Hvordan anonymiserer jeg en kunde? – Tripletex hjelpesenter

Hva er anonymisering av en kunde?

Når du anonymiserer en kunde, fjerner Tripletex personopplysningene om kunden permanent. Beløp, kontoer og datoer blir liggende, så regnskapet er fortsatt komplett.

Har en privatkunde bedt deg om å slette opplysningene sine, eller vil du rydde bort personopplysninger du ikke lenger må oppbevare? Da anonymiserer du kunden i Tripletex.

Du kan ikke angre en anonymisering.

Når kan du anonymisere en kunde?

Du kan anonymisere en kunde når:

kunden er registrert som privatperson
det har gått fem år fra utgangen av regnskapsåret med den siste posteringen på kunden, slik oppbevaringsplikten i bokføringsloven krever
du har tilgangen «Full tilgang til alle kunder og leverandører»

Følger regnskapsåret kalenderåret, og er den siste posteringen fra 2021, kan du anonymisere kunden fra 1. januar 2027. Har selskapet avvikende regnskapsår, regner Tripletex fra slutten av det regnskapsåret. Har kunden ingen posteringer, kan du anonymisere den med en gang.

Slik anonymiserer du én kunde

Gå til Kunde > Kunder/leverandører i hovedmenyen.
Klikk på kunden du vil anonymisere.
Klikk på «Anonymiser kundedata» nederst til høyre på fanen «Detaljer».
Bekreft i dialogen som kommer opp.

Slik anonymiserer du flere kunder samtidig

Gå til Kunde > Kunder/leverandører i hovedmenyen.
Klikk på «Flere valg» i filteret.
Huk av for «Vis kun kunder som kan anonymiseres».
Huk av for kundene du vil anonymisere.
Klikk på «Anonymiser kundedata».
Bekreft i dialogen som kommer opp.

Du kan anonymisere opptil 100 kunder om gangen. Har du valgt flere, anonymiserer Tripletex de 100 første i listen, og du tar resten etterpå.

Er en av kundene du har valgt ikke klar for anonymisering, får du en feilmelding, og ingen av kundene blir anonymisert. Fjern markeringen på den kunden, og prøv på nytt.

Dette skjer når du anonymiserer en kunde

Kunden får navnet «Anonymisert kunde» og blir satt som inaktiv. Tekst i regnskapet blir endret til «Anonymisert», og dokumenter blir byttet ut med en PDF der det bare står «Anonymisert». Åpne menyene under for å se hva som skjer med hver del:

Kundekortet

E-postadresser, telefonnumre, fødselsnummer, beskrivelse, nettside og bankkonto blir tømt.
Alle adressene på kunden blir tømt, også land. Det gjelder også leveringsadresser som er lagret på en ordre eller faktura.
Notater og vedlegg på kunden blir slettet.

Posteringer, bilag og fakturaer

Beskrivelsen på posteringene og bilagene blir «Anonymisert», og kommentarene på bilagene blir slettet.
Kommentaren på fakturaene blir «Anonymisert».
På purringene blir kommentar, KID og kontonummer tømt.

Tripletex anonymiserer hele bilaget. Har et bilag også posteringer på andre kunder, for eksempel en samlet innbetaling, blir også posteringene til de andre kundene anonymisert.

Dokumenter og vedlegg

PDF-er og vedlegg på bilagene, fakturaene og purringene blir byttet ut med en PDF der det bare står «Anonymisert».

Det gjelder også dokumenter som dekker flere kunder, for eksempel en innlest kontoutskrift eller en betalingsfil fra AutoPay. Da blir dokumentet byttet ut for de andre kundene også.

Bank og betalinger

I bankavstemmingen blir teksten på banktransaksjonene til kunden «Anonymisert», og KID blir tømt.
Innbetalinger fra AutoPay og OCR-giro mister KID, fakturanummer og kontonummeret det er betalt fra.
Utbetalinger til kunden, for eksempel tilbakebetalinger, mister mottakerkonto og beskrivelse.

Ordre, tilbud, prosjekter og e-post

Kontaktinformasjon og kommentarer på ordre, tilbud og prosjekter blir tømt, og vedleggene blir slettet.
E-posttråder kunden er med i, blir slettet, også når andre er med i tråden.
Oppgaver som er knyttet til kunden, blir slettet.

Historikk og skannedata

Historikken over endringer på kunden, posteringene og bilagene blir slettet, så de gamle opplysningene ikke kan hentes fram igjen.
Opplysningene Tripletex har lest ut av skannede bilag, blir slettet.
Kommentarer i forumet på bilagene og på kunden blir slettet.

Er kunden også registrert som leverandør, blir leverandørdataene liggende, blant annet leverandørfakturaene. Tripletex viser en melding om dette før du bekrefter.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor ser jeg ikke «Anonymiser kundedata» på kunden?

Da oppfyller ikke kunden kravene ennå, eller du mangler tilgangen «Full tilgang til alle kunder og leverandører». En brukeradministrator i selskapet kan gi deg den. Les mer om tilgangene for kunder og leverandører her.

Hva betyr feilmeldingen «Kunden kan ikke anonymiseres»?

Da oppfyller ikke kunden kravene. Feilmeldingen sier at siste postering må være minst fem år gammel, men fristen regnes fra utgangen av regnskapsåret med den siste posteringen, ikke fra datoen på posteringen. Sjekk også at kunden er registrert som privatperson.

Kan jeg anonymisere en ansatt?

Ja, ansatte som sluttet for mer enn fem år siden, anonymiserer vi for deg. Kontakt oss og si hvilke ansatte det gjelder. For at vi skal kunne gjøre det, må du gi oss lesetilgang til kontoen din.

Tips!

Bruk filteret «Vis kun kunder som kan anonymiseres» etter hvert årsskifte. Da ser du raskt hvilke privatkunder som har blitt klare for anonymisering.