Varetelling er en opptelling av alle varer på lager for å sikre en nøyaktig oversikt over beholdning og verdi. Prosessen er lovpålagt minst én gang i året, og dette gjøres vanligvis ved årsslutt.
Når du er ferdig med varetellingen, er det lurt å bokføre den i Tripletex. Dette kan enten gjøres med et avansert bilag, eller du kan bruke en standard funksjon.
Du kan lese mer om denne funksjonen her.
Nedenfor går vi igjennom ulike måter varetelling gjøres i Rackbeat.
Du kan bruke mobilappen for å gjennomføre en varetelling.
Slik gjør du det:
- Åpne appen, klikk på «Lager» og velg deretter «Varetelling».
- Klikk på «Telle per vare» eller «Telle per lokasjon» for å legge til varer i utkastet.
- Legg til produkt, lokasjon og antall på lager.
- Klikk på «Legg til» for å legge varen til som et utkast i varetellingen.
- Gjenta prosessen med alle varer som skal være med i varetellingen.
- Velg «Send tellinger» for å sende varetellingsutkastet til web-versjonen av Rackbeat.
- Under Varer > Varetelling i web-versjonen vil du nå se at det ligger et utkast tilgjengelig som kan bokføres ved å klikke på «Bokfør alle». Velg deretter dato for justering og klikk på «Bokfør».
Du har nå fullført en varetelling.
I Rackbeat kan du importere lagerjusteringene dine, istedenfor å opprette den manuelt. Det er mulig å importere lagerjusteringer på enten lagerantall eller kostpris. Nedenfor går vi igjennom hvordan du kan justere antall med en importfil.
Merk! Justering av antall med batch eller serienummer må gjøres med manuell justering.
- Gå til Rapportering > Varetelling og huk på «Vis pr. lokasjon».
- Klikk på «Last ned ark» til høyre og velg «Last ned XLSX».
- Åpne filen og juster antall per lokasjon (feltet quantity) i excel. Du skal kun endre linjen med det faktiske lokasjonsnavnet. Hvis du ikke får en egen linje for dette, skal du kopiere linjen og endre «All locations» til lokasjonen som er riktig for deg. Merk at du ikke må slette radene markert «All locations», disse styrer kostprisen.
- Linjer uten endring i lagerbeholdningen importeres ikke.
- Last deretter filen opp i dette verktøyet: FileConverter. Legg inn dato og årsak, og velg om du har FIFO eller gjennomsnittlig kostpris som lagerprinsipp i Rackbeat. Datoen som velges her er datoen som vil brukes for justering av lager, uansett når justeringene importeres eller bokføres i Rackbeat.
Det er ikke tillat å datere justeringer frem i tid i Rackbeat.
- Last ned igjen filen fra FileConverter i CSV format.
Merk at Excel ofte formaterer celler med desimaler til dato. Vi anbefaler derfor at du ikke åpner og lagrer filen før du importerer den i Rackbeat.
- Last filen opp i Rackbeat under Varer > Justering > Importer.
Vær oppmerksom på at linjer hvor justeringen ikke vil endre antall på lager vil utelates av importen, slik at bare linjer som faktisk endrer antall vises etter import.
- Kontroller at justeringene stemmer og klikk på «Bokfør alle» øverst til høyre.
Du kan gjennomføre en varetelling i Rackbeat ved bruk av lagerjusteringer. Du kan enten gjøre en manuell justering, eller via en importfil.
Hvis du har serienummer eller batchkontroll på produktene, anbefaler vi at du ser på du ser på disse artiklene:
Slik gjør du lagerjustering med batchkontroll i Rackbeat
Slik gjør du en lagerjustering med serienummer i Rackbeat
Følg disse stegene for å gjøre en manuell justering:
- Gå til Varer > Justering i hovedmenyen.
- Klikk på «Opprett justering».
- Velg «Juster antall» øverst til venstre og velg produktet, lokasjonen og datoen for justering. Du ser den aktuelle lagerbeholdning i feltet «Tilgjengelig antall».
Huk på «Vis kun lokasjoner med varer på lager» hvis du ser for mange lokasjoner i nedtrekksmenyen.
- For å legge til eller trekke fra et antall velg «Juster forskjellen (Legg til/Fjern)» og fyll inn antallet som skal justeres. For å sette en ny total fjerner du avhukingen på «Juster forskjellen (Legg til/Fjern)». Da vil det faktiske lagerantallet bli endret til verdien du skriver inn i feltet.
- Legg til justeringskategori, årsak og eventuell beskrivelse:
- Kategorien er kun for intern bruk og er relevant for transaksjonsrapporten.
- Årsaken vises i transaksjonsrapporten.
- Beskrivelsen vises i varekontokortet.
- Klikk på «Juster antall» nederst på siden for å fullføre. Justeringen ligger nå lagret som et utkast på justeringsoversikten.
- Bokfør justeringen under Varer > Justering.
Du kan se endringen på varekortet til produktet/varen.