Med enhetskonvertering i Rackbeat kan du kjøpe inn varen i én enhet, legge det på lager i en annen enhet og selge det i en tredje enhet. Her går vi gjennom funksjonen og hvordan du bruker den.
Følg disse stegene for å sette opp enhetskonvertering.
1. Opprett enheter
Det første du må gjøre er å opprette enhetene som du vil jobbe med. De gjør du ved å gå til Varer > Enheter. For å opprette en ny enhet trykker du på «Opprett ny».
2. Velg standardenheten for produktet
Klikk deg inn på produktet du ønsker å bruke enhetskonvertering på og legg til en standardenhet under «Generelt» på produktet. Etter at du har laget standardenheten, vil det dukke opp en ny fane når du redigerer produktet som heter «Enheter».
3. Legg til og definer ulike enheter på produkter
Du kan nå legge til flere enheter varen din kan handles i. Dette gjør du ved å klikke deg inn på «Enheter» fanen inne på produktkortet. Her kan du legge til og definere de enhetene som du tidligere har opprettet under Varer > Enheter.
Her kan du definere:
- Antall: Her angir du hvor mange standardenheter som tilsvarer én enhet.
- Salgspris: Denne kan defineres fritt, men vær obs på at salgspris i Rackbeat alltid må være eksklusiv moms.
- Kostpris: Denne kan defineres fritt. Kostprisen her brukes ved innkjøp av varen. Når du selger varen, tas det alltid utgangspunkt i den faktiske kostprisen til standardenheten (som du ser i produktoversikten).
- Strekkode: Her kan du sette inn strekkode for enheten.
- Standard salgsenhet: Her kan du velge om enheten skal være standardenheten ved salg. Standard salgsenhet kan overstyres på den enkelte ordre/faktura, men hvis du huker av for «Standard salgsenhet» vil systemet automatisk foreslå denne enheten ved salg av varen.
- Standard innkjøpsenhet: Her kan du velge om enheten skal være standardenhet ved innkjøp. Standard innkjøpsenhet kan overstyres på den enkelte bestillingen/faktura, men hvis du huker av for «Standard salgsenhet» vil systemet automatisk foreslå denne enheten ved innkjøp av varen.
På bildet under har vi lagt inn at 1 kasse inneholder 5 stykk.
Dersom du har definert en enhet som «Standard innkjøpsenhet» vil du kunne se dette i praksis når du oppretter en innkjøpsordre. Når du legger varen til innkjøpsordrelinjen vil varen automatisk vises som den enheten du har valgt. I tillegg vil det totale bestilte antallet vises i feltet «Antall i standardenhet».
På denne siden får du også oversikt over hvor mange av varen som ligger på lager, hvor mange som er tilgjengelig, hva som eventuelt ligger i ordre eller er bestilt. Denne informasjonen tar utgangspunkt i den valgte enheten.
Merk deg: På produktkortet og i produksjonsoversikten vil varen alltid bli beregnet i standardenheten. I de ulike PDF-ene som genereres (bestillinger, leveringer og fakturaer) er det i utgangspunktet kun den valgte enheten som vises. Du kan derimot velge å legge til en standardenhet i layoutinnstillingene dine.
Hvis du har markert en enhet som «standard salgsenhet» vil du kunne se dette i praksis når du oppretter en salgsordre og legger til varen på salgsordrelinjen. Da vil varen automatisk vises som den enheten du har valgt. Merk deg at du likevel kan overstyre enhetsformen direkte på ordren om du ønsker.
Nederst i ordrevinduet vil du også ha tilgjengelig informasjon om blant annet hvor mange som ligger, blant annet, i ordre og på lager. Denne informasjonen tar utgangspunkt i den valgte enheten.
Merk! På produktkortet og i produksjonsoversikten vil varen alltid bli beregnet i standardenheten. I de ulike PDF-ene som genereres (bestillinger, leveringer og fakturaer) er det i utgangspunktet kun den valgte enhet som vises. Du kan derimot velge å legge til en standardenhet i layoutinnstillingene dine.