Før man oppretter en ansatt anbefaler vi at man kontrollerer oppsett relatert til ansatte og lønn i Selskapsinformasjon, Lønnsinnstillinger og Lønnsarter/Lønnsregler.
Det er kun de med administratortilganger i selskapet som vil kunne opprette en ansatt.
Man oppretter en ny ansatt under “Selskap > Ny ansatt”.
Man velger ny ansatt og fyller ut alle felter markert med stjerne. Viktig å tenke på at e-postadressen også vil være den ansattes innlogging/brukernavn om vedkommende skal ha pålogging til systemet.
Feltet for å styre tilganger er tilgjengelig lengst ned i bildet under ”Tilganger i Tripletex”*.
Videre fyller man inn informasjonen under Ansattdetaljer.
Ansettelsesdato som legges inn her skal være dato for når arbeidsforholdet formelt trådte i kraft i henhold til arbeidsavtalen. Dette er da den opprinnelig startdato i bedriften! Denne startdatoen skal ikke endres selv om man har byttet lønnssystem (unntaket er om man har satt sluttdato på den ansatte i det tidligere lønnssystemet). Når man har valgt opprett, vil Ansettelsesdato bli markert som Startdato under fanen “Arbeidsforhold”.
Man kan også velge ansattnummer samt kategori for å systematisere ansatte/oversikter. Selve ansattkategoriene oppretter man under hovedmenyen “Selskap > Ansattkategori”.
Er det opprettet avdelinger må man knytte den ansatte til riktig avdeling. Man kan endre avdeling i ettertid, men det bør gjerne gjøres før det kjøres lønn. Valget avdeling er kun tilgjengelig dersom man har aktivert for avdelingsregnskap under “Regnskap > Innstillinger > Regnskapsregler/moduler”.
Ett av de viktigste punktene i ansattdetaljer er å knytte den ansatte til riktig virksomhetsnummer. Har man ikke registrert virksomhetsnummeret under “Selskap > Selskapsinformasjon”, vil ikke virksomhetsnummeret komme opp som valg.
Sjekk i Brønnøysundregisteret for korrekt virksomhetsnummer. (brreg.no). Les gjerne mer om dette i “A-melding: Rapportering på virksomhetsnummer”.
Stillingsprosent er viktig slik at det blir innrapportert riktig via a-meldingen samt beregnet korrekt lønn på den ansatte.
I Kommentar feltet kan man legge inn informasjon om den ansatte. Den ansatte vil ikke ha tilgang til kommentarfeltet, kun en administrator. Ønsker man å legge til ytterligere informasjon vil fanen “Dokumentarkiv” bli tilgjengelig når man oppretter den ansatte.
Tilganger i Tripletex*
Viktig å sjekke dette feltet før man velger Opprett.
“Uten systemtilgang” vil stå som default når man oppretter en ny ansatt. Dette for å unngå å gi feil tilganger til systemet.
Når man markerer “Vanlig ansatt/kontakt” vil den ansatte få tilgang til å føre timer, reiseregning, ansattutlegg og utføre enkle operasjoner i Tripletex.
Man kan velge å endre standard tilgangsmal ut i fra den funksjon den ansatte/kontakten har i bedriften evt tilganger fra en annen ansatt eller kontakt.
Når man har valgt tilganger for den ansatte/kontakten og velger opprett, vil det gå en mail til den ansatte (mailen lagt inn i feltet E-postadresse) hvor vedkommende må verifisere denne, deretter vil det automatisk bli generert en mail fra tripletex med link for å opprette passord.
Når man oppretter en ansatt får man tilgang til flere faner.
Ansatt uten tilgang
Har man ansatte som ikke skal ha tilgang til systemet, beholder man “Uten systemtilgang” i feltet “.. tilgangsmal”. En administrator kan likevel føre timer mm for den ansatte.
Tilgangsstyring
Under Brukertilganger finner man igjen de tilganger som er gitt den ansatte. Her kan man evt fjerne eller legge til tilganger.
Se gjerne egen artikkel om “Brukertilgang”.
Arbeidsforhold
Styrer lønnsforholdet til den ansatte.
Se gjerne egen artikkel om “Arbeidsforhold - forklaring seksjoner”.
Ansattoversikt
Under Selskap > Ansatte” finner man oversikt over alle ansatte. Her kan man filtrere på avdeling, ansattkategori, ansatte som er sluttet osv.
Via handlingsknappen kan man endre tilgangssmal for en eller flere ansatte.