Hva er åpningsbalanse?
Åpningsbalansen er den datoen du starter med regnskapet ditt i Tripletex. De tallene du registrerer i åpningsbalansen, får du fra regnskapsfører eller fra næringsoppgaven i Altinn. Det enkleste er å sette åpningsbalansen til 1. januar, men det er fullt mulig å begynne med regnskapsføringen senere på året. Vi anbefaler at du setter startdato til den første dagen i en termin.
Åpningsbalansen må være opprettet og gå i null før du får avsluttet årsregnskapet i Tripletex.
1. Opprette åpningsbalanse
- Gå til “Regnskap>Åpningsbalanse”.
- Legg inn datoen du startet med å bruke Tripletex i feltet “Startdato”.
- Denne datoen må være den første i en måned.
- Klikk på “Opprett”.
Åpningsbalansen låser alle perioder før startdato i regnskapet, og det vil ikke være mulig å gjøre endringer på eventuelle bilag som er ført før denne datoen.
Vi anbefaler å starte i Tripletex 01.01.
Starter du midt på året kan du se på punkt 4 for hvordan du kan legge inn åpningsbalansen.
2. Fylle inn åpningsbalanse
Dateres åpningsbalansen 1. januar, er det saldoene fra balansekontoene som skal registreres.
Ønsker du å registrere resultat må dette gjøres ved å registrere historisk balanse for fjoråret.
Les mer om historisk balanse her
Har du åpningsbalanse midt i året, skal saldo fra både resultat- og balansekontoene registreres.
Alle beløp fra hovedbok og reskontroer må legges inn med riktig fortegn ut ifra om det er debet eller kredit.
Bilaget må opprettes for at reskontroen skal summeres, men det er fortsatt mulig å gjøre endringer etter at bilaget er opprettet og lagret.
Har du ført i Tripletex før du opprettet åpningsbalansen?
Har du begynt med Tripletex før du oppretter åpningsbalanse, vil automatisk alle åpne poster fra reskontro (kunder, leverandører og ansatte) tas med, om det er ført før dato på åpningsbalansen.
Ønsker du ikke at åpne poster skal være med, kan du opprette åpningsbalansen og se hvilke poster som er åpne.
- Deretter slett åpningsbalansen.
- Lukk åpne poster før åpningsbalansen.
- Opprett åpningsbalansen på nytt.
Alternativ kan åpne poster korrigeres på selve åpningsbalansen. Dette gjøres ved å legge til nye rader som nuller ut postene.
Alle andre saldoer vil korrigeres av åpningsbalansen.
Advarsel: Summen av posteringene er ikke lik 0. Differansen vil automatisk bli ført på konto
"9999 Hjelpekonto".
Dette er en advarsel som kan dukke opp dersom du jobber med åpningsbalansen og lagrer før du er ferdig. Da vil du få opp dette varselet.
I en gyldig åpningsbalanse må kontrollsummen være null. Hvis åpningsbalansen er positiv eller negativ, så vil differansen automatisk bli ført på hjelpekonto 9999.
Du trenger ikke å foreta deg noe, dette varselet er kun til informasjon.
Klikk på “Ok” for å fortsette og lagre arbeidet ditt.
3. Starte med Tripletex midt i regnskapsåret
Selv om vi i utgangspunktet anbefaler å starte med åpningsbalanse datert per 01.01, er det ikke noe i veien for at du kan starte i Tripletex med en annen dato.
Det er ikke mulig å legge inn åpningsbalanse "midt i året", etter at du har registrert historisk balanse for tidligere perioder samme år.
Eksempel
Ønsker å starte med Tripletex fra 1.juli. Dato på åpningsbalanse må da være den første i måneden, og det anbefales da at du velger et månedsskifte mellom to mva-terminer.
Start med å rydde i eventuelle reskontroer før opprettelse av åpningsbalansen. Har du f.eks. startet med fakturering i Tripletex i april, men nå ønsker å gjøre all regnskapsføringen i Tripletex f.o.m. 1. juli, er det lurt å sjekke at de åpne postene på kundereskontro er korrekte per 30.06 i Tripletex. Årsaken er at alle åpne poster automatisk vil komme med i den nye åpningsbalansen.
Opprett åpningsbalansen ved å gå til "Regnskap>Åpningsbalanse" og sett dato til 1. juli. Så registrerer du inn balanse og resultatposter fra utgående saldo per 30.06 fra forrige regnskapssystem. Du kan velge å legge inn dette manuelt, eller benytte importfunksjonen for åpningsbalanse (se beskrivelse nedenfor i denne artikkelen).
Når åpningsbalansen er opprettet, kan du legge inn utgående saldo i periodene januar til mai i et registreringsbilde som heter "Historisk balanse". Du trenger ikke legge inn juni-tallene da disse tallene er de samme som er lagt inn i åpningsbalansen datert 1. juli.
Les mer om historisk balanse her
Skal du også starte med lønnsmodulen midt i året, kan det være nyttig å vite om funksjonen historiske lønnsbilag.
Les mer om historiske lønnsbilag her
4. Kostnadsbærere i åpningsbalansen
Du kan spesifisere åpningsbalansen ytterligere ved å føre mot kostnadsbærer på hovedbokskontoer i åpningsbalanse.
- Aktiver kostnadsbærer under “Regnskap>Innstillinger>Regnskapsregler," seksjonen “Moduler”.
2. Når du har aktivert for den/de kostnadsbærerne som er aktuell for bedriften, får du følgende mulighet i åpningsbalansen:
5. Importere åpningsbalanse
- Gå til “Regnskap>Åpningsbalanse”.
- Velg dato du startet med Tripletex under feltet “Startdato”.
- Klikk på “Import” nederst til høyre, og se på eksempelfilene for import under seksjonen “Eksempelfiler”.
4. Ved import av åpne poster på kunder, leverandører og ansatte, må du sørge for å ha opprettet kundekort, leverandørkort og ansattkort i Tripletex før import.
Importerer du en åpningsbalanse midt i året anbefaler vi at du benytter deg av Tripletex standard inntektskontoer. Disse finner du under “Regnskap>Kontoplan”, bla ned til 3xxx-serien.
Er det saldo på en inntektskonto som avviker fra Tripletex standard kontoplan, må den/de opprettes på forhånd med korrekt mva-kode. Du kan da opprette kopi av en eksisterende inntektskonto.
6. Import med kostnadsbærere
I Tripletex så bruker systemet nummeret på kostnadsbæreren (f.eks avdeling) til å hente opp kostnadsbæreren. Legger du inn et avdelingsnummer i importen som ikke finnes - så vil det opprettes en ny avdeling dersom du i tillegg har fylt inn avdelingsnavn. Tilsvarende gjelder for ansatte (fornavn og etternavn), prosjekt (startdato og navn) og produkt (navn). Fyller du ikke inn avdelingsnummer, så vil det tolkes som ikke valgt.
Det er også viktig at kolonner og overskrifter er i akkurat samme rekkefølge som i eksempelfilen.
Ønsker du kostnadsbærer for prosjekter og startdato ikke er fylt ut, men annen informasjon som er relevant for prosjekt er tatt med, vil åpningsbalansens dato settes som startdato for prosjektet.
Importerte produkter vil bli satt til mva-kode 6 hvis selskapet ikke er mva-registrert, mva-kode 3 hvis selskapet er mva-registrert eller søker om opptak.
Rader som er satt opp med valuta vil bli satt til enten selskapets valuta eller det de er definert for i importfilen. Dette gjelder eventuelt for produkter og prosjekter. Dette kan endres i etterkant.