Prosjektinnstillinger

I prosjektinnstillingene tilpasser du arbeidsflyten for prosjekthåndteringen. Valgene du gjør her vil gjelde for alle prosjekter og alle brukere med tilgang til prosjekt. Men du har mulighet til å gjøre spesifikke tilpasninger i selve prosjektet.

I denne videoen kan du få en kort gjennomgang av de ulike prosjektinnstillingene.

Nedenfor finner du hvilke innstillinger som er tilgjengelig og hvilken funksjon de har.  Ved å klikke på “Vis beskrivelse” utenfor punktene, kan du få en rask introduksjon til funksjonen.  

Arbeidsflyt for fakturering

• “Godkjenning av timer til fakturering” aktiveres om man ønsker et eget godkjenningsnivå.
• Ved valget “Separat godkjenning og fakturering” vil du splitte menypunktet for prosjektfakturering i  et godkjenningsnivå og et faktureringsnivå. Kan være rettighetsstyrt.
• “Marker prosjekt som er klare til fakturering, vil aktivere en boks i prosjektdetaljer for markering av prosjekt klar til fakturering. Man huker av boksen manuelt i prosjektdetaljene. Man vil da se at det står en dato for godkjennelsen til høyre for boksen. Dette låser ikke prosjektet, gir kun en sortering i siden for prosjektfakturering. 

Generelle prosjektinnstillinger

• “Sortering av prosjekter” er for prosjektoversikten. Her vil prosjektene bli listet opp etter nummer og navn eller kun navn. 
• “Prosjektstatus - skjul prosjekter uten timer m.m” - her kan du sette som standard om prosjekter uten timer og kostnader skal vises i rapporten “Prosjektstatus”.
• “Alle registrerte timer i perioden må godkjennes”. Knyttes til punktet i “Arbeidsflyt for fakturering”. Her må du godkjenne alle timer ført frem til den perioden du fakturere. Skal du for eksempel fakturere med fakturadato 28. februar, må alle timer godkjennes t.o.m. dato.
• “Prosjektdeltagere kan se alle ordrelinjer”. Det vil si at alle med denne tilgangen kan se sine egne samt andres ordrelinjer i prosjektet.
• “Standard viderefakturering på prosjekter”. Ved å aktivere denne vil systemet automatisk velge viderefakturering så fremt det er et timeprisprosjekt.
• “Velg dagens dato ved fakturering”. Dagens dato vil automatisk vises i oversikten for fakturering av prosjekter. Timer, kostnader ført til og med den dato, vil komme med som grunnlag på faktura. 

Innstillinger for nye prosjekter

• Her kan du aktivere for”Automatisk generering av prosjektnummer”. Et prosjektnummer er ofte en god referanse. Har du også nummer på ordre/tilbud (ref fakturainnstillinger), husk å sette god avstand på nummerseriene da en ikke kan ha samme nummer for prosjekt/prosjekttilbud og ordre/tilbud. 
• “Kun prosjektdeltagere kan registrere informasjon på nye prosjekter”. Ansatte og evt. innleid personell registrert som prosjektdeltagere vil kunne registrere timer, ordrelinjer/kostnader, kontrollskjema mm på prosjektet. 
• “Tillat timeføring kun for prosjektaktiviteter som er knyttet til prosjektet”. Her kan du begrense aktiviteter til et prosjekt, samt opprette nye aktiviteter som kun gjelder det aktuelle prosjektet. Innstillingen anbefales aktivert i selve prosjektet. 
• “Visning av prosjektnavn”.  Velger hvordan prosjektreferanse vises i detaljer på prosjektet og på faktura. Hvis man velger "Nummer", så er det viktig å huske at nummeret behandles som tekst. Prosjektnumrene bør derfor ha like mange numre.
• “Kontraktsform” styrer prosjektets økonomi, men kan fint endres i det man oppretter et nytt prosjekt. 
• “Timeprismodell”. Har du valgt timeprisbasert kontraktsform kan du velge mellom tre ulike modeller: Fast, personspesifikk (timepris definert i ansattkortet) eller prosjektspesifikke (ulik timepris for aktivitet/ansatt) timepriser. 
• “Sortering av ordrelinjer på faktura”. Standard valg, men igjen kan det endres per prosjekt.
• “Fritekst betingelser”. Her kan du legge inn standardtekst som frister el. 
• “Fritekst fakturering”. Dette feltet er også knyttet til Oppdragsbekreftelsen under punktet Fakturering. Ønsket tekst på selve faktura kan legges enten i “Faktura>Innstillinger” som standard eller i selve prosjektet.

