I utgangspunktet deler prosjekt, ordre og tilbud samme nummerserie i Tripletex. Det er derfor viktig å sette ulike nummerserier for de to modulene før man begynner å opprette disse i Tripletex. Vi anbefaler å bruke stor avstand mellom nummerseriene for å unngå konflikt.
Ordre-/tilbudsnummer
Her bør man sette tilbud og ordre med et lavt startnummer f.eks 1. Tilbud og ordre går i samme nummerserie, men vil ikke medføre konflikt.
Startnummer for ordre-/tilbud legges inn i "Faktura>Innstillinger>Innstillinger for nye ordre/tilbud".
Prosjektnummer
Benytter man prosjektmodulen vil det være fornuftig å sette prosjektnummer fra 20000 eller høyere (prosjekt og prosjekttilbud genereres fra samme nummerserie). De med prosjektfakturering vil sannsynligvis ikke benytte ordre/faktura i så stor grad.
Varsel om konflikt kan være i det du skal opprette en ordre eller et prosjekt og får beskjed om at “nummer er allerede i bruk”.
Startnummer for prosjekt legges inn i "Prosjekt>Innstillinger>Innstillinger for nye prosjekter".
Hvordan løse konflikt i nummerseriene?
Prosjekt
Hvis man ved opprettelse av prosjekt får beskjed om at nummerserien er i bruk, betyr det at prosjekt har nådd nummerserien for ordre/tilbud, så da bør nummerserien til prosjekt endres til f.eks. 20 000 høyere enn ordre/tilbud nummerserien (for da må det opprettes 20 000 ordre/tilbud før man når igjen prosjektnummerserien). Via prosjektoversikten kan man sortere slik at alle prosjekter og prosjekttilbud vises. Velg sortering av nummerserie og synkende, slik at høyeste kommer øverst.
Tilbud/ordre
F.eks. hvis man ved opprettelse av ordre får beskjed om at nummer allerede er i bruk, så betyr det at ordrene dine har nådd nummerserien til prosjekt. Da er det lurt å endre ordrenummer for ordre/tilbud til f.eks. 20 000 høyere enn prosjektnummerserien (for da må det opprettes 20 000 prosjekter før prosjekt når igjen nummerserien til ordre/tilbud). Tilsvarende kan man sortere fra ordreoversikten slik at man ser alle tilbud og ordre som er opprettet. Åpne gjerne en ny fane i nettleseren.
For å få en liste over tilbud/ordre med ordrenummer kan man i ordreoversikten bruke periodevelger slik at en lengre periode blir vist for å få med flest tilbud/ordre som er opprettet.
Markerer deretter for å vise både tilbud og ordre. Igjen så må man sjekke filtreringen slik at man har markert de ulike valgene/kategorier med “alle”.
Den vanligste løsningen er å endre den laveste nummerserien til noe som er mye høyere enn den høyeste nummerserien.
Import
Har man importert ordre eller/og prosjekter i tillegg, kan dette også påvirke konflikt i nummerserier. Hvis man ved opprettelse av ordre eller prosjekt får beskjed om at nummer allerede er i bruk, kan det også hende at det er fordi man har importert ordre eller prosjekt med det nummeret som er neste i rekken. Det er da fortsatt en god løsning å sette 20 000 over høyeste nummerserie. Da vil man på den måten gå vekk fra de importerte ordrene/prosjektenes nummerserie.
For å starte en ny nummerserie går man inn på siste opprettede prosjekt eller ordre og endrer i detaljer på denne. Eventuelt kan man endre i “Prosjekt>Innstillinger for nye prosjekter” og for ordre/tilbud under “Faktura>Innstillinger for nye ordre/tilbud”.
Neste gang man oppretter en ordre eller et prosjekt vil det få neste ledige nummer i den nummerserien som er valgt.
Andre mulige konflikter i nummerserier
Bilagsnummer
Oversikt over nummerseriene for bokføringen i Tripletex.
Manuelle bilag er nummerserien for avansert bilag, leverandørfaktura mm. Elektronisk bilag er lønnsbilag, a-melding, mva-oppgave, innbetaling via kid (OCR) mm. En utgående faktura vil få det neste ledige nummeret i standardserien for utgående fakturaer. NB! dette er ikke nummerserien på selve faktura, men bilaget som bokføres i regnskapet.
Endrer man nummerserie her, evt ønsker flere, må man være klar over at det kan oppstå konflikt i nummerseriene. Har man ikke god avstand i nummerseriene vil det etterhvert oppstå en konflikt i nummerseriene og man får ikke opprettet bilag. Man må da foreta en opprydding.
I bilagsoversikten kan man filtrere på de forskjellige nummerseriene, og på stigende/synkende, for å finne ut av hvilke nummerserier som har kollidert.
Når man har funnet ut av det så øker man den nummerserien som kolliderer i "Bilagstyper/nummerserier".
Bilagsnummer ved import
Når man importerer bilag, så må man passe på at det ikke blir kluss i nummerserier for importerte bilag og bilag som allerede er opprettet i Tripletex.
Ved GBAT10 bilagsimport så brukes formelen 1 000 000 + bilagstype * 10 000 for å bestemme hvilken nummerserie som skal brukes, så plusser man på bilagsnumrene i importfilen på den nummerserien. Mer info om hvordan bilagsnummer blir behandlet ved GBAT10 import finner man i beskrivelsen av filformatet under “Bilag>Import” i hovedmenyen.
Om bilagene man forsøker å importere kolliderer med eksisterende bilag så vil man få en feilmelding ved import. Man må da endre bilagsnumrene i importfilen, eller eventuelt endre bilagstype i importfilen slik at bilagene kommer til å følge en annen nummerserie ved import.
Ved SAF-T import vil man få en ny nummerserie som heter SAF-T Import i "Bilagstyper/Nummerserier". Denne vil automatisk følge nummerserie 10000000, men man kan endre det om man ønsker. Om bilagene i SAF-T importen kolliderer så vil man få feilmelding om dette ved import, og man må endre SAF-T nummerserien under "Bilag>Bilagsinnstillinger" og "Bilagstyper/ nummerserier".
Fakturanummer
Det er viktig å passe på at det ikke blir kluss i nummerseriene for importerte fakturaer og fakturaer som du allerede har opprettet i Tripletex. De importere fakturaene vil få de fakturanumrene som er definert i importfilen
Faktura som opprettes i Tripletex etter import får fakturanummer fra de som er opprettet direkte i Tripletex. Fakturaimport vil ikke påvirke fakturanumrene for de fakturaene som blir opprettet i Tripletex.
Viser det seg at faktura opprettet i Tripletex etterhvert kommer i konflikt med de som er importert, må nummerserien for faktura som opprettes i Tripletex endres. Her må man ta kontakt med support.
Er det kun gjort én fakturaimport som gjør at det blir konflikt i nummerserien så kan det være enklere å bare slette de importerte fakturaene, deretter importere de på nytt igjen med en annen nummerserie. Man har mulighet til å slette importerte fakturaer under "Faktura>Fakturaimport".
Les gjerne mer om "Import i Tripletex".