Hovedboken er fin å bruke når du trenger mer informasjon om hva som er grunnlaget bak rapportene. Du kan bruke hovedboken til å se mer informasjon og finne ut hvilket bilag som påvirker saldoen til regnskapskontoen.
For å finne hovedboken klikker du på «Regnskap > Hovedbok» i hovedmenyen.
Les om mulighetene i hovedboken her:
Nå kan du spesifisere hva du vil søke etter i hovedboken ved å bruke en prefiks. Hvis du for eksempel bruker * kan du søke på kontonummer eller navn. Hvis du bruker = kan du skrive beløp for søket. Hvis du vil finne frem til et spesifikt bilag, kan du søke med #.
Du kan også søke opp flere enkeltkontoer samtidig. Dette gjør du ved å skrive et kommategn ( , ) mellom enkeltkontoene du ønsker å søke på.
Trykk på tannhjulet til venstre for å se visningsvalg. Her kan du selv bestemme hvilke kolonner du ønsker skal vises i hovedboken.
Ved å trykke og holde inne på de tre prikkene til høyre for en kolonne, kan du flytte dem opp og ned for å velge rekkefølgen for visning i hovedboken.
Ved å klikke på bindersen får du opp en visning av vedlegget som er lagt inn på bilaget.
Trykk på «Filter» for å se på flere filtreringsmuligheter. Her kan du filtrere på det aller meste, f.eks. avdelinger, prosjekter, kunder, leverandører, ansatte og produkter. Lek deg litt frem her for å se på filtreringsmulighetene. Under feltet kan du se hvilke valg du har huket av for, og du kan enkelt fjerne dem igjen ved å klikke på krysset til boblen.
Når du har filtrert på det du ønsker å vise i hovedboken, kan du lagre filteret. Da får du det opp som en snarvei slik at du enklere finner tilbake til det neste gang du har behov for det.
Slik lagrer du et filter:
1. Filtrer på det du ønsker å vise i hovedboken
2. Trykk på «Lagre» øverst i filtreringsvinduet
3. Navngi snarveien og deretter trykk på «Lagre filter».
4. Filteret legger seg under «Lagrede filtre».
Hurtigfilter gir raskere tilgang til de bilagene du ser etter. Du velger selv hvilke filter som skal ligge synlige i toppen, så du slipper å åpne filtermenyen hver gang. Dette gjør det enklere og raskere å jobbe i hovedboken. For å lage et hurtigfilter, trykker du på «tannhjulet til høyre > filtre». Når menyen åpnes, kan du selv dra hvilke felter du ønsker skal inkluderes i dette hurtigfilteret.
Ved å bruke «Grupperte posteringer», kan du slå sammen like posteringer fra bilag for å skape en ryddigere oversikt. Dette vil for eksempel si at like ordrelinjer fra detaljert føring vil vises som én postering. Du vil se at posteringene minimeres, men du kan enkelt trykke på +x for å ekspandere posteringen.
Ved å huke av en eller flere rader kan du trykke på «Endre». Da får du muligheten til å endre på regnskapskonto, mva-kode, kunde, leverandør, prosjekt, produkt, ansatt og eiendel på valgte poster.
Du kan enkelt eksportere hovedboken ved å klikke på nedlastningsikonet oppe i høyre hjørne.
Vi anbefaler nå at du bruker Excel-format ved eksport. Det nye Excel-formatet er forbedret og enkel å jobbe videre med, i tillegg tar den hensyn til dine filter- og visningsvalg. Dersom du bruker CSV-eksport, så legg merke til at ny fil er kommaseparert og inneholder alle posteringer for perioden du velger.
Du kan også foreta en tilpasset eksport som du kan sette som standard for fremtidige eksporter.
Hvis du tar ut en tilpasset CSV-eksport, kan du velge semikolon (;) som skilletegn og komma (,) som desimaltegn for å få et Excel-kompatibelt format.
Du kan enkelt justere kolonnene for å kunne se mer informasjon på samme bilde.
For å få opp bare «åpne poster» klikker du på filterknappen øverst til venstre. Her kan du velge å vise alle poster eller bare åpne poster. Hvis du ikke ser filtervalget på «åpne poster», må du aktivere visningsvalget under tannhjulet til høyre.
For å lukke poster i hovedboken markerer du i firkanten til venstre. Deretter klikker du på «Lukk poster» oppe til høyre.
Du kan også bruke hurtigtasten «X» på tastaturet ditt for å lukke alle markerte poster så lenge de går i 0 eller har en mindre differanse enn 10. Ønsker du å gjenåpne markerte poster, kan du også bruke hurtigtastene «Shift og X» på tastaturet ditt.