En kreditnota opprettes vanligvis for å "nulle ut" en eksisterende faktura.
Ved kreditering direkte på den opprinnelige faktura, skjer følgende:
- Har man opprettet en faktura med produkter hentet fra lager, vil en kreditnota “legge” produktene tilbake til lageret (men husk da at regulering av lager skjer ved dato på kreditnota).
- Har man fakturert timer på et prosjekt, vil timene nå stå som ufakturerte, det være seg også for reiseregninger og ansattutlegg som er knyttet til fakturaen. Timer og utlegg kan dermed faktureres på nytt. Vær oppmerksom på dato "til og med" når du re-fakturerer timer og kostnader dersom det er ført på prosjektet i ettertid.
- Kreditering av en abonnementsfaktura - se egen artikkel her.
Har man ikke en faktura som skal krediteres, men kun opprette en uavhengig kreditnota, opprettes den på samme måte som en faktura via "Ny ordre/faktura". Bare husk å sette minus foran antall eller beløp i ordrelinjen.
Sjekk at det står "Kreditnota" i forhåndsvisningen før du krediterer.
Kreditere fra fakturaoversikten
For å kreditere fra fakturaoversikten markerer man den/de fakturaene som skal krediteres, deretter velges “Kreditnota” fra handlingsknappen oppe til høyre.
Kreditnota vil få dagens dato, men er det aktuelt å kreditere med annen dato, er det bare å endre i datofeltet.
Fakturaen vil i sin helhet bli kreditert, uavhengig av om det er registrert betaling.
NB. En faktura som er delkreditert vil man ikke få kreditert i sin helhet, det vil da komme en melding i fakturaoversikten.
Er det registrert en e-postadresse på den opprinnelige fakturaen, vil kreditnota automatisk sendt til denne. Er det ikke registrert en e-post - kan man i ettertid sende kreditnota fra fakturadetaljer (detaljer på kreditnota), evt printe den ut og sende per post.
Kreditnotaen får neste ledige nummer i fakturammmerserien. Faktura og kreditnota forsvinner fra "utestående" i fakturaoversikten. Postene lukkes i regnskapet.
Ved å søke opp faktura- eller kreditnotanummeret vil man finne informasjon om handlingen som nettopp er utført.
Man finner også faktura/kreditnota ved å endre fakturaoversikten fra "Utestående" til "Periode".
Eventuelt under "Regnskap>Reskontro>Kunde".
Kreditere fra fakturadetaljer
Man kan også velge å kreditere fra fakturadetaljer ved å klikk på fakturanummeret evt søke opp faktura fra fakturaoversikten.
Velg deretter “Kreditnota” fra handlingsknappen helt nede til høyre.
Fra fakturadetaljer kan man endre dato, legge inn en kommentar (vil vises på kreditnota), endre, legge til eller fjerne e-postadresse.
Kreditere faktura som er betalt
Man kan kreditere en faktura som er registrert som betalt, enten helt- eller delvis betalt, eksempelvis fordi det innbetalte beløpet skal tilbakebetales, evt hvis det er aktuelt å “re-fakturere” med samme beløp som er innbetalt eller innbetalingen skal knyttes mot en annen eksisterende faktura.
Ved de to siste alternativene må man gjenåpne lukkede poster (såfremt perioden ikke er låst med en mva-oppgave) via kundereskontro, og deretter manuelt lukke postene mot hverandre.
Eksempel på tilbakebetaling
Faktura 507 er betalt i sin helhet, men vi er blitt enig med kunden å kreditere faktura og tilbakebetale det innbetalte beløpet.
Søk opp faktura fra fakturaoversikten og velg kreditering fra fakturadetaljer. Faktura krediteres. Tilgodehavnede for krediteringen vil nå vises i fakturaoversikten.
Har man bankintegrasjon, kan man enkelt håndtere tilbakebetalingen via detaljer på kreditnota (508) eller faktura (507).
Velg “Tilbakebetaling” fra handlingsknappen dersom du har Bankintegrasjon via AutoPay. For å kunne benytte dette alternativet må man ha mottakers kontonummer. Når betalingen er utført i banken vil dette oppdateres i kundereskontro og posteringene går i null.
Har man ikke AutoPay må man opprette et avansert bilag for tilbaketalingen og lukke postene manuelt.
For å kreditere deler av en faktura, se egen artikkel om "Delkreditering".