Timeføring er registrering av antall timer som du har jobbet. Timeføringen danner grunnlaget for lønnsutbetalingen.
I timelisten fører du timer på aktiviteter. Det finnes to typer aktiviteter:
- Internaktiviteter
- Prosjektaktiviteter
Denne artikkelen forklarer timeføring med internaktiviteter.
Ønsker du å føre timer på prosjekt?
Les mer om timeføring med prosjektaktivitet her
1. Opprette internaktivitet
Før du setter i gang med timeføring må du opprette aktiviteter å føre timene på.
- Gå til "Timeliste>Innstillinger" i hovedmenyen.
- Velg fanen "Timelisteinnstillinger".
- Bla ned til seksjonen "Internaktiviteter".
Her kan du opprette og se alle dine internaktiviteter. Internaktivitet som "Ferie" er standard opprettet av systemet og vil ikke være mulig å endre på.
Hva er internaktivitet?
Internaktiviteter er ikke fakturerbare timer. Dette er aktiviteter som benyttes ved vanlig timeføring og som ikke er koblet til prosjekt eller kunde. Timer ført på internaktivitet vil da være mulig å betale ut på lønn.
Eksempel på internaktiviteter er "Malerarbeid", “Ferie” eller “Sykdom”.
Registrere avspasering
Hvis du ønsker å registrere avspasering eksplisitt i timelisten, så kan du opprette en aktivitet for avspasering. Registrer aktiviteten som en internaktivitet i seksjonen "Internaktiviteter".
Kryss av for "Fravær", "Uten lønn" og "Avspasering".
Avspasering kan også håndteres ved å la være å føre timer. Fleksisaldoen i månedsoversikten vil vise om du har pluss- eller minustid.
Registrere overtid
Du kan også føre overtid i timelisten.
Dette krever at du fører på både aktivitet og lønnsart for overtid.
- Klikk på "Ny rad" for å opprette aktivitet for overtid under seksjonen "Internaktivitet".
- Klikk på "Lagre".
- Gå til "Lønn>Innstillinger".
- Velg fanen "Lønnsarter".
- Klikk på lønnsart for overtid, for eksempel lønnsartnr. 2007 "Overtid 50%.
- Du er nå inne på side for lønnsartinnstillinger, bla ned til seksjonen "Timelisteinnstillinger".
- Huk på "Vis i timeliste".
Har du ikke seksjonen "Timelisteinnstillinger" inne på lønnsarten?
Ta kontakt med lønnsansvarlig og sørg for at "Timeliste - Ferdig registrert" er huket på i "Timeliste>Innstillinger", seksjonen "Moduler".
8. Klikk på "Lagre".
9. Gå til "Timeliste>Timeliste".
10. Du vil nå se ny rad under kolonnen "Lønnsart".
11. Legg inn totalt jobbet timer på aktiviteten og de timene som er overtid på lønnsarten i timelisten.
Eksempel:
Ansatt 1 jobbet totalt 10 timer med administrasjon på fredag og skal få 50% overtid.
Normaltiden til Ansatt 1 er 8 timer.
Ansatt 1 fører da 10 timer på aktivitet "Administrasjon" og de to timene han jobbet overtid på lønnsart 2007 Overtid 50%.
Du kan også føre timer i Tripletex-appen!
Les mer om hvordan du fører timer på app her
2. Timeføring på timeliste
Perioden i timelisten vil automatisk være inneværende uke.
- Gå til "Timeliste>Timeliste".
- Velg ønsket periode.
- Velg riktig aktivitet.
- Legg inn antall timer.
- Legg inn kommentar om nødvendig.
Timelisten vil automatisk bli lagret ettersom du legger inn timene.
Timeføring på flere aktiviteter
1. Klikk på "Ny rad" for å legge til annen aktivitet. Du kan da føre flere timer på den andre aktiviteten samme dag.
2. Velg da aktivitet i nedtrekksmeny og skriv inn antall timer.
Hvis du skal føre timer på en annen dag, velger du bare ny dato med piltastene eller ved å klikke på registreringsfeltet under datoen øverst i bildet.
Ferie
Tar du ut ferie registreres dette også som timer ved å benytte standard aktivitet for “Ferie”. Du kan hele tiden se hvor mange timer/dager du har brukt av din opptjente ferie under "Timeliste>Månedsoversikt".
Les mer om hvordan du registrerer ferie her
3. Stoppeklokke
For å slippe manuell føring, kan du bruke stoppeklokken for å føre timer.
For å aktivere stoppeklokke kan du:
- Gå til "Timeliste>Innstillinger".
- Velg fanen "Timelisteinnstillinger".
- Se på seksjonen "Moduler".
- Huk på "Stemplingsur".
I "Timeliste>Timeliste" vil du få opp et stoppeklokke-ikon.
