Forberedelse til årsavslutning for AS

Dokumentet inneholder tips til hva som bør være klart før årsoppgjøret, hva som må gjøres i starten av årsoppgjøret for å ha riktig grunnlag og et godt utgangspunkt for et effektivt årsoppgjør. Dette vil gi deg et riktig resultat som igjen gir korrekt skatt og informasjon til eksterne parter.

• Forberedelse
• Avstemming
• Frister for årsoppgjør

Forberedelse

Før årsavslutningen er det viktig å se på hvilke forberedelser du bør gjøre for å få avsluttet året. 

1. Er alle transaksjoner som er er foretatt gjennom året faktisk bokført? Det gjelder leverandørfaktura, kvitteringer. Her vil det være datoen på faktura og kvitteringer som gjelder. Det er da kostnadene skal registreres, ikke betalingene. Betalinger kan foretas i en måned, termin eller året etter, mens kostnadene kan være i inneværende år. Du skal da ikke foreta endringer slik at fakturadato og betalingsdato blir i samme år. 
   
   
2. Det som også er viktig er å sjekke inngående saldo for det året du skal avstemme. Da spesielt Balansen hvor disse tallene overføres fra det ene året til det andre. Så ved å se på “Regnskap>Balanse” vil vi få en oversikt over hva som er på balansen.

Disponering av resultat for et AS. Det kan være avsetning til utbytte, konsernbidrag, dekning av tidligere års tap, eller til egenkapital. I balanserapporten finner du en rad for udisponert resultat.

Avvik i balansen

Avvik kan skyldes at du har glemt å overføre sluttposteringer fra i fjor. 

Ført bilag på feil dato, skatt som skal føres, har du regnskapsfører kan det hende du får tilsendt dette som tilleggsposteringer.

Konto 9999 brukes kun midlertidig av systemet om åpningsbalansen ikke balanserer.

Avstemme regnskapet

Før du avslutter regnskapet må du sørge for å avstemme alle regnskapskonti av betydning i balansen.

Balanse

Alle vesentlige kontoer fra 1000 til 2999 skal avstemmes og dokumenteres. Overføre til 2050 om du har et enkelt regnskap. Ved å se på rapporten vil du kunne se om det kan være feilføringer, f.eks noe ført på anleggsmidler (balansen), kjøp på 15000-, men som kunne vært ført på kostnadskonto i stedet.

Resultat

Her også er det viktig å gå igjennom alle kontoene. Du er ansvarlig for å kjenne til at saldo på hver konto er korrekt. 

Her kan du da se på driftskostnader og driftsinntekter. 

Kan være greit å sammenligne med fjoråret også, selv om det er forandringer fra år til år.

Bank

Vi anbefaler å avstemme banken hver måned, og det gjør at det blir mindre arbeid ved årsslutt og du vil få en god kontroll fortløpende. Resultatet blir også korrekt, da de fleste transaksjoner går gjennom bank. Du vil da også få en bedre oversikt på Tripletex-tavlen. 

Bankavstemming

Sjekk at inngående saldo og utgående saldo stemmer med tallene på kontoutskrift fra banken og er lik det som er i regnskapet. 

• Stemmer saldoen i regnskapet med kontoutskrift i banken - da har du avstemt og saldoen stemmer.
• Stemmer ikke inngående saldo? Da er det en feilføring i forrige eller tidligere måneder. 
• Stemmer ikke utgående saldo for måneden, men kun inngående? Da må du gå igjennom alle føringene i regnskapet og se om alle inn og utbetalinger stemmer med fasiten fra banken.

Se video om bankavstemming med bankintegrasjon her

Gå til "Bank>Bankavstemming>Manuell" dersom du skal du foreta en manuell bankavstemming.

Her vil du se inngående saldo, samt ut og inn av bank som er registrert i regnskapet. Sammenlign med kontoutskriften fra banken, inngående og utgående saldo. Korriger om nødvendig.

Les mer om manuell bankavstemming her

Feilregistrert på konto

Har du vært uheldig å registrert innbetalinger manuelt fra kunder mot en feil regnskapskonto, kanskje før du satte i gang med bankintegrasjon?

Gå til "Regnskap>Hovedbok", sorter og velg den regnskapskontoen og periode. Deretter kan du markere og velge endre valgte posteringer. Slik at det blir korrekt ført mot regnskapskonto.

Avstemming av lån

Det er viktig å avstemme evt nedbetaling på lån. Når du nedbetaler på lån består som regel dette av avdrag, renter og omkostninger. 

Når det er bokført betalinger på lån, så må avdrag og renter føres hver for seg, eller avstemmes ved slutten av året, slik at ny skyldig saldo på lånet stemmer med årsoppgave eller kontoutskrift fra långiver, og at renter stemmer med den samme årsoppgaven/kontoutskriften. 

Er du i tvil om hvordan du skal føre lån med renter og omkostninger, ta kontakt med regnskapsfører.

Reskontro

Utgående faktura

Finnes det ubetalte faktura per 31.12? Er noen av disse gamle og purret, og du ikke får inn penger? Da kan det kanskje være grunnlag for å tapsføre disse i regnskapet ditt. 

Gå igjennom kundereskontro - du kan evt benytte Fakturaoversikt for å se hva som er utestående. Men kontroller gjerne også mot kontoutskriften, noen kan være betalt.

