Attestering

Rettighetene til bokføring og attestering (godkjenning) av bilag administreres av en brukeradministrator i Tripletex. Se egen artikkel om Fast attestering.

Brukertilganger for attestanter

Rettighetene til bokføring og attestering (godkjenning) av bilag administreres av en brukeradministrator i Tripletex. Alle brukere med systemtilgang har mulighet til å godkjenne og avvise bilag til attestering, eller legge til ny mottaker.

Les mer om hva en brukeradministrator er her

Alle bilag, som skannes inn eller sendes til selskapets ebilagsadresse, havner nå i «Bilag>Bilagsmottak» i hovedmenyen. For å velge attestanter og sette opp attesteringsflyt må du ha tilgang til blant annet Bilagsmottaket. Kontoens administrator kan gi brukere tilgang til bilagsmottaket via ansattdetaljene, fanen "Brukertilgang" og avsnittet «Bilag». Her huker man av opsjonen «Tilgang til bilagsmottak».  

For at brukeren skal ha tilgang til bilagsmottaket må manogså gi brukeren tilgang til kunde- og leverandørinformasjon i avsnittet «Kunde/leverandør».

Alle ansatte kan attestere for en bedrift. Det kreves likevel at det er minst en som har rettigheten selskapsattestant, den rettigheten vil automatisk bli gitt den som har tilgang som "kontoadministrator". 

Brukere, som kun har tilgang til bilagsmottaket, kan legge inn informasjon via «Bilag/Enkel eller Detaljert føring», men de kan verken bokføre eller godkjenne bilaget. Når de har lagt inn informasjon og klikker på «Lagre», så forsvinner bilaget fra bilagsmottaket og legger seg både i «Bilag>Ikke bokførte bilag» og «Bilag>Attestering» i hovedmenyen.

For at noen skal kunne godkjenne bilaget må de enten velges ved registrering av bilaget eller settes opp som fast attestant. For å sette opp faste attestanter må man ha tilgang til “Bilagsinnstillinger”.
Se egen artikkel om Fast attestering.

Attestant på bilaget

Hvis man velger "ingen" som attestant under registrering av bilag, så blir ikke bilaget sendt til attestering og man får ikke lagt inn en attestant i ettertid. Med mindre man har aktivert “Tillat bokføring før bilag er attestert/godkjent” så må alle bilag godkjennes før bokføring. Om man da prøver på dette, så får man feilmeldingen "Bilaget er ikke sendt til attestering". Man er altså nødt til å velge en attestant (eller ha en fast attestant) før man trykker "Opprett" på bilaget.

Attestere betaling av bilag

Man går til «Bilag>Attestering» for å attestere betalingen av bilaget.

Hvis man har prosjektmodulen i Tripletex, så vil alle bilag som er knyttet til et prosjekt, automatisk gå til prosjektleder til attestering. Prosjektleder vil da finne bilaget under «Bilag>Attestering» i hovedmenyen. Hvis man klikker på knappen «Flere valg», så kan man filtrere på avdeling, prosjekt og ansatt. Man finner flere filtreringsvalg under “Visnings-filteret”.

Hvis man har tilknyttet en attestant på leverandørkortet vil bilaget gå direkte til leverandørattestant for godkjenning. 

På samme måte kan man velge at alle bilag tilknyttet en avdeling kan godkjennes av avdelingsleder.

For å godkjenne bilag huker man huker av bilag i listen og velger «Attestering» i menyen over listen. Da godkjennes alle bilag som er valgt. Her kan man og velge å eventuelt avvise bilagene eller legge til en annen mottaker/attestant. Ny mottaker vil da finne bilaget i «Bilag>Attestering» i hovedmenyen. 

Legger inn en kommentar til bilaget, så kan man se kommentaren ved å klikke på kommentar-ikontet utenfor "Bilag...".

Hvis man ønsker å avvise attesteringen, så velger man "Avvist" og legger inn en kommentar. Bilaget sendes da tilbake til bilagsmottaket, og man starter en ny attesteringsrunde.

Velger du "Vis logg" vil du se en loggføring av attesteringsløpet.

Om man vil se nærmere på detaljene før godkjenning kan man se iblagsdetaljene ved å velge “Detaljer” helt nederst i feltet. 

Selve fakturaen kan du se ved å klikke på handlingsknappen helt oppe til høyre og velge "vis faktura". Ønsker du detaljer om selve bilagsføringen velger du "vis bilag". 

Fra denne oversikten kan man også godkjenne bilaget ved å velge Attestering nederst. Hvis man velger «Godkjent» og «Utfør», så blir bilaget attestert og forsvinner fra listen. Her får man i likhet med tidligere opp samme valg om å avvise eller legge til ny mottaker.

Attestering kan også gjøres i Mobilappen til Tripletex.

Sletting av et bilag avvist i attestering

Et bilag (EHF, PDF) skal i utgangspunktet kunne slettes fra Bilagsmottaket, men ikke når man har påbegynt attestering av bilaget.

Er bilaget (faktura) bokført, men avvises i attestering. Bilag trenger da å godkjennes i attesteringen. Deretter kan man reversere føringen. Det er ikke mulig å slette. Det er kun den med rettigheten “Bruker kan attestere for bedriften” som vil kunne reversere.

Har man derimot valgt å tillate attestering før bokføring, vil man fint kunne slette bilaget. Det vil da ligge i “ikke bokførte bilag”.

Innstillinger for attestering

Innstillinger og mulighet for å sette opp faste attestanter finner du via Bilag > Innstillinger, i seksjonen “Attestering”.

Velger du “Tillat bokføring før bilag er attestert/godkjent” kan man unngå krav om attestering før bokføring.
Hvis “Selskapsattestant kan overstyre attesteringen” er aktivert, så kan en person som er satt som selskapsattestant fullføre attesteringen uten at de andre attestantene har godkjent.

I denne seksjonen har man mulighet til å definere faste attestanter. Dette kan du lese mer om i hjelpeartikkelen “Faste attestanter”

Attestering og betaling

Hvis du har bankintegrasjon via Autopay eller Bankintegrasjon Mini (ZTL) kan du ikke sende betalinger til banken før bilaget er ferdig attestert. Du finner bilagene i listen over betalinger så fort det er lagret, både når bilaget bokført og når det ikke er bokført. Da kan du godkjenne betalingen, og når bilaget er attestert sendes det til banken. 

Ofte stilte spørsmål