Hopp til hovedinnholdet

Slik kommer du i gang med repeterende faktura

  • Oppdatert

Hva er en repeterende faktura?

En repeterende faktura er en faktura du sender til kunden fast, for eksempel hver måned, hvert kvartal eller én gang i året. Mange kaller dette et abonnement. I Tripletex heter funksjonen «Repeterende faktura».

Funksjonen gjør faktureringen enklere og mer effektiv, fordi du slipper å opprette den samme fakturaen flere ganger. Den passer godt for kunder som skal faktureres det samme beløpet over flere perioder.

Repeterende faktura er tilgjengelig i Smart-, Pro- og Komplettpakken.

Se på denne videoen eller les mer nedenfor.

Slik legger du inn riktige innstillinger for en repeterende faktura:

  1. Gå til Faktura > Innstillinger i hovedmenyen.
  2. Bla ned til seksjonen «Repeterende faktura».
  3. Her finner du klokkeslettet for utsending av nye repeterende ordrer (altså utkast til fakturaer).
  4. Sender du fakturaer på forskudd og vil at fakturadatoen skal være første dag i perioden? Huk av for «Fakturadato kan settes etter sendedato». 

Hva er automatisk fakturering?

Automatisk fakturering betyr at fakturaene sendes automatisk til kunden, basert på intervallet du har valgt i den repeterende fakturaen – for eksempel månedlig eller kvartalsvis.

Du velger også tidspunkt for når fakturaen skal sendes ut.

repeterendefakturasendedato.png

 

Opprett en repeterende faktura

Slik gjør du det:

  1. Gå til Faktura > Ordreoversikt i hovedmenyen til venstre.
  2. Klikk på «Repeterende fakturaer» og så «Ny repeterende faktura».
  3. Fyll inn ordredetaljer som i en vanlig ordre. 
  4. Sender du fakturaen på forskudd og vil at fakturadatoen skal være første dag i perioden? Klikk på  «Endre» ved siden av «Utsendingsdato». Velg «Send fakturaen på forskudd», huk av for «Fakturadato er første dag i hver periode» og klikk «Bekreft».
  5. Klikk på «Start automatisk utsending» når fakturaen er ferdig.

Nyrepeterendefaktura.png

Merk deg at når fakturaen er sendt, er det ikke mulig å gjøre endringer på ordrelinjen eller tidspunktet for utsendelse.


 

Rocket.pngTips!

Dette betyr de ulike feltene i ordrelinjene:

Beskrivelse

Her legger du inn hva du skal fakturere, for eksempel husleie, medlemskap eller produkt. Du kan ha flere ordrelinjer med ulike produkter. Hvilke produkter som kommer med på fakturaen, avhenger av startdatoen på den repeterende fakturaen.

 

Antall

Her legger du inn hvor mange produkter du vil fakturere.

 

Enhetspris

Her legger du inn prisen (for eksempel per måned) for et medlemskap.

 

Startdato/Sluttdato

Startdatoen viser når den repeterende faktureringen starter. Den er også grunnlaget for når ordren skal faktureres (ved fakturering på forskudd/etterskudd).
Sluttdatoen legger du inn når perioden er over. Tripletex slutter å fakturere når du har lagt inn en sluttdato, og du kan avslutte ordren.

 

Fakturer en repeterende faktura

Hvis du har automatisk fakturering aktivert, trenger du ikke å følge stegene under. Da godkjenner og sender Tripletex fakturaen automatisk på tidspunktet du har satt.

Slik fakturerer du en repeterende faktura manuelt:

  1. Sørg for at den repeterende fakturaen er godkjent (se punkt 3 over).
  2. Klikk på «Send faktura» under tidslinjen.
  3. Kontroller at fakturadato, sendemåte og evt. e-postadresse er korrekt.
  4. Klikk på «Send faktura» for å sende fakturaen ut til kunden.

Når du har fakturert en periode, får du opp «Fakturert t.o.m.» under kolonnen «Status».

Repeterendefakturatidslinje.png

Hvordan ser jeg hvilke ordrer som er repeterende fakturaer i ordreoversikten?

  1. Gå til Faktura > Ordreoversikt i hovedmenyen.
  2. Klikk på knappen øverst til høyre, Repeterende faktura.

 

 

Slik filtrerer og sorterer du oversikten over repeterende fakturaer

I oversikten over repeterende fakturaer finner du raskt frem, også når du har mange av dem. Du kan filtrere oversikten etter blant annet kunde, avdeling, kundeansvarlig, kontaktperson, intervall, startdato, status og fritekst. Hvis du bruker frie dimensjoner på ordrene dine, kan du også filtrere på disse.

Klikk på kolonneoverskriftene for å sortere oversikten – for eksempel på beløp, neste faktureringsperiode, prosjektnavn, status eller ordrenummer.

 

 

Send flere repeterende fakturaer som én samlefaktura

Har du flere repeterende fakturaer til samme kunde? Da kan du fakturere dem sammen, slik at kunden får én samlet faktura i stedet for flere.

Samlefaktura må være aktivert på kunden for at ordrene skal slås sammen. Les mer om hvordan du aktiverer samlefaktura her.

Slik gjør du det:

  1. Gå til Faktura > Ordreoversikt i hovedmenyen, og klikk på «Repeterende faktura» øverst til høyre.
  2. Huk av de repeterende ordrene du vil fakturere sammen. Ordrene må tilhøre samme kunde.
  3. Fakturer de valgte ordrene. Tripletex slår dem sammen til én faktura.

Fakturaen viser beløpet fra hver enkelt ordre, slik at kunden ser hva som gjelder for hver repeterende faktura.

 

 

Relaterte artikler