Vurderer du per 31.12 at dette er tap på kundefordringer, må du føre avansert bilag for dette. Husk at det er en del krav som må være oppfylt før du kan føre det som tap. 

Tips: Du kan avstemme kundereskontro/fakturaoversikt opp mot balanserapporten.

Leverandørfaktura

Finnes det ubetalte leverandørfakturaer per 31.12? Er det noen av disse du ikke kommer til å betale hele eller deler av, f.eks på grunn av en tvist med leverandøren?

Fra leverandørreskontro kan du se hvilke leverandører/faktura som står ubetalt, delvis betalt. Her kan det være en ide å sortere oversikten på bilagsnummer (da vil du se evt utbetalinger som er ført på en faktura f.eks., evt sortert på forfallsdato).

Kontroller hvilke fakturaer som er ubetalte. Er det noen av disse du ikke skal betale helt eller delvis, påse at kreditnota mottas fra aktuell leverandør.

Tips: Du kan avstemme leverandøroversikten opp mot balanserapporten. Sjekk at det er korrekt beløp i begge rapporter. 

Lønn

For de som har lønnsmodulen, i Tripletex er det også her viktig å avstemme. 

I Tripletex er konto 2910 standard “Gjeld til ansatte og eiere”. Det er den konto, som når man kjører lønn, hvor lønnen/penger midlertidig blir satt inn, og det er herfra man betaler ut lønnen. I utgangspunktet skal denne kontoen være i null per 31.12. 

Men det kan likevel hende at kontoen ikke står i null. Det kan også være utbetalte forskudd som ikke er avregnet og trukket i tidligere lønnsutbetalinger, samt trukne forskudd som ikke er bokført i regnskapet. Viktig å avstemme denne kontoen, så alle utbetalinger er innberettet via lønn på riktig måte.

Vi har to andre kontoer som også må avstemmes, 2600 Forskuddstrekk og 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift. Disse pleier ikke å være i null. 

Disse vil nok ikke være i null per 31.12, da fristen for å betale termin 6. ikke kommer før etter årsskiftet, og forfaller i januar. 

Basert på hva du har kjørt av lønn og rapportert inn via a-meldingen til Altinn, vil du få grunnlaget for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Helt nederst i terminoppgaven vil du se forfallsdato, beløp, konto og KID-nummer for betaling av skatt og arbeidsgiveravgift.

Sammenlign gjerne tallene i balanserapporten med tallene i terminoppgaven.

Du kan f.eks se på Lønnsrapport - ansatte for å se hva som er rapportert inn på 5000-serien, som du evt kan sammenligne med en A07 rapport fra Altinn. Her kan du da dobbeltsjekke at alt er rapportert inn i forhold til det som ligger i regnskapet. Der vil du også se forskuddsskatt og arbeidsgiveravgift bl.a.

MVA

Da er tiden inne for å avstemme mva. Det som er fint er at Tripletex hjelper deg å kontrollere grunnlaget.

Sjekk at grunnlaget er 25% etc, at innførsels mva er med og går +/-.

Oppgjørskonto for merverdiavgift er 2740. Avstem denne mot mva-meldingen nov-des. 2022.

Grunnlaget for mva-meldingen kan tas ut via last ned funksjonen. Last ned funksjonen finner du i ikonet med pil som peker ned øverst til høyre.

Du kan også ta ut balanserapporten og få en oversikt over balansekontoene. 

Her ser vi at oppgjørskontoen 2740 har et beløp, som da evt skal betales eller mottas, men ikke før i 2023.

Når mva er avstemt så skal det ikke ligge noen summer på 2710 etc. Dvs at saldoene her blir overført til 2740.

Periodisering

Eksempel kan være at du mottar en husleie som gjelder for flere måneder/perioder. Da ønsker vi kanskje at kostnadene skal fordeles over flere perioder/måneder. 

Tripletex har en enkel måte å periodisere leverandørfaktura på. Ved f.eks en faktura for husleie over 3 måneder kan vi føre den som følger:

Selve bilaget vil da se slik ut

Det vil automatisk bli bokført mot kostnadskonto etterhvert som periodene kommer som kostnaden skal fordele seg på. 

Periodiseringen gir et mer realistisk og riktig bilde av kostnadene på denne måten. Det er også pliktig å periodisere vesentlige poster i regnskapet, så dette kommer vi nok ikke unna.

Har du fakturert i begynnelsen av januar for varer og tjenester levert i desember, så skal disse føres som påløpt inntekt. Vesentlige poster skal periodiseres til riktig inntektsår. Dette kan også være viktig for å få et så riktig resultat som mulig, og dermed et riktig grunnlag for å betale skatt av.

Årsoppgjør

Tripletex vil innen fristene for levering av skattemelding og årsregnskap, ha klart en årsoppgjørsmodul. 

Viktige rapporter

Rapporter

Det er typisk balanse- og resultatrapporten man tar utgangspunkt i, samt saldoliste.

Åpne poster

Ubetalte faktura per 31.12.202x

Ubetalte leverandørfaktura per 31.12.202x

Frister for årsoppgjøret

Fristen for å levere skattemelding med vedlegg er 31. mai 2023

Fristen for utarbeidelsen og fastsetting av årsregnskapet er 30. juni 2023

Innsending av årsregnskap til Regnskapsregisteret senest 31. juli 2023