Du kan legge ved kvitteringer og lignende til reiseregninger, ansattutlegg, ordre/faktura, prosjektfaktura og andre bilag. For utgående fakturaer kan du inkludere ett eller flere vedlegg ved viderefakturering av utlegg.
Velg metoden du vil lese mer om her:
Legge til vedlegg ved oppretting av ny ordre (fakturakladd)
Tips!
Under Faktura > Innstillinger og fanen «Fakturaoppsett» kan du velge om vedlegg og fakturaer skal sendes som én PDF. Du kan også legge til et fast vedlegg som sendes med alle utgående fakturaer.
Du legger til vedlegg etter å ha klikket på «Neste steg» og fylt ut fakturainformasjonen. Se seksjonen «Vedlegg». Her kan du dra og slippe vedlegget, eller klikke på boksen med «Last opp vedlegg».
Det er ingen maksgrense for antall vedlegg på ordre/fakturaer, men det er begrensninger på størrelse for utgående fakturaer:
- Maks 10 MB per vedlegg (per fil)
- Maks 20 MB totalt for fakturaer sendt via e-post.
- Maks 50 MB totalt for fakturaer sendt via EHF.
Legge til vedlegg på tilbud
Vedleggsfanen vises på tilbudet etter at det er opprettet.
Les mer om hvordan du lager et tilbud her
- Klikk på Vedleggsfanen i tilbudet.
- Last opp vedlegget ved å klikke på binders-ikonet eller «Dra og slipp» dokumenter du vil ha som vedlegg.
- Du ser forhåndsvisning av tilbudet og vedlegget under «Tilbudsdetaljer» på høyre side av skjermen.
Legge til vedlegg på ordrebekreftelse
For å legge til et vedlegg på en ordre, gjøres dette separat og vil ikke bli inkludert på fakturaen med mindre du huker av i boksen ved siden av.
- Klikk på fanen «Dokumentarkiv» i ordren.
- Har du allerede lastet opp et vedlegg til fakturaen? Huk av på vedlegget du vil legge til. Har du ikke lastet opp vedlegget? Klikk på «Last opp» for å laste det opp, og følg videre steg.
- Klikk på de tre prikkene øverst til høyre og velg «Legg ved».
4. Velg «Vedlegg kun på neste ordrebekreftelse» i feltet «Vedlegg til ordre».
5. Hvis du laster opp et eget vedlegg, får du valgene i dialogboksen og så laster du opp.
Under kolonnen «Status» i «Dokumentarkiv» ser du hvilke dokumenter som følger med vedlegget.
Legge til kvitteringer til reiser/utlegg
Kvitteringer for reiseregninger og ansattutlegg kan også sendes som vedlegg til en faktura, i tillegg til å være dokumentasjon for utlegg.
- Last opp vedlegg og opprett en reiseregning/utlegg.
Les mer om hvordan du lager en ny reiseregning / | Les mer om hvordan du lager et nytt utlegg |
2. Velg om reiseregningen/utlegget skal viderefaktureres på en ordre eller prosjekt. 3. Velg fanen «Vedlegg» for å legge til vedlegg hvis du ikke har gjort det ennå. Kvitteringene må være i formatene: JPEG, TIFF, PNG eller PDF.
Reiseregninger og utlegg må godkjennes før de kan viderefaktureres på ordre.
Gå til Faktura > Ordreoversikt i hovedmenyen. Administrer vedleggene ved å klikke på lenken under kolonnen «Status».
Legge til vedlegg på prosjekt
For prosjekt og prosjektfakturaer har du flere valg for vedlegg:
Leverandørfaktura (inngående bilag)
Vedlegg for viderefakturering av kostnader fra en leverandørfaktura.
- Gå til leverandørfakturaen (inngående bilaget) det gjelder.
- Se på seksjonen «Kostnader».
- Huk av om du ønsker at leverandørfakturaen skal viderefaktureres på prosjekt, og om du vil inkludere vedlagte kvitteringer.
Reiser og utlegg
Vedlegg av kvitteringer for reiser og utlegg som beskrevet over.
- Opprett en reiseregning/utlegg.
Les mer om hvordan du lager en ny reiseregning | Les mer om hvordan du lager et nytt utlegg |
2. Velg om reiseregning/utlegget skal viderefaktureres på prosjekt. 3. Velg fanen «Vedlegg» for å legge til vedlegg hvis du ikke har gjort det ennå. Kvitteringene må være i formatene: JPEG, TIFF, PNG eller PDF.
Reiseregninger og utlegg må godkjennes før de kan viderefaktureres på prosjekt.
Vedlegg fra Dokumentarkiv
- Gå til Prosjekt > Prosjekter i hovedmenyen.
- Klikk deg inn eller søk på prosjektet du ønsker.
- Klikk på «Mer» og velg fanen «Dokumentarkiv».
- Trykk på «Last opp».
- Velg om dokumentet/vedlegget skal legges ved fakturaen eller ikke.
Vil du bruke vedlegget igjen, kan du huke av på vedlegget, klikke på de tre prikkene og velge om du vil ha det med som vist nedenfor.
Legge til vedlegg på en eksisterende utgående faktura
Du kan legge til vedlegg på en eksisterende faktura og sende den på nytt til kunden. Slik gjør du det:
- Gå til Faktura > Fakturaoversikt.
- Klikk på fakturanummeret i blått.
- Velg fanen «Vedlegg»
- Legg til ønsket vedlegg.
5. Klikk på «Send» nederst til høyre for å sende fakturaen på nytt til kunden. Vedlegget vil nå følge med.
Legge til kontrollskjema som vedlegg på prosjektfaktura (for deg med Elektro/VVS)
- Gå til Prosjekt > Prosjekter.
- Klikk deg inn eller søk på prosjektet du ønsker.
- Velg fanen «Kontrollskjemaer».
- Huk av på kontrollskjemaet du vil legge til som vedlegg på prosjektfaktura.
- Klikk på de tre prikkene øverst til høyre og velg «Endre».
- Velg om du vil inkludere kontrollskjemaet kun på neste faktura eller på alle fakturaer.