I Tripletex kan man opprette to typer API/Integrasjons-nøkler (brukernøkler, også kalt employee token). Du kan enten opprette en API-nøkkel som er knyttet mot en ansatt eller kontakt i selskapet, eller du kan som regnskapsfører opprette en brukernøkkel for regnskapskontoret, som du kan bruke på flere klienter.
Verktøy for regnskapsfører (årsoppgjør, avstemming, rapportering osv)
Som regnskapsfører har man en Tripletex konto med litt mer funksjonalitet enn det en sluttbrukere har/får, en av disse er muligheten til å sette opp “Regnskapskontorets brukernøkkel”. Ved å benytte en slik type brukernøkkel kan man gjennom integrasjonen hente data fra et ubegrenset antall klienter. Dette er kun mulig om leverandøren av integrasjon støtter denne typen brukernøkkel.
Verktøy for sluttbruker (nettbutikk, kasseintegrasjon, kundeoppfølging osv)
Generelt sett ønsker vi at slike typer integrasjoner kobles rett mot klientens selskap registrert i Tripletex. Det gjør at integrasjonen ikke er avhengig av kobling gjennom regnskapsførers konto, og eventuelle problemer forholder seg kun til oppsettet i klientens selskap.
Oppsett av brukernøkkel for sluttbruker
Integrasjoner må aktiveres under “Selskap>Mitt abonnement” (eventuelt "Vår Kundeside") av en kontoadministrator. Denne tjenesten er tilgjengelig for pakken Smart og Komplett. Les gjennom vilkårene og aktiver.
Når Integrasjoner er aktivert, vil du som brukeradministrator nå se fanen “API-tilgang” på alle kontakter/ansatte. Du kan da opprette bruker-nøkler enten på din egen bruker eller en annen kontakt/ansatt i selskapet. Merk at en nøkkel kan til enhver tid kun ha samme eller mindre tilgang til systemet enn det brukeren man oppretter den på har. Om man oppretter en nøkkel på en ansatt med tilgang til kun å logge på og føre timer vil man ikke kunne opprette en nøkkel som kan gjøre noe mer enn dette på vedkommendes ansatt/kontaktkort.
Hvis du skal opprette en brukernøkkel på egen bruker går du til Under “Min profil” og “API-tilgang”, herfra velger du “Ny nøkkel”.
I boksen som dukker opp velger du først applikasjonen du skal ha en integrasjon mot i listen og gir den et navn du vil kjenne igjen, navnet du gir nøkkelen vil ikke påvirke noen funksjoner. Dersom du ikke finner applikasjonen i listen må du spørre support/utvikler av applikasjonen du skal integrere om et applikasjonsnavn om du ikke har fått dette fra før. Deretter markere du for “Tilpasset oppsett”, da vil du få opp “Applikasjonsnavn” hvor du manuelt skriver inn dette samt velge “Alle tilganger”, “Kopier denne brukerens tilganger” eller “Bestem selv”.
Om du velger “Alle tilganger” får nøkkelen alle tilganger, men tilganger brukeren man oppretter nøkkel på eventuelt ikke har, vil være låst og utilgjengelig for integrasjonen. Velger du “Gi brukernøkkel denne brukerens tilganger” kopieres tilgangene fra brukeren du oppretter nøkkel på. Velger du “Bestem selv” så vil ingen tilganger gis til nøkkelen enda, og du må selv redigere tilgangene på nøkkelen.
Når du har angitt applikasjon i listen eller fullført tilpasset oppsett vil en ny dialogboks dukke opp. Her får du nøkkelen som skal legges inn i integrasjonen. Denne vises kun denne gangen og vil ikke kunne hentes opp igjen hverken av brukere i Tripletex eller support, det er derfor viktig at denne lagres et trygt sted.
Når du har lagret nøkkelen, trykker du OK og applikasjonen dukker opp i listen.
Dersom du klikker på navnet til nøkkelen vil du bli tatt videre til tilgangsstyring for nøkkelen og kan legge til/fjerne tilganger, du kan ikke gi nøkkelen tilgang til noe brukeren du har opprettet den på ikke har fra før i brukertilganger-fanen. Har du glemt/mistet nøkkelen kan du klikke “Gjenopprett nøkkel”, da vil den gamle nøkkelen deaktiveres og slettes og du får automatisk en ny nøkkel, ferdig satt opp slik som den gamle.
Angi brukernøkkelen i programmet du skal integrere, eller sende den til programmets support i henhold til den veiledning som er angitt for oppsett av integrasjonen, så er oppsettet ferdig.
Oppsett av brukernøkkel for regnskapskontor (Regnskapskontorets brukernøkkel)
En API-brukernøkkel som skal knyttes opp mot klient/kunde, opprettes i regnskapsførerkontoen. Under “Min profil” og “API-tilgang” legges regnskapskontorets brukernøkkel.
Velg applikasjonen du skal integrere i listen over applikasjoner og huk av for "Regnskapskontorets brukernøkkel" for å angi at denne nøkkelen skal brukes på klienter, og ikke i regnskapskontorets konto. Gi nøkkelen et navn du vil kjenne igjen, f.eks navn på applikasjonen, og klikk "opprett nøkkel". Man kan ikke benytte samme nøkkel for selve regnskapsførerkontoen som for klienten. Fører regnskapskontoret eget regnskap i Tripletex og ønsker å sette opp en integrasjon, gjøres dette i henhold til stegene nevnt over i denne artikkelen.
Dersom du ikke finner applikasjonen du skal integrere i listen kan du huke av for "Tilpasset oppsett", og skrive inn applikasjonsnavn manuelt. Dette navnet får du av integrasjonsutvikler eller leverandør av programmet du skal integrere".
Informasjon om “nøkkelen” kopieres og lagres på et sikkert sted/plass. Denne nøkkelen vil ikke vises igjen, så det er viktig at du kopierer og lagrer denne selv. Nøkkelen du får kan avvike i format fra den du ser i skjermbildet.
Deretter må man knytte nøkkelen til klienten. Dette kan gjøres på to måter. Hvis man skal knytte nøkkelen til flere klienter vil det enkleste være å gå til Kunde > Kunde / leverandører > Markere ønskede klienter og velg “Klienttilgang”. Under “Ansatt” legger du inn applikasjonen og velger “Tilgangsmal”.
Det angir hvilke tilganger nøkkelen vil ha i forhold til klient/kunde og API-integrasjonen.
Hvis man skal legge til nøkkelen på én klient kan man gå til “Klienter>Klienttilgang”, Klikk på navnet til klienten og velg fanen Klienttilgang.
Innlogging til Integrasjonen
Regnskapskontoret benytter API brukernøkkelen enten som innlogging eller registrerer denne API nøkkelen som angitt i applikasjonsleverandørens dokumentasjon.
Aktivering av API tilgang i klient
Dersom du får en feilmelding om manglende tilgang eller lignende kan det være at regnskapskontoret ikke har riktige tilganger i klientkontoen. I klientkontoen må relevante tilganger være skrudd på, og spesielt viktig er det at “API tilgang” er huket av, uten denne vil ingen API nøkler opprettet av regnskapskontoret fungere mot klienten. API tilgang er som regel skrudd på som standard ved oppretting av klienttilgang.
