Før du importerer fakturaer:
Å importere fakturaer er en fin måte å overføre fakturaer som er registrert i et annet system, men ikke betalt enda, over til Tripletex.
Før du importerer fakturaene bør du importere kunder og produkter, slik at de blir koblet sammen med de riktige fakturaene. Vi anbefaler også at du tar en titt på en av våre eksempelfiler. En eksempelfil er en mal som viser deg hvordan filen du importerer skal se ut. Her er kolonnene lagt inn med navn i den rekkefølgen som Tripletex leser importfilen.
Vær også oppmerksom på at om du lager en faktura i Tripletex, så tas det ikke hensyn til importerte fakturaer. Skill mellom nummerseriene for importerte fakturaer og fakturaer som er laget manuelt i systemet.
Slik finner du eksempelfil for faktura:
- Gå til «Faktura > Import/eksport» i hovedmenyen og velg «Fakturaimport».
- Se på seksjonen «Eksempelfiler (nytt filformat)».
- Klikk på «Eksempelfil» i det formatet du ønsker å importere i.
- En fil laster seg ned i nettleseren.
- Åpne filen og se hvordan malen for fakturaimport skal se ut. Du kan kopiere og lime inn rader fra en annen fil inn i denne eksempelfilen. På den måten sørger du for at du unngår feilmelding når du importerer.
Se en beskrivelse av hver kolonne i filen her
Slik importerer du faktura
Du kan importere fakturaer med følgende filformat:
- CSV-fil (.csv)
- Excel (.xls/xlsx)
Slik gjør du det:
- Gå til «Faktura > Import/Eksport» i hovedmenyen og velg «Fakturaimport».
- Velg hvilken filtype du ønsker å importere.
- Er beløpene inkludert mva i filen du skal importere? Huk av for «Beløp inkl. mva».
- Klikk på binders-ikonet for å laste opp ønsket fil for import.
- Klikk på «Importer» for å importere fakturaene.
Importerte fakturaer sendes ikke til kunde.
Hva må jeg være oppmerksom på når jeg importerer?
Når du lager en faktura manuelt, velger systemet et fakturanummer automatisk. På importerte fakturaer må du legge inn fakturanumre i importfilen. Løsningen er å velge et fakturanummer som er langt unna de manuelle fakturaene.
Her er et eksempel:
Vi har laget 10 fakturaer manuelt i Tripletex, med fakturanummer fra 1 til 10. Vi skal importere 5 fakturaer, og setter fakturanummer 11 til 15 på disse. Den neste fakturaen vi manuelt oppretter i Tripletex, vil få feilmelding på at fakturanummeret allerede er i bruk, da denne prøver å bruke fakturanummer 11.
Løsningen er å importere fakturaer med fakturanummer langt unna de manuelle fakturaene. For eksempel hadde det vært lurt å importere fakturaer som starter på 10001. Da må det opprettes omtrent 10000 manuelle fakturaer i Tripletex før det blir en konflikt.
Etter du har importert en faktura:
En melding i handlingsloggen viser om importen var vellykket eller feilet.
Får du feilmelding?
Får du en feilmelding må du korrigere importfilen. Feilmeldingen finner du igjen under varselsikonet. Varselsikonet ser slik ut: og ligger i menybaren øverst til høyre.
Feilmeldingen viser hvilken kolonne som er feil, og hva som er feil. Korriger filen og importer på nytt.
Er importen vellykket?
Fakturaene finner du under «Faktura > Fakturaoversikt» i hovedmenyen.
Det lages også en ordre (fakturakladd) til den importerte fakturaen. De finner du under «Faktura > Ordreoversikt» i hovedmenyen.