Før du oppretter reiser og utlegg, anbefaler vi å gå gjennom innstillingene.
Du finner reise- og utleggsinnstillingene ved å navigere til Reiser og utlegg > Innstillinger i hovedmenyen.
Se videoen under, eller les mer lengre ned på siden.
Hva finner jeg i innstillinger for reiser og utlegg?
Velg om du ønsker å ha godkjenning av reiseregninger og utlegg. Denne er som standard skrudd på. Når denne innstillingen er aktivert må reiseregninger og utlegg godkjennes av leder før de kan utbetales som lønn.
En «Leder» er en person med godkjenningsrett på reiser og utlegg til egen avdeling eller hele selskapet. Du kan tilpasse hvem som har godkjenningsrett i brukertilgangene på hver ansatt.
Hvis det er huket av for «Ledere kan godkjenne egne reiser og utlegg». Kan en leder med godkjenningsrett på reiser og utlegg også å godkjenne sine egne.
Velg om selskapet skal bruke kostgodtgjørelse, kjøregodtgjørelse og nattillegg på reiseregningen ved å huke av for «Virksomheten godtgjør reiser via satser».
Når «Virksomheten godtgjør reiser via satser» er aktivert, velger du om selskapet følger statens satser, skattefrie satser eller egendefinerte satser for kjøregodtgjørelse. Du kan også velge om ansatte skal eller ikke skal få utbetalt for nattillegg, kjøregodtgjørelse og/eller diettpenger. Du kan lese mer om egendefinerte satser for kjøregodtgjørelse her.
Her setter du opp hvordan betalingen skal føres på reiseregning/utlegg.
Skal den utbetales på lønnen? Da velger du en betalingstype som går til ansattreskontro som regnskapskonto.
Skal betalingen gå mot annet firmakort eller kredittkort? Legg til «Ny rad» med navnet Firmakort/kredittkort og ønsket konto utlegg/reiseregningen skal gå opp mot.
Her kan du se og endre på kostnadskategorier, eller opprette nye. Ved å legge til en ny rad, kan du opprette ny kostnadskategori som du fører mot den regnskapskontoen du ønsker.
Tallet du skriver inn i «Sekvens»-feltet bestemmer rekkefølgen kostnadskategoriene vises i nedtrekksmenyen. Skriver du inn «1» for bomavgift, vises bomavgift som førstevalg når du velger kostnadskategori ved føring av utlegg eller reiseregning.
Kostnadskategorier uten sekvens vises fortsatt i menyen, så lenge de ikke er satt som inaktive – disse legger seg alltid før kategoriene som har fått en sekvens da de teller som «0».