Hvordan bruker jeg rapportbyggeren?

Rapportbyggeren bruker begreper definert nedenfor i denne guiden. Her finner du en rask forklaring av begrepene:

I motsetning til i andre regnearkprogram, der antall rader og kolonner er låst, kan du legge til autogrupper i rapportbyggeren. 

En autogruppe er en rad eller kolonne som automatisk blir til flere når rapporten vises. Antallet bestemmes av det som er registrert i Tripletex: én rad per regnskapskonto, én kolonne per måned, én rad per prosjekt og så videre.

Legger du en autogruppe under en vanlig rad, kalles den en undergruppe. Da kan leseren klikke seg ned fra summen til detaljene når rapporten vises («drill down»). Det er slik driftsinntektene kan ha én rad for summen, med en undergruppe som viser beløp på hver enkelt inntektskonto.

Slik gjør du det:

1. Klikk på pilen til høyre for radnavnet.
2. Velg «Legg til undergruppe» og deretter hvilken autogruppe du vil legge til.
3. Autogruppen vises som én rad i rapportbyggeren, med navnet i kursiv. Når rapporten vises, blir den til én rad per konto.

Du kan velge mellom disse autogruppene: «Standard» (en vanlig undergruppe uten automatikk), «Periode» (år, kvartaler, mva-perioder, måneder, uker eller dager), Kontoer, Kunder, Kundekategorier, Leverandører, Ansatte, Avdelinger, Prosjekter, Prosjektkategorier, Produkter og Aktiviteter. Bruker du frie dimensjoner, vises de også i listen med navnene du har gitt dem. Hvilke autogrupper du ser, avhenger av hvilke moduler selskapet ditt bruker og har tilgang til.

I den samme menyen finner du også «Legg til en før», «Legg til en etter», «Skjul», «Kopier» og «Slett».

Legger du til en autogruppe for «Kontoer» lister den eksempelvis alle kontoene i kontoplanen din. I dette eksemplet vil vi bare ha driftsinntekter, da legger vi til et kontofilter på raden med autogruppen.

Slik gjør du det:

1. Marker raden med autogruppen. Sidepanelet «Filtervalg» åpner seg til høyre.
2. Klikk på plusstegnet ved «Regnskapskonto» og skriv inn kontointervallet du vil ha med, for eksempel fra 3000 til 3999. Du kan også legge til flere intervaller, eller velge enkeltkontoer.
3. Raden med kontofilter får et ikon med tre streker: . Da vet du at raden bare henter de kontoene du har valgt.

Filtrent til høyre gjelder kun for raden eller kolonnen du har markert. På samme måte kan du filtrere på periode, kunde, leverandør, ansatt, avdeling, prosjekt, produkt, aktivitet og frie dimensjoner osv. Kombinerer du et filter på en rad med et filter på en kolonne, gjelder begge for cellen der de møtes.

Nå skal kontoradene hente tall fra regnskapet. Det gjør du med en formel i cellen.

Slik gjør du det:

1. Klikk på cellen du vil legge formelen i. Velger du en celle i autogruppen, gjelder formelen for alle radene (én rad per konto) når rapporten vises.

2. Klikk i formelfeltet øverst på siden og skriv formelen, slik du er vant til fra regneark. Du trenger ikke å starte med =. For driftsinntektene skriver du 
   -LEDGER.AMOUNT(). Funksjonen henter summen av alle posteringer på kontoene i filteret. Minustegnet trenger du fordi kreditbeløp, som inntekter, hentes som posterte negative tall.

3. Lagre formelen ved å klikke på avhukingstegnet ved siden av formelfeltet , eller trykk på Enter på tastaturet.

Formler kan inneholde de fire regneartene (+ - * /) og funksjoner du kjenner fra regneark, som SUM(), MAX(), MIN() og IF(). I tillegg har rapportbyggeren egne Tripletex-funksjoner som henter tall fra systemet, for eksempel LEDGER.AMOUNT(), LEDGER.BUDGET() og TIME.HOURS(). Merk at funksjonene alltid avsluttes med en parentes, også når de ikke trenger argumenter.

Tre ting som gjør formlene enklere å skrive:

• Begynn å skrive et funksjonsnavn i formelfeltet, så foreslår rapportbyggeren funksjonene som passer.
• Skal en celle vise tekst, setter du teksten i anførselstegn, for eksempel IF( EMPTY( LEDGER.AMOUNT() ), "Ingen posteringer", LEDGER.AMOUNT() ). Argumentene i en funksjon skiller du med komma.
• Bruk punktum som desimaltegn, for eksempel 0.25.

Raden «Driftsinntekter» skal vise summen av alle radene under seg. Marker cellen på denne raden og skriv inn formelen SUM(ROWS()).

SUM(ROWS()) summerer bare den nærmeste undergruppen sin. Har du undergrupper i flere nivåer, bruk heller variabelnavn i formelen. (se steg 8).

Klikk på plusstegnet under radene for å legge til en ny rad nederst. Vil du ha den nye raden et bestemt sted, klikker du på pilen på en rad og velger «Legg til en før» eller «Legg til en etter».

Slik gjør du det:

1. Klikk på pilen som blir synlig på raden eller kolonnen du vil kopiere.
2. Velg «Kopier». Kopien tar med alle undergruppene tilknyttet den du kopierer.

For å hente tall fra andre rader bruker du variabelnavn.

Slik gjør du det:

1. Marker cellen på raden og klikk i formelfeltet.
2. Rapportbyggeren setter inn variabelnavnet til raden i formelen, og lager et variabelnavn basert på radnavnet hvis raden ikke har et fra før.
3. Skriv et minustegn, og klikk på raden «Varekostnader». Formelen blir Driftsinntekter - Varekostnader. Bekreft med avhukingstegnet eller Enter.

Variabelnavnet vises med liten kursiv skrift på raden eller kolonnen du ser på. Du kan endre det ved å markere raden og klikke på pennen i feltet «Variabelnavn». Variabelnavn kan ikke ha mellomrom, og må være unike i rapporten.

Skal du hente tall fra en bestemt celle, skriver du kolonne$rad, for eksempel budsjett$driftsinntekter.

 I sidepanelet styrer du både rekkefølgen og hva som skal vises.

Slik sorterer du en rad:

1. Marker raden eller kolonnen med autogruppen, og velg fanen «Automatiske undergrupper» i sidepanelet.
2. Under «Sorter etter» skriver du inn hva radene skal sorteres etter, for eksempel variabelnavnet til kolonnen med beløp.
3. Velg stigende eller synkende rekkefølge.

Slik bestemmer du hva som vises:

• Under fanen «Visningsvalg» er «Fjern tomme rader» (eller «Fjern tomme kolonner») på som standard for autogrupper. Da vises bare kontoer, prosjekter eller perioder som faktisk har tall. Skru den av hvis du vil se alle.
• «Skjul denne raden» skjuler rader eller kolonner du bare bruker til mellomregning, slik at rapporten ikke viser de.
• Under «Avansert» velger du om undergruppen skal vises utvidet eller minimert når rapporten åpnes, eller legge til et uttrykk for når den skal vises

Slik gjør du det:

1. Klikk på «Opprett» oppe til høyre for å lagre rapporten. Forhåndsvisningen er tilgjengelig først når rapporten er opprettet.
2. Klikk på øye-ikonet ved siden av angre og gjør om, øverst til venstre på siden.
3. Rapporten åpner seg i et eget vindu på samme side, med tallene rapporten henter ut fra Tripletex. Lukk vinduet for å fortsette å bygge rapporten.