Eksempelvis kan en kunde ha flere utestående faktura, men velger å foreta en samlet betaling av disse med kun referanse til en faktura (ett kid.nr om man har kid på utgående faktura). Har kunden betalt med kid, vil altså hele det innbetalte beløpet bli registrert på den aktuelle fakturaen. For at innbetalingen skal “dekke inn/betale” flere faktura må dette håndteres manuelt enten fra fakturaoversikten eller fra kundereskontro.
I andre tilfeller kan det være at man selv må registrere innbetalingen fra kunden. Kunden har innbetalt et beløp som skal dekke mer enn én faktura.
I dette tilfellet er markering fra fakturaoversikten det enkleste. Vi skal se på denne i første omgang.
Manuell registrering av innbetaling for flere enn én faktura
Marker de faktura innbetalingen gjelder, velg “Betaling” fra menyen. Deretter velger man betalingsform og korrekt innbetalingsdato. Det innbetalte beløpet kan ikke avvike mer enn 10 kr.
NB! Er det en differanse på f.eks 11 kr eller mer må man enten vente til kunden innbetaler ytterligere eller føre et bilag for mellomværende for å kunne lukke postene.
Når man deretter velger “Betaling” vil alle de valgte fakturaene bli registrert som betalt på dato. Denne handlingen kan kun utføres dersom ingen av de valgte fakturaene er delvis betalt fra før.
Har man f.eks en faktura hvor restbeløpet er kr 2000,- og en faktura som er helt ubetalt, må man inn i fakturadetaljer og legge inn manuelt det innbetalte beløpet - se eksempel under (innbetalingen fra kunden skal i vårt eksempel dekke et restbeløp på kr 2000 og kr 9.375,- - totalt kr 11.375,-.
Da vil det i fakturaoversikten vises et minusbeløp utenfor den ene fakturaen (dvs for mye innbetalt). I vårt eksempel vil det dekke inn den andre utestående fakturaen i oversikten.
Her kan vi da marker begge fakturaene og velge “Fjern fra liste”. Dette gjelder også dersom innbetalingen er registrert via kid på faktura som nevnt over.
Slå sammen poster fra kundereskontro
Relatert til eksemplene over, kan man kan også slå sammen poster via kundereskontro. Men man kan lukke poster kun dersom beløpene går i 0.
Marker de postene som skal lukkes mot hverandre helt til høyre. Summering vil også vises her og velg deretter “Lukk poster”.
Fra kundereskontro vil man også kunne registrere innbetaling manuelt. Klikk da på et av fakturanummerne.
I detaljer på faktura scroller du deg helt ned i registreringsbildet og velger “Betaling”. Legg inn betalingsform, dato og beløp. Tilsvarende handling som fra fakturaoversikten.