsutbetaling?
Delutbetalingen kan føres som forskudd på lønn. Legg til en manuell rad på lønnsutbetalingen og velg riktig lønnsart for forskudd på lønn. Når lønnsbilaget er opprettet, så vil forskuddet dukke opp som en åpen post med negativt beløp på neste lønnsutbetaling. Reiseregningen minus forskuddet kan da utbetales til den ansatte.