Kontrollskjema

Tillegg for VVS/elektro

• “Må signeres for fakturering”. Prosjekter kan ikke markeres “klar til fakturering” før kontrollskjemaer er registrert og signert i henhold til valgene i listen.
• “Må signeres før timeregistrering”. Aktiveres denne låses prosjektet for timeføring inntil kontrollskjemaer i henhold til valgene i listen er registrert og signert. 

Avanserte innstillinger

Rapportering

• “Historisk informasjon”. Aktiveres denne kan en få med tidligere fakturert honorar fra et annet regnskapssystem. Ved å legge beløpet inn i “Kontraktsfanen” på prosjektet vil dette redusere honorarreserven som er til fakturering (altså fastprisbeløpet).
• “Prosjektprognose” vil kun fungere om du budsjetterer på timer. Fakturering av fastprisprosjekt vil bli på grunnlag av opptjent honorar (altså førte timer). Dette krever at en velger % Ferdig registrert under “Andre prosjektinnstillinger”.  Se gjerne egen artikkel om “Prosjektprognose”.
• Ved hjelp av “Underleveranse” kan en budsjettere forventet innkjøp på et prosjekt. Når du registrerer innkjøpet via leverandørfaktura kan denne knyttes via ordrelinjer til “underleveranse”.
• “Prosjektkategorier“. Her kan en sette opp betingelser for sortering av prosjekter. Gjør det bl.a enkelt å hente ut rapporter på spesifikke kategorier mm.
• “Referansehonorar”. Dette er en referanse til budsjettert timepris og vil vises i “Status” på prosjektet.
• “Beregn referansehonoraret fra budsjetterte timepris på prosjektet”. Dette punktet aktiveres når Referansehonorar er satt på/markert.  Det er et måltall: antall timer ganger budsjettert timepris, som hentes fra ansattdetaljer, på aktiviteten eller overordnet prosjektbudsjett. 

Andre prosjektinnstillinger

• “Avslutt fakturerte prosjekter automatisk, vil gjelde for alle prosjekter. Når fakturareserven er i null (altså ferdig fakturert), vil prosjektet automatisk avsluttes og forsvinne fra prosjektoversikten (åpent) og Prosjektfakturering.  Et avsluttet prosjekt kan likevel gjenåpnes.
• “Prosentberegnet timekost”. Timekosten på ansattforholdet vil være bunnlinjen. Det som legges inn feltet “Timekost (Prosent av registrert timekost på ansatt)” vil øke den ansattes timekost. Eksempelvis: En ansatt med timekost 300,-, legger inn 100% i timepristabellen i selve prosjektet eller i timeprisinnstillingene/prosjektaktiviteter, så vil det si at timekosten fortsatt vil være 300,-. Legger en inn 150% så vil timekosten bli 350,-.  200 % dobler timekosten.
• “Tillat endring av mva-kode ved registrering av ordrelinjer”. Gir mulighet til å overstyre eller bestemme momskoden pr. produkt under ordrelinjer. Dvs at du setter en momskode som avviker fra momsprosenten i selve prosjektet.
• “Fastprisprosjekter - beregningsmetode for opparbeidet honorar”. Denne relaterer seg til punktet under “Rapportering”. Velger man “Fakturert honorar” vil Statusrapporten i prosjektet bli oppdatert etter hver fakturering. Status vil være uendret helt til neste fakturering. Velger man “%Ferdig registrert” aktiveres “Fakturer fastpris etter fremdrift”. Da vil systemet foreslå et fakturabeløp i henhold til førte timer.
• Timeprisprosjekter - opparbeidet honorar opp-/nedskrives ved fakturering. Gir mulighet til å justere fakturabeløpet. Velges alternativet “Prosent utført”, vil statusrapporten bli oppdatert etter hvert som en fører timer og kostnader (uten å være fakturert). 

Ressursplanlegging

Ressursplanlegging gir mulighet for å kartlegge arbeidsmengde og eventuell ledig tid per ansatt. Les gjerne mer om "Ny ressursplanlegger" og "Ferieplan".  

Avsender av prosjektdokumenter

Her har man mulighet til å styre avsender på den mailen som vises ved utsendelse av ulike dokumenter fra prosjektmodulen.

Ofte stilte spørsmål