Åpningsbalansen angir starten på regnskapsføringen i Tripletex. Tallene til Åpningsbalansen får man fra regnskapsfører eller fra næringsoppgaven i Altinn.
Regnskap>Åpningsbalanse
Opprette åpningsbalanse
Den første manuelle åpningsbalansen låser regnskapet før bilagsdatoen, og det vil ikke være mulig å gjøre endringer på eventuelle bilag som er ført før denne datoen. Datoen på åpningsbalansen må være den første i en måned (vi anbefaler 1. januar).
Dateres Åpningsbalansen 1. januar, er det saldoene fra balansekontoene som skal registreres. Har man åpningsbalanse midt i året, skal saldo fra både resultat- og balansekontoene registreres.
Alle beløp fra hovedbok og reskontroer må legges inn med riktig fortegn ut ifra om det er debet eller kredit. Bilaget må opprettes for at reskontroen skal summeres, men det er fortsatt mulig å gjøre endringer etter at bilaget er opprettet og lagret.
Åpningsbalansen vil automatisk ta med alle åpne poster fra reskontro (kunder, leverandører og ansatte) fra forrige regnskapsår om det er ført noe før dato på åpningsbalansen. Dette kan være nyttig hvis man for eksempel har brukt Tripletex til fakturering før man starter å føre regnskapet. Det lønner seg da å rydde i fakturaoversikten før åpningsbalansen opprettes.
Ønsker man ikke at de skal være med kan man opprette åpningsbalansen, og se hvilke poster som er åpne, slett åpningsbalansen og gjøre de korrigeringene før man oppretter åpningsbalansen på nytt. Man kan alternativt korrigere åpne poster på selve åpningsbalansen. Dette gjøres ved å legge til nye rader som nuller ut postene.
NB. Alle andre saldoer vil korrigeres av åpningsbalansen.
Det er mulig å opprette et bilag for åpningsbalansen selv om fjorårets regnskap ikke er avsluttet. Bilaget vil da være ufullstendig med en kontrollsum som ikke er null. Inngående saldo på bankkonto bør registreres slik at bankutskriftene kan avstemmes.
Kostnadsbærere i åpningsbalansen
I tillegg kan man spesifisere åpningsbalansen ytterligere ved å føre mot kostnadsbærer på hovedbokskontoer i åpningsbalanse.
For å kunne få opp den ønskede kostnadsbæreren i åpningsbalansebildet (f.eks avdeling) så må man ha både modulen og regnskapsregelen. F.eks Avdelingsmodulen og “Avdelingsregnskap”.
Man aktiverer kostnadsbærere under "Regnskap>Innstillinger>Regnskapsregler" og "Moduler".
Når man har aktivert for den/de kostnadsbærerne som er aktuell for bedriften, får man følgende mulighet i åpningsgbalansen;
I en gyldig åpningsbalanse må kontrollsummen være null. Hvis åpningsbalansen er positiv eller negativ, så vil differansen automatisk bli ført på hjelpekonto 9999.
Her vil man få følgende melding:
Import av åpningsbalanse
Ønsker man å importere åpningsbalansen fra en fil, må åpningsbalansen opprettes først. Deretter trykk på Import i menyen og se på eksempelfilene.
Ved import av åpne poster kunder, leverandører og ansatte, må disse opprettes på forhånd. Importerer du en åpningsbalanse midt i året anbefaler vi at du benytter deg av Tripletex standard inntektskontoer. Er det saldo på en inntektskonto som avviker fra Tripletex standard kontoplan, må den/de opprettes på forhånd med korrekt mva-kode. Ta gjerne kopi av en eksisterende inntektskonto.
Import med kostnadsbærere
I Tripletex så bruker systemet nummeret på objektet (f.eks avdeling) til å hente opp kostnadsbæreren. Legger man inn et avdelingsnummer i importen som ikke finnes - så vil det opprettes en avdeling dersom du i tillegg har fylt inn avdelingsnavn. Tilsvarende gjelder for ansatte (fornavn og etternavn), prosjekt (startdato og navn) og produkt (navn). Hvis man ikke fyller ut avdelingsnummer for eksempel så vil det tolkes som ikke valgt.
Det er også viktig at kolonner og overskrifter er i akkurat samme rekkefølge som i eksempelfilen.
Ønsker man kostnadsbærer for prosjekter og startdato ikke er fylt ut, men annen informasjon som er relevant for prosjekt er tatt med, vil åpningsbalansens dato settes som startdato for prosjektet.
Importerte produkter vil bli satt til mva-kode 6 hvis selskapet ikke er mva-registrert, mva-kode 3 hvis selskapet er mva-registrert eller søker om opptak.
Rader som er satt opp med valuta vil bil satt til enten selskapsvaluta eller det de er definert for i importfilen. Dette gjelder eventuelt for produkter og prosjekter. Dette kan endres i etterkant.
Starte med Tripletex midt i regnskapsåret
Selv om vi i utgangspunktet anbefaler at man starter i Tripletex med åpningsbalanse datert per 01.01, er det ikke noe i veien for at man kan starte i Tripletex med en annen dato.
NB! Det er ikke mulig å legge inn åpningsbalanse"midt i året", etter at man har registrert historisk balanse for tidligere perioder samme år.
Eksempel:
Man ønsker å starte med Tripletex fra 1.juli. Dato på åpningsbalanse må være den første i måneden, og det anbefales da at man velger et månedsskifte mellom to mva-terminer.
Man starter med å rydde i eventuelle reskontroer før opprettelse av åpningsbalansen. Dersom man f.eks. startet med fakturering i Tripletex i april, men nå ønsker å gjøre all regnskapsføringen i Tripletex f.o.m. 1. juli, er det lurt å sjekke at de åpne postene på kundereskontro er korrekte per 30.06 i Tripletex. Årsaken er at alle åpne poster automatisk vil komme med i den nye åpningsbalansen.
Man oppretter en åpningsbalanse ved å gå til "Regnskap/Åpningsbalanse" og setter dato til 1. juli. Så registrerer man inn balanse og resultatposter fra utgående saldo 30.06 fra forrige regnskapssystem. Man kan velge å legge inn dette manuelt, eller man kan benytte importfunksjonen for åpningsbalanse (se beskrivelse over i denne artikkelen).
Etter at man har opprettet åpningsbalansen, kan man legge inn utgående saldo i periodene januar til mai i et registreringsbilde som heter "Historisk balanse". Man trenger ikke legge inn juni-tallene da disse tallene er de samme som er lagt inn i åpningsbalansen datert 1. juli. Du kan lese mer om “Historisk balanse” i egen artikkel.
Skal man også starte med lønnsmodulen midt i året, kan det være nyttig å vite om funksjonen “Historiske lønnsbilag".