I denne nye versjonen av bilagsmottaket vil menyer og funksjoner være de samme som tidligere, men du vil finne enkelte handlinger på litt andre steder enn tidligere. Vi skal her ta for oss de ulike menyene og funksjonene. Modulen er under utvikling og det vil fortløpende komme til funksjoner og muligheter her.
Følg med under “Hva er nytt”.
I det nye mottaket har vi nå gått tilbake til nettleseren sin standard PDF-viser. Det gjør at du kan få opp en venstre meny i pdf-visningsbildet. Denne kan du enkelt fjerne og når du har gjort det en gang, så vil den forbli borte neste gang du forhåndsviser PDF’er.
Menyer
Helt til høyre finner du handlingsknappen som gir deg tilgang til gammel versjon av bilagsmottaket, mulighet til å opprette nytt avansert bilag og adressen til bilagsmottaket. Klikker du på adressen så kopieres den automatisk.
Last opp
Du kan hvor som helst i det nye bilagsmottaket bruke “drag and drop” for å laste opp bilag, evt trykker du bare på “Last opp” og henter den/de dokumentene du ønsker.
Bilag
I toppen er det blitt en ny meny for de ulike sidene tilknyttet håndtering av bilag. “Innboksen” angir hvor mange bilag som ligger klar for behandling. Videre kan du se hvor mange bilag som er til oppfølging, attestering og bokførte. Oppførte er det vi i dag kaller “Ikke bokførte bilag”, bokførte viser de siste bokførte bilagene.
Handlinger
Nedover i oversikten ser du ulike typer bilag, “Faktura” som er i pdf-format evt mottatt fra annen Tripletex-kunde, “Kvittering” og EHF-faktura.
Har du aktivert bilagsautomatisering (les gjerne mer om dette her) vil den lilla rammen rundt EHF-faktura indikere automatisering av fakturaene. Automatiseringen vil vise forslagene til kostnadskonto og eventuelt prosjekt og avdeling. Dersom hele EHF fakturaen kan føres på samme kostnadskonto vil du kunne bokføre fakturaen direkte fra bilagsmottaket.
Holder du musetasten over f.eks Faktura, kan du se når den er kommet inn i bilagsmottaket.
Ikonet… viser at fakturatolken er satt på via “Mitt abonnement”.
Videre vil du kunne legge inn en kommentar til faktura, for evt handling, eller beskjed til kollega eller regnskapsfører. Her vil det etterhvert bli mulig å “henvise til” spesifikke personer.
Kommentaren kan slettes - klikk da på ikonet.
Det er også mulig å legge til flere kommentarer. Det er den siste kommentaren som vil være synlig på bilaget i bilagsmottaket.
Registrering av bilag
Du kan velge å føre et og et bilag evt bruke multifunksjonen; “Start registrering” velger da alle de skannede bilagene i bilagsmottaket. ”Velg flere” gir mulighet til selv å markere de bilagene du skal føre.
Når du har markert, kan du velge handlingen “Start registrering”, Slå sammen, slett evt. send til regnskapsfører. Bilagene slås sammen i den rekkefølgen de velges i, for eksempel kommer (1) Valgt først og (2) Valgt som nr 2 osv, når de slås sammen.
Start registrering vil være nøyaktig som den i “Gammel versjon”.
Registreringsvalg
Uavhengig av type bilag kan du velge mellom Enkel registrering eller Detaljert registrering. Alle typer bilag (gjelder ikke EHF-faktura som kun gir mulighet for enkel- eller detaljert registrering) kan du velge føring relatert til menyvalgene du finner under “Andre registreringsvalg”.
Annen håndtering
I menyvalget til hvert enkelt bilag kan du finne funksjonalitet for å eventuelt arkivere, dele opp eller sende bilag til regnskapsfører.
I likhet med det gamle bilagsmottaket vil det ikke være like muligheter for en EHF-faktura. Der kan en ikke dele opp eller arkivere bilaget.