5. Klikk på klokken for å starte tidsuret. Når du er ferdig med aktiviteten kan du klikke på stoppeklokke-ikonet igjen.
6. Stoppeklokken vil da automatisk registrere fra start til stopp.
7. I seksjonen "Timeoversikt" lengre ned på siden får du total oversikt.
Timer ført med stoppeklokke vises med start- og sluttklokkeslett i parentes, se eksempel under.
4. Månedsoversikt
I månedsoversikten vil du finne alle timer ført i en gitt måned per ansatt. Du kan også se fullstendig sammendrag som for eksempel fleksisaldo, feriesaldo, eller timer som er ført på lønnsart.
1. Gå til "Timeliste>Månedsoversikt" for å se månedsoversikten.
Du kan velge å aktivere muligheten for avhuking på ferdig registrert og godkjent månedsoversikt.
2. Gå til "Timeliste>Innstillinger" og se på seksjonen "Moduler".
3. Huk på "Månedsoversikt - Ferdig registrert" og "Månedsoversikt - Godkjenning".
4. Dersom "Månedsoversikt - Ferdig registrert" er huket på, vil ansatte som ikke har ført timer for måneden få et varsel klokken 12:00 siste dagen i måneden.
Dette varselet vil dukke opp dersom de ikke har huket av boksen "Ferdig registrert" i månedsoversikten.
5. Hvis du klikker på meldingen, vil du komme direkte til månedsoversikten.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan registrerer jeg ferie i timelisten?
Første gang man registrerer ferie i timelisten velger man "Ny rad" og aktiviteten "Ferie". Man kan da ikke velge et prosjekt. Det er kun timer ført på ferieaktiviteten som påvirker feriesaldoen.
Du kan også registrere ferie i "Timeliste>Ferieplanlegging>Ferieplan". Her kan du velge hvilken dager du skal ut i ferie og lagre det. Da vil de automatisk legge seg i timelisten med aktiviteten "Ferie" når de er godkjent.
I "Timeliste/Månedsoversikt" i hovedmenyen ser du hvor mange feriedager som er tatt ut for året og den resterende feriesaldoen.
Hvis du har tilgang til ressursplanmodulen, kan du planlegge ferien via "Timeliste/Ressursplan" i hovedmenyen. Velg "Ny rad" og aktiviteten "Ferie". Rapporten "Timeliste/Ferieplan" i hovedmenyen viser en oversikt over planlagt ferie. Modulene "Ressursplan" og "Ferieplan" kan aktiveres via "Prosjekt/Innstillinger" i hovedmenyen. Hvis du ikke har tilgang til prosjektmodulen, ta kontakt med salg@tripletex.no.
Hvorfor får jeg ikke slettet/endret timer i timelisten?
Timene i timelisten låses i følgende tilfeller:
- Timene er fakturert på prosjekt. Timene har da blå farge.
Faktura må krediteres for å endre timene og fakturere på nytt. - Månedsoversikten er godkjent.
Se "Timeliste/Månedsoversikt" i hovedmenyen, er det huket for "Ferdig registrert" og "Godkjent" på den ansatte det gjelder og riktig periode så er månedsoversikten godkjent. - Timelisten er godkjent.
- Timene er utbetalt som lønn.
Lønnsbilaget må reverseres, deretter må månedsoversikten avgodkjennes for å endre på timene.
Ferie-/fleksisaldoen i månedsoversikten er ikke riktig. Hvordan får jeg rettet opp dette?
For å få korrekt ferie-/fleksisaldo må korrekt startsaldo registreres.
- Velg "Selskap>Ansatte" i hovedmenyen.
- Klikk på "Detaljer" for riktig ansatt og velg fanen "Arbeidsforhold".
- Se på seksjonene "Avregnet fleksisaldo" og "Avregnet feriesaldo".
Her kan du nullstille ferie-/fleksisaldoen fra en gitt dato.
Hvis en ansatt har registrert timer før ansettelsesdatoen, så vil dette påvirke fleksisaldoen.
Du kan da nullstille fleksisaldoen på ansettelsesdatoen.
- Gå inn i ansattdetaljene.
- Velg fanen "Arbeidsforhold" og registrerer ansettelsesdatoen i avsnittet "Avregnet fleksisaldo".
- Registrer datoen i feltet "Dato fra og med" og skriver "0" i feltet "Fleksisaldo (timer)".
Fleksisaldoen vil da korrigeres til null på ansettelsesdatoen.
Hvordan får jeg oppdatert feriesaldoen i månedsoversikten hvis den ansatte har tatt ut feriedager?
Feriesaldoen oppdateres automatisk når den ansatte fører ferie i timelisten.
Hvis du ønsker å oppdatere feriesaldoen uten å føre timer, så må du gjøre følgende:
- Velg "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen.
- Klikk på "Detaljer" for riktig ansatt og velg fanen "Arbeidsforhold".
- Se avsnittet "Avregnet feriesaldo".
Her kan du nullstille feriesaldoen fra en gitt dato.