Du kan knytte vedlegg (kvitteringer etc) til reiseregninger, ansattutlegg, ordre/faktura, prosjektfaktura og ulike typer bilag. For utgående faktura kan du velge å ta med ett eller flere vedlegg i forbindelse med viderefakturering av utlegg mm.
I fakturainnstillinger kan du sette opp for om vedlegg og faktura skal sendes som én pdf-fil.
Her kan du også legge til et fast vedlegg som vil bli sendt med alle utgående faktura.
1. Vedlegg - Ny ordre/faktura
Når du har opprettet en ordre kan du fra "Vedleggsfanen" laste opp eller "dra og slipp", et eller flere dokumenter som du ønsker som vedlegg på den utgående faktura, som skal opprettes fra ordren.
I ordredetaljer kan du se forhåndsvisning av faktura og vedlegg.
2. Vedlegg på ordre
Ønsker du et vedlegg til en ordre, gjøres dette separat (vil ikke komme med på faktura om du ikke markerer for det). Fra "Dokumentarkiv-fanen" kan du legge til vedlegg på ordre.
Har du allerede lastet opp et vedlegg for faktura, kan du herfra velge å markere at det også skal følge med en ordrebekreftelse som følger: Markér, velg "legg ved".
og du får opp følgende alternativer: Velger "Vedlegg kun på neste ordrebekreftelse" om det skal være med på ordren.
Velger du å laste opp et eget vedlegg, får du valgene direkte i dialogboksen og deretter last opp.
Status på linjen vil da vise hvilke dokumenter vedlegget vil følge med.
3. Kvitteringer til reiser/utlegg
Kvitteringer på reiseregninger og ansattutlegg kan også sendes med som vedlegg til en faktura i tillegg til å være dokumentasjon for utlegg man har hatt.
Når du har oppretter f.eks en reiseregning og lastet opp vedlegg her, kan du velge om vedleggene også skal vises ved viderefaktureres på en ordre eller et prosjekt.
Når du har trykket "Opprett" på reise eller utlegg, kan du hente inn vedlegg via vedleggsfanen. Har du satt på fakturatolk (se gjerne "Mitt abonnement), vil systemet foreslå Kostnader tolket fra opplastet utlegg.
Reiser og utlegg må være godkjent før de kan viderefaktureres via ordre.
NB. Kvitteringene må være i ett av følgende format: JPEG, TIFF, PNG eller PDF.
Fra "Faktura>Ordreoversikt" i hovedmenyen kan du administrere vedleggene ved å klikke på lenken i statusfeltet.
4. Vedlegg på prosjekt
For prosjekt og prosjektfaktura har du litt flere valg for vedlegg;
Leverandørfaktura
Vedlegg i forbindelse med viderefakturering av kostnader fra en leverandørfaktura. Her kan du i selve føringen avgjøre om leverandørfaktura skal følge med på prosjektfaktura. Vedleggene kan også adminstreres i selve prosjektfaktureringen.
Reiser og utlegg
Vedlegg av kvitteringer i forbindelse med reiser og utlegg som beskrevet over. Men da velger du et prosjekt i stedet for ordre.
Reiser og utlegg kan godkjennes direkte i selve prosjektet under fanen "Reiser og utlegg" eller via "Status" i prosjektfaktureringen.
Vedlegg fra Dokumentarkiv
Du kan laste opp vedlegg via "Dokumentarkiv" direkte i prosjektet. Her kan du velge om dokumentet/vedlegget skal legges ved faktura eller ikke. Du kan endre valget for vedleggene tilsvarende som for ordre.
5. Legge til vedlegg på en faktura
Du kan legge til vedlegg på en eksisterende faktura.
Fra fakturaoversikten klikker du på fakturanummer. I detaljer her velger du "Vedlegg", legger til ønsket dokument.
Disse vedleggene kan bli sendt til kunden hvis faktura sendes på nytt.
Det er også mulig å legge til et vedlegg på selve bilaget til faktura. Det sendes ikke med faktura til kunden.
6. Kontrollskjema
Elektrokunder kan legge ved kontrollskjemaer som vedlegg på prosjektfakturaer. Marker og endre som beskrevet over.
Via vedleggsfanen i kontrollskjema kan du også laste opp eget vedlegg til skjema. I tillegg er det mulig å laste inn dokumenter i prosjektets arkiv. Dokumenter i arkivet kan sendes til kunden via e